檔案館庫房環境檢測系統設計

喬福春 袁素娟 華北理工大學

社會發展的腳步越來越快，環境檢測技術在生活中也越來越重要。不僅應用在生活里，也運用到檔案管理之中，并不斷的蔓延和應用。檔案管理中最主要的一項是檔案庫房環境檢測建設。檔案庫房環境檢測建設是檔案存檔的發展指標和重要的內容。

1.檔案庫房環境檢測技術建設的重要性

檔案庫房環境檢測建設是指將單位中的書面材料和實體資料以電子文檔的方式進行一個更好的管理和分類，建立公司單獨完整的檔案資料存備數據庫。建立檔案數據庫這不僅方便了檔案的查閱和整理，而且還大大的減少了紙張的浪費，更保護了檔案數據的資料。新興技術的不斷發展和日益逐增的重要性，檔案管理也運用了新興技術，慢慢的新興技術替代了之前的檔案存放。在檔案庫房的環境檢測建設中，計算機就起到了很大的重要性和輔助能力。甚至是必不可少的。計算機不僅可以保護員工個人的信息檔案資料還能保護公司的機密文件，檔案庫房管理的環境檢測可以方便查閱者的查找速度和簡約時間。只需要在計算機中輸入文件名，就可以快速地查詢到所需要的文檔資料。這不單單在安全性能上超越了老的檔案庫房管理辦法，還為公司節約人力和物力，減少了很大的開支。很大程度上的提高了工作效率。

2.檔案庫房中環境檢測系統的設置

2.1 檔案庫房設置自動消毒系統

既然需要將自動，那智能的控制器就應該與消毒設備連接在一起，工作人員可以提前調節時間，設定不同的時間打開消毒設備的開關，并且規定好每次消毒多久，消毒完畢之后又自動關掉消毒開關，這樣就能使各種病毒細菌的消滅以及空氣的凈化達到最佳效果。

2.2 檔案庫房動態監控

（1）信息資源館藏的所有檔案信息，都應該實行RFID管理模式，關于檔案的閱讀應該實行借還模式、每天要快速盤點、按順序擺放、檔案的使用權限也應該智能化。

（2）在館藏借閱室內安裝攝像頭，不間斷地來回監控，并且安排工作人員在設備室內看著攝像頭，同時應該保存錄像以便查看。

（3）檔案館還可以辦理智能的門禁卡，經常剛來這里借閱的讀者或者內部的工作人員的出入情況都應該記錄下來，在必要時候可利于查詢。

（4）在館內可以安裝聲控燈，提供一定的照明設備，以免在暗處檔案得不到更好的監控。

（5）安裝呼叫對講設備，用于檔案庫內部呼叫對講、公共廣播、緊急情況應急指揮調度。

2.3 自動防火報警、滅火系統

在諾大的藏館里，最需要的還是各種安全防護系統。在借閱室以及機房內，都應該安裝相應的安裝煙感、溫度探測器、手動、聲光報警器，當出現火情時，防火報警主機觸發聲光報警，同時滅火系統自動啟動滅火。

3.檔案庫房管理環境檢測建設的策略

3.1 檔案管理環境檢測的首要目標就是規范檔案管理庫房的管理制度。檔案庫房環境檢測建設必須要做到目標明確和科學的規劃檔案的存放。檔案數據庫房的規劃必須要根據實際情況，制定出一個和單位相符相合因地制宜的長期發展目標和規劃。為了檔案管理工作的可持續發展必須要注重檔案管理環境檢測的適用性與靈敏性。要做好檔案管理環境檢測建設的首要條件就是必須提高檔案管理人員相應的職業技能，對管理人員進行書面培訓深入了解環境檢測檔案庫房管理的運行和操作模式。規范檔案管理庫房的管理制度是首要目標。它是提高管理人員職業技能水平的前提，同時也是保證檔案資料安全性的基礎。通過規范檔案管理庫房的管理制度并要掌控好庫房檔案的存儲范圍，做好進出檔案信息庫房登記，做到以上幾點就可以使檔案的存放更加安全可靠，電子檔案數據的私密性。

3.2 檔案庫房必須要做到防火和防水的要求，這樣才可以保證資料的安全性。不僅要在硬件設施上保護檔案庫房的安全性，更要在軟件技術上環境檢測建設上保證并達到十防的要求。第一是采用電動化檔案裝具，采用電動化裝置會方便檔案管理人員減輕負擔。庫存檔案數量如果增多的話那么存放檔案的架子也會隨之變多，如果采用電動化檔案裝置就會方便檔案管理員借閱和整理，為他們帶來方便和快速。如果將電動化檔案裝置和電子標簽兩者合一的話，就可以完成在計算機上查找檔案的同時電動化檔案裝備就會打開檔案所在的位置。第二是采用智能設備保證檔案庫房的溫度濕度防止檔案發霉發潮，在檔案庫房里可以安裝智能設備然后通過網絡實時監控然后傳輸信息給檔案庫房的管理人員。這樣就會方便管理人員可以隨時掌握檔案庫房的信息。可在智能設備上設置標準值，超過標準值就會自動發出信息提醒檔案管理人員，這樣會方便檔案管理人員管理和采取措施。第三是消防設備。因為檔案庫房里的數據資料十分重要，我們要做到防火的要求，這必須要具備完整的消防設施以防萬一。第四是要做好出入登記和門禁系統。采用指紋開門及遠程遙控開門并安裝監控系統，就可以實現防止閑雜人員隨意出入檔案庫房和保護好檔案文件。

3.3 實體檔案庫房和環境檢測電子資料庫兩者結合一起的建設很大程度上的方便管理人員和查閱者搜索資料并加強檔案資料的利用。可以單獨的設置一個電子數據錄入的專用系統，將實體的文檔資料錄入其中。這樣就會有一個記錄，如果有相關人員想查閱資料，那么就可以根據計算機里面的網頁可以查詢到資料的查閱情況。資料是否還在檔案室中被誰借走都可以一目了然，不會再有檔案丟失等情況。檔案資料數據庫的建立和制度的規范化，使管理工作變得更加輕松和方便，并且也為公司減少了資金和人力物力，也提倡了科學環保。

4.結語

以上所述，現檔案庫房管理的環境檢測建設是建設檔案庫房環境檢測必不可少的一項。環境檢測技術的應用，不但更有效地保護了檔案資料保證了資料的安全性，而且還可以減少紙張浪費和人力物力的支出。比起之前的實體檔案管理，現在環境檢測檔案的建設方便省事可以直接通過電腦搜索，為檔案管理人員提供了工作上的便利[2]。所以環境檢測技術在生活中越來越普遍，檔案管理也更加環境檢測，想要更好更快的發展必須要和環境檢測建設接軌。