當(dāng)前文件檔案存在的問(wèn)題及數(shù)字化管理探究

摘要：隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)不斷的深入到我們的生活中。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)被融入到各行各業(yè)。為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，學(xué)校的檔案管理要需要進(jìn)行數(shù)字化的革新。數(shù)字化的管理將以計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托，對(duì)傳統(tǒng)的檔案文件進(jìn)行編入、管理。本文通過(guò)結(jié)合當(dāng)前檔案文件存在的問(wèn)題，對(duì)數(shù)字化管理進(jìn)行對(duì)比、分析和研究并總結(jié)出了相應(yīng)的建議，希望對(duì)今后檔案的管理提供幫助。

關(guān)鍵詞：文件檔案；問(wèn)題；數(shù)字化管理

一、管理工作的弊端

（一）不適應(yīng)當(dāng)前需求

傳統(tǒng)的檔案文件無(wú)非是將信息錄入到紙面上，這種方式對(duì)于立卷的要求過(guò)高，而且在利用與保存上有很大的難題。傳統(tǒng)的案卷材料過(guò)于厚重、過(guò)于結(jié)實(shí)，太過(guò)于強(qiáng)調(diào)立卷的厚實(shí)、整齊等，在裝訂規(guī)格上也有著極為苛刻的要求，對(duì)紙張、字跡等也做出了明確要求。檔案管理部門(mén)將大量的精力都浪費(fèi)在了檔案的裝訂上，根本無(wú)暇顧及檔案的管理與整理等工作，這樣的傳統(tǒng)檔案對(duì)檔案管理工作造成了很大的影響，大大降低了檔案管理的水平。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案沒(méi)有一個(gè)明確的規(guī)定，立卷有著較強(qiáng)的隨意性，案卷質(zhì)量沒(méi)有處于一個(gè)穩(wěn)定的狀態(tài)，質(zhì)量沒(méi)有得到穩(wěn)定的保障。案卷標(biāo)題、案卷文件等重要信息的規(guī)整沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的指標(biāo)，從而造成管理上的混亂。

檔案之間的聯(lián)系造成工作壓力。傳統(tǒng)的檔案管理需要進(jìn)行檔案之間的總結(jié)聯(lián)系，這就要求工作人員對(duì)于上一段時(shí)期甚至是很久遠(yuǎn)的檔案尋找出來(lái)，，與現(xiàn)在的檔案進(jìn)行合并整理，這就給檔案管理工作人員的工作造成了很大壓力[1]。

傳統(tǒng)立卷影響利用。因?yàn)闄n案的儲(chǔ)存是有時(shí)間限制的，但由于部分案卷中的幾份文件十分重要，而文件與案卷又是一體的，所以只能將整個(gè)案卷的時(shí)間限制提升，造成了檔案存庫(kù)量急劇上升，非常不利于檔案的管理與查閱利用。

傳統(tǒng)的檔案管理不適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化的新的管理模式。在傳統(tǒng)的“立卷”模式下，很多重要的檔案文件都被搜集起來(lái)，并裝訂成一本本厚厚的案卷，在借用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助的時(shí)候，由于每一本案卷的內(nèi)容類(lèi)型十分復(fù)雜而且十分紊亂，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)不能編入準(zhǔn)確的案卷內(nèi)容信息，數(shù)量龐大的立卷內(nèi)容給借用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理造成了很大的影響。

（二）檔案管理問(wèn)題

傳統(tǒng)的檔案管理在檔案管理的歷史長(zhǎng)河中還是發(fā)揮了很大的作用，但隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，科技成為當(dāng)前人們解決問(wèn)題的手段，在面對(duì)當(dāng)前如此龐大的檔案信息量的時(shí)，如果不采用現(xiàn)代化的技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，反而繼續(xù)采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案管理，那么弊端就會(huì)暴露的十分鮮明，當(dāng)前的檔案管理工作在面對(duì)發(fā)展的潮流中出現(xiàn)了一部分問(wèn)題，下面就對(duì)檔案管理存在的各類(lèi)問(wèn)題進(jìn)行一一列舉：

（1）可操作性差

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，動(dòng)手成為管理工作最好的解決方式，但面對(duì)大量的檔案時(shí)，手動(dòng)的操作性就顯得比較差了，如若對(duì)檔案進(jìn)行查閱和利用，就要在檔案室中一本本的用手翻找，無(wú)異于“大海撈針”[2]。

（2）不利于保護(hù)

傳統(tǒng)的檔案管理工作，在對(duì)于檔案進(jìn)行編輯時(shí)，工作人員將整合所有的檔案資料紙張，對(duì)齊后，掏取三個(gè)洞，對(duì)文件進(jìn)行整合，而在這個(gè)過(guò)程中，工作人員沒(méi)有進(jìn)行一頁(yè)頁(yè)的檢查，時(shí)常會(huì)造成洞將文字覆蓋，造成部分重要信息遺失的情況出現(xiàn)。就此看來(lái)，傳統(tǒng)的檔案管理方式很大的影響了資料的完整性。

（3）不利于保密工作

傳統(tǒng)的檔案管理工作是講一段時(shí)期的檔案進(jìn)行合并，制作成一本厚厚的案卷，從而進(jìn)行檔案的整合。但在日常生活中，時(shí)常會(huì)有人對(duì)檔案進(jìn)行借閱或利用，除了其需要的檔案外，厚厚的案卷中還包含著很多重要的其他信息，在整本借閱之后，很容易造成秘密的泄露。因此，傳統(tǒng)的厚案卷也為資料的保密造成了一定影響[3]。

（4）不便于復(fù)印

檔案在整合存檔之后經(jīng)常會(huì)被再次利用，但不能將原件利用，這就需要對(duì)原件進(jìn)行復(fù)印，但厚重的案卷，對(duì)復(fù)印工作造成了很大的工作壓力，提升了復(fù)印工作的工作量，還需要將案卷解開(kāi)，找到相應(yīng)的內(nèi)容后再?gòu)?fù)印，對(duì)資料進(jìn)行還原裝訂。傳統(tǒng)的檔案對(duì)于復(fù)印工作造成了很大的不便。

二、建立數(shù)字化檔案管理

（一）實(shí)現(xiàn)信息化管理

當(dāng)前，高校為了提升檔案的管理工作水平，高校應(yīng)積極推動(dòng)檔案的現(xiàn)代化管理建設(shè)，建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化檔案中心，將學(xué)校的大量檔案通過(guò)輸入，錄入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，對(duì)卷宗實(shí)現(xiàn)全面數(shù)字化的管理。學(xué)校還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)于錄入工作的檢查力度，大力提高檔案的質(zhì)量水平，充分發(fā)揮電子檔案的作用，充分體現(xiàn)現(xiàn)代化教學(xué)的特點(diǎn)[4]。

（二）建立統(tǒng)一的校園網(wǎng)絡(luò)

學(xué)校還應(yīng)設(shè)計(jì)或引入相應(yīng)的軟件，借閱查閱工逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，為師生對(duì)檔案的利用實(shí)現(xiàn)全面的網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化提供幫助。學(xué)校應(yīng)將校園網(wǎng)絡(luò)與檔案管理中心緊密連接起來(lái)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的一體化，將整個(gè)校園的網(wǎng)絡(luò)連接成為一個(gè)整體，極大程度的為師生的利用提供便捷。學(xué)校通過(guò)對(duì)校務(wù)辦公自動(dòng)化的逐步加深，使檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)共享資源的最大利用。

總結(jié)：

隨著科技的逐步發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)融入到我們生活的每一個(gè)角落。在黨中央號(hào)召全面推動(dòng)現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的時(shí)代背景下，高校應(yīng)積極推動(dòng)校園的現(xiàn)代化建設(shè)。其中，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能夠適應(yīng)當(dāng)前學(xué)校的需求，因此，就要以檔案數(shù)字化管理為契機(jī)，全面推動(dòng)高校的現(xiàn)代化建設(shè)。本文通過(guò)結(jié)合當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀、弊端進(jìn)行研究分析，提出了相應(yīng)的建設(shè)性意見(jiàn)，希望可以對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化提供幫助。

參考文獻(xiàn)：

[1]全力打造信息時(shí)代的企業(yè)數(shù)字檔案館——江蘇省電信有限公司檔案信息化建設(shè)側(cè)記[J].張寧.中國(guó)檔案.2006（03）

[2]基于文化與科技融合的我國(guó)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護(hù)機(jī)制及實(shí)現(xiàn)研究[D].葉鵬.武漢大學(xué).2015

[3]基于“集成”內(nèi)涵的機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)研究[J].楊智勇，何宏甲.檔案學(xué)通訊.2012（06）

[4]提升管理水平 拓展服務(wù)領(lǐng)域——蘇州市國(guó)土資源局相城分局5A級(jí)數(shù)字檔案室建設(shè)紀(jì)實(shí)[J].燕楊.檔案與建設(shè).2015（04）

作者簡(jiǎn)介：

姓名：楊春華，出生年月：1968.8.11—，性別：男，民族：漢，籍貫：江西省贛州市，當(dāng)前職務(wù)：總監(jiān)，當(dāng)前職稱：房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)師，學(xué)歷：大專(zhuān)，研究方向：檔案管理，作者單位：深圳市龍房地土地房地產(chǎn)評(píng)估咨詢有限公司。