無錫地鐵合同管理系統應用研究

吳海岑 任東濤 張朝霞 李海濤

（1.無錫地鐵集團有限公司，江蘇無錫214100；2.上海博科資訊股份有限公司，上海200062）

0 引言

隨著無錫地鐵1、2號線的相繼開通以及3、4號線的規劃，受互聯網、大數據等信息化影響，無錫地鐵集團亟需完善和落實現代化的信息管理戰略，希望將圍繞地鐵建設的人、財、物整合起來，實現業務流、工作流、信息流與資金流的統一，加強內外部溝通，提升工作效率，控制工程進度，減少資源浪費，確保每一個工程項目的順利完成。以網絡信息化技術作為重要支撐手段實現合同日常管理，不僅能夠避免傳統人工作業所帶來的一系列弊端，而且能夠充分利用計算機的靈活便捷、智能計算、實時響應等優勢進一步優化、完善業務流程，大幅度地提高工作效率，讓原本枯燥繁瑣的合同管理工作變得簡單、易用、高效。

1 手工管理弊端

傳統手工方式日常合同管理所存在的弊端主要有：手工填報、錄入數據的差錯率較高；業務流程處理時效性低、效率不高；無法對合同狀態實時追蹤；數據匯總、篩選、查詢、統計、分析困難；合同歸檔繁瑣復雜。

基于上述弊端，無錫地鐵合同管理系統于2014年8月份啟動建設，并于當年年底試運行，旨在簡化我司現實運作中的合同管理，將其電子化、信息化、網絡化，使用戶可以便捷地通過客戶端實現異地操作，確保操作界面友好、操作靈活、系統實用、數據安全。

2 系統功能

合同管理貫穿地鐵的建設過程和運營過程，是地鐵信息化建設的核心業務，系統提供圍繞合同全生命周期的管理，包括合同評審、合同簽訂、概算維護、合同變更、工程變更、計量支付、合同索賠、合同中止、法律糾紛、債券清理以及結算情況等，可直接反映出一份合同的執行情況，實現概算、合同、計量與結算的四算對比。系統也包括了企業和供應商的協同作業，合同管理中通過業務類型來區分歸屬線路、歸屬站點及歸屬類別。

2.1 概算管理

概算管理具備概算信息跟蹤管理功能，在合同的簽訂、變更、調差、支付、結算節點都綁定對應使用的概算項，通過回歸統計綜合反映各線路概算信息的使用情況，為領導相關決策提供依據。

2.2 招標管理

招標管理具備招標信息跟蹤管理功能，綜合反映招投標工作進展動態，實現企業招標、投標、資審、中標綜合項目信息臺賬的管理，設立企業招投標資源信息資料庫，輔助企業招投標書編制和招投標策略的制定。

2.3 合同管理

合同管理主要是對各與建設項目有關的合同進行分類登記。依據合同文件規定的程序，運用各種有效的方法和手段，對下屬公司及集團職能部門的合同進行有效監督和管理，實現合同的評審、簽訂、履約評價、變更等合同周期的管理。具備合同信息臺賬錄入和管理、合同文件檢索、合同網絡審批、合同變更管理等管理功能。

2.4 計量支付管理

支持施工方提交計量支付申請，由監理方和相關部門進行審核，審核通過后進行支付，對支付的全過程進行管理，并可生成報表與財務實際支付情況進行對賬。

2.5 結算管理

建立企業的成本管理標準責任體系，規范項目經營管理數據的收集整理，具備多級概算管理功能，可以對項目成本運行情況進行監督管理。

2.6 資產轉資管理

合同管理系統打通了合同運營和資產系統的關聯，在合同形成時已預先分配資產編碼，在驗交轉資過程中能夠做到有據可查、有據可依。

2.7 接口管理

合同管理不是一個孤立的系統，支持與現有OA、建設一體化平臺、資產一體化平臺、數據集成平臺等系統平臺進行集成。

3 系統架構

合同管理系統的軟件技術平臺運行在J2EE應用服務器的基礎上，遵循J2EE、HTTP、XML、Web Service等開放標準，面向企業應用系統的實際需求，為信息系統提供了一個開放、可擴展的系統架構，從而簡化系統的開發和定制實施過程，保證信息系統的深度靈活（圖1）。

4 管理特點

4.1 項目式管理

建立在統一集成的平臺之上，涵蓋工程招標、合同管理、工程執行、計量支付與結算的全過程，特別關注整體項目的執行，具有項目預算與動態成本分析、溝通、風險控制、人員績效、供應商管控等多要素的管理功能，不僅可以供管理部門、項目經理使用，也是項目成員、供應商、監理單位、財務、質量管理等各相關部門及其他所有項目相關人員共同工作的平臺。

圖1 基于J2EE的軟件平臺總體框架

4.2 多維度、多業務形態管理

此系統是一個多維度的項目管理矩陣，依據用戶具體業務靈活配置業務流程，同時按管理維度設定個性化業務流程。項目管理層級可根據集團和各分、子公司的管理層級進行流程建設，項目管理職能可根據合同—進度—支付設定內控，項目全生命周期可根據項目啟動—項目招標—供應商名錄—項目建設—項目控制—項目結束六個維度來進行管理。

4.3 可視化分析

從招投標、供應商管理、合同管理、合同變更、計量、支付到結算等過程實現圖形化展示效果，可使管理具體化、形象化。

4.4 個性化需求

在系統設計上，系統不僅能滿足無錫地鐵行業的個性化需求，也能滿足各業務部門使用人員的個性化需求，遵循操作簡易的原則，用戶界面設計美觀。

4.5 集中應用

合同管理不是一個孤立的系統，已與現有內部門戶、建設一體化平臺、商開管理平臺、數據集成平臺等系統平臺進行集成，保證系統維護人員能夠根據業務需要，方便快捷地完成工作流程、應用界面的調整。

地鐵合同管理系統所涉及體系復雜，人員、項目眾多，供應商管理平臺提供一個地鐵與供應商交互的門戶，供應商管理平臺采用B/S架構，供應商可以通過遠程登陸，在線與地鐵業務部門進行互動。

5 系統流程

各業務部門在系統內維護準確、完整的基礎信息，如合同類型、經辦部門等；合同簽訂完成后，業務部門及時把已簽定的合同結果錄入系統，表示合同創建的完成；合同的執行由業務部門與供應商共同完成，各供應商根據工程進展，在供應商門戶系統內維護相應的業務單據，如合同變更、合同計量、合同支付、合同結算等。

控制方面，合同概算與合同簽訂、合同支付、合同結算均有管控功能，通過系統控制完全避免了合同超概、超付等隱患。

分析方面，有分析報表及合同狀態跟蹤表，方便業務部門對合同進度的跟進和查詢。

6 創新點

實現從線路的概算管理、招投標、合同擬定、合同清單、合同變更、計量支付和結算管理的結果的記錄，最后到資產轉資的合同全過程管理。實現集團層面的統一管控，覆蓋集團和各分、子公司所有種類的合同，目前按工程類、采購類、服務類、前期類和資源經營五大類，并針對各個分、子公司和五大類合同的個性化需求統一整合。明確合同分類規則，建立各類合同標準的合同模板庫和合同標準條款。與轉資資產、物資管理業務系統緊密集成，實現數據共享。匯總合同全生命周期中涉及的所有文件，包括中標信息、合同、變更、清單、支付等信息，便于歷史查看。供應商門戶系統內維護相應的業務單據，如合同變更、合同計量、合同支付、合同結算等，大大提高了供應商與無錫地鐵的溝通效率。

7 管理優勢

無錫地鐵合同管理系統統一管理集團及各分、子公司的各類合同。合同框架分合同基礎管理和合同全生命周期管理。目前合同管理系統功能實現了合同的全生命周期管理，覆蓋了合同管理的所有過程，同時實現了合同執行過程的可控、可跟蹤。合同管理系統所涉及的七塊業務以子平臺的方式單獨展示，在保證信息完整性的同時，從供應商管理、概算管理、招標管理、合同管理、計量支付管理、結算管理、資產管理七個管理維度分別集中管理，實現統一數據源，七個管理視角滿足不同管理重點，能夠有效地幫助集團構建綜合全面一體化的信息管理系統，將分散的組織和資源更為有效地組織在一起，實現企業內部縱向一體化的協同運作和外部橫向一體化的商務協同。

8 應用情況

8.1 運行順暢、效率提升

合同管理系統于2015年6月正式上線，至今已順利運行逾3年，期間根據運行情況不斷對系統功能、業務和操作進行了優化。系統的使用提高了各業務部門合同臺賬數據的準確性，簡化了合同歸檔管理的過程；完善了整體業務流程，提高了業務流轉的效率；能對合同狀態做到實時跟蹤；為管理者提供了豐富直觀的統計數據；與其他系統的集成，方便了跨公司、部門業務的開展。

8.2 存在不足

8.2.1 系統設計、功能優化

合同動態管理功能尚在建立中；概算管理模塊中，概算與合同的樹形對應尚不理想；系統業務的字段信息還不夠全面，針對某個維度的數據信息統計功能尚不完善，還需業務人員通過現有報表進行加工整理；各管理模塊的操作界面友好度有待進一步提高，篩選等功能亦需進一步優化。

8.2.2 操作管理

在操作管理方面，合同管理部分業務人員在數據錄入錯誤的情況下，未能按照返審修改的正常程序操作，要求后臺干預；未能嚴格按照線上線下同步流轉的要求執行，尚存在線下先走、線上后補的情況。

9 改進方向、空間

9.1 加強合同全過程管理

軌道交通項目建設中合同管理應是貫穿項目始終的全過程管理，大致可分為項目立項、招標策劃與申批、招評標實施、合同簽訂、合同執行、結算歸檔、合同總結與后評估、合同管理培訓等八個階段，各階段相輔相成，互為銜接與補充，其重要性不相上下。

截至目前，江浙地區已有南京、蘇州、溫州、寧波等城市地鐵建設了合同管理系統，各有自己的業務特點，特別值得我們學習的是，溫州地鐵、蘇州地鐵的合同管理系統除了對合同結果和合同執行進行管理外，對合同全過程也進行了管控。我司合同管理系統目前的管控重點尚在合同簽訂、合同執行兩個大的階段，對于合同的全生命周期管理尚未進入實質階段，這應是我們后續管理優化、提升的重點方向。

9.2 優化與完善

統一管控的合同覆蓋集團和各分、子公司所有合同種類，并針對各個分、子公司和不同種類合同的個性化需求統一整合、歸納后進行優化升級，使得全生命周期管理的合同管理系統更加動態化、智能化、網絡化。

招標過程、合同擬定等業務操作上增加過程管理；合同簽訂、合同審批等業務增加業務流程的動態管理；建立完善的合同當事人基礎信息庫及評價體系，對合同當事人的資質、服務等各方面進行綜合評價；完善合同的歸檔功能，匯總合同全生命周期中涉及的所有文件，包括中標信息、合同、變更、清單、支付等信息；合同管理系統與財務、集采供應鏈、資產等業務系統緊密集成，實現數據共享；建立合同后評估機制，結合數據分析平臺，提供數據分析和查詢報表。

在全生命周期的合同管理系統中對流程和業務進行約束，以實現全方位的合同管理功能，包括招標申請、合同起草、合同審批、文本管理、合同簽署、履約監督、結算安排、智能提醒合同收付款、合同結款和歸檔等，并實現對合同模板、合同條款模板及合同臺賬的統一管理。

10 結語

放眼未來，智慧地鐵、智慧城市方興未艾，正在成為中國經濟發展的新亮點。無錫地鐵目前不僅在合同管理等職能管理工作中以“智慧地鐵”為方向進行項目規劃、方案設計、操作使用等，在地鐵建設、運營維護等方面也充分運用現代化科技手段，加強信息化管理，打造現代化企業。

無錫地鐵合同管理系統的應用工作剛剛起步，后續將繼續積極吸納兄弟城市地鐵的建設經驗以及集團各職能部門、分/子公司的特性需求，完善相關的業務流程，使其更加順暢，更符合集團發展的需要，為集團信息化建設奠定良好的基礎，也努力向行業標桿看齊。