淺談醫院人事檔案管理現狀和信息化管理

彭瑯 長沙市婦幼保健院

1.引言

在積極開展和組織不同程序實踐活動的過程中會產生大量的文件和數據，其中人事文件是后期工作人員檔案管理和檔案資料建設之中的重要組成部分，只有真正的提高數據和資料的可靠性和真實性才能夠充分的實現人力資源的合理配置和利用，促進人力管理效率和水平的穩定提升，負責人事檔案管理工作的人員必須要了解該工作的實質要求和具體的內涵。需要注意的是，與其他的管理模式相比，人事檔案工作所涉及的管理制度、管理模式、管理手段和相關的人員相對比較復雜，同時結合相關的實踐調查不難發現，該管理工作在實踐的過程之中存在諸多的問題和障礙。對此醫院必須要站在宏觀的角度，積極的突破傳統人事檔案管理方式所存在的各種不足，真正的采取信息化管理策略和手段促進該工作的大力實踐。

2.醫院人事檔案管理現狀

首先，在落實醫院人事檔案管理時間工作的過程之中，大部分工作人員所采取的管理策略和管理方式非常的落后和傳統，與其他的管理工作相比，人事檔案管理工作的專業性和經濟性相對比較明顯，醫院必須要設置專門的管理工作人員和組織對不同的材料和檔案進行獨立存放和專人負責。但是許多醫院現有的建筑面積比較小，用房非常的緊張，大部分人事檔案管理所涉及的資料量比較大，極少有醫院能夠設置專門的檔案管理室，現有的醫院直接將檔案管理室與人事辦公室向等同。其次，醫院所采取的管理方式比較傳統和散漫，相關的管理工作人員沒有真正的意識到人事檔案管理的重要性，同時也沒有設置專門的工作人員進行負責和管理，直接采集其他部門工作人員兼職的形式進行運作，現有的管理工作人員對檔案管理知識了解較少，缺乏專業教育背景，因此所采取的管理手段所發揮的作用非常有限，無法保障檔案管理軟件的獨立性和可靠性，甚至有一部分的醫院在人事檔案管理實踐的過程之中主要以人工管理和人工編輯為主，存在許多的隨意性和主觀性，嚴重影響了檔案管理資源的合理利用。

其次，檔案管理工作人員的工作能力和工作素質不符合相關的工作要求和標準，管理工作人員不合格，各醫院的人事檔案管理人員不符合專業管理的相關水平，同時，缺乏協作型，創造型和復合型的綜合素質人才，極少有工作人員能夠在敬業精神的指導之下不斷的加強與其他部門之間的聯系，許多工作人員在踐行崗位工作時非常的散漫，感覺非常枯燥和乏味，沒有在醫院的指導之下及時的了解與檔案管理相關的新知識，新技術，同時缺乏主動學習的意識，這一點導致大部分醫院的檔案管理工作在實踐運作的過程中出現了許多的矛盾和問題。

最后，人事檔案管理設備系統的建設缺乏一定的了解，沒有真正的注重該工作的大力落實。醫院直接將大部分的時間和精力放在醫療器械設備的引入和使用上，直接忽略了后期現代化管理方式的有效落實，實踐的檔案管理硬件設備嚴重不足，檔案庫房存在許多不完善的地方，缺乏基本的配套措施，同時現有的自動監控系統也有許多的缺陷，導致安全隱患頻頻頻產生。醫院人事檔案管理涉及的內容和形式下面比較復雜，大部分的管理制度非常的落后，盡管我國積極的推動人事制度的不斷改革，但人才流動率仍然呈現不斷上升的趨勢，有的醫院積極的簡化現有的人才選拔程序，但是仍然無法保障醫院人事檔案醫院人事管理部門在審核相關工作的過程中面臨諸多的困難和障礙。

3.醫院人事檔案管理的信息化管理

結合相關的內容分析不難發現，在推動醫院管理規范化和科學化發展的過程之中，許多地方醫院開始以人事檔案管理工作為切入點，不斷的促進工作水平和質量的穩定提升，為了保障人事檔案管理工作符合時代發展的要求，推動醫院的進一步發展，在實踐運作的過程中，管理工作人員必須要采取信息化的管理策略和手段，以信息化管理方式為切入點，及時的了解不同的服務信息，建立完備的管理信息系統。

首先，管理工作人員需要建立健全現有的醫院人事檔案信息化管理系統，了解醫院人事檔案管理工作的相關要求和必要性，加強上級主管部門對信息化管理的理解和認知，從而保障其能夠積極的投入更多的時間和精力促進工作的有效開展。

其次，上級主管部門還需要促進人事檔案信息管理系統的完善建立，了解所涉及的相關軟件和硬件，分析的信息化管理與軟件使用之間的聯系，只有選擇針對性的應用軟件才能夠更好的促進工作效率和質量的提升，充分的發揮該應用軟件和系統的作用和價值，保障人事檔案信息化管理工作水平的穩定提升。上級主管部門還需要注重后期的檔案管理維修工作，及時跟蹤管理工作的動態性發展要求，分析不同運作模式之間的差異和缺陷，積極的將核心數據與現有的信息相結合，更好的體現整個數據庫的質量信用和使用率，為上級主管部門提供完整且準確的人事檔案材料。

需要注意的是，醫院人事檔案管理工作信息化管理水平的穩定提升對工作人員提出了較高的要求，為了更好的實現管理資源的合理利用和配置，上級主管部門還需要積極的促進人事檔案管理隊伍的高素質建設，全方位的促進人事檔案信息化管理工作的大力落實，將政治教育，業務教育和培訓相結合，促進管理水平的穩定提升，保障每個工作人員都能夠對管理知識和技術有一個深入的認知。在信息化科技化時代之下，醫院人事檔案信息數據庫符合時代發展的要求，其中人事檔案信息化建設需要以系統設置，數據維護，統計報表為切入點，了解系統和維護的相關要求和具體的設置情況選擇針對性的科學系統，通過計算機的有效應用和管理來促進人事檔案管理工作的完善化，真正的實現網絡資源的合理利用和配置。另外工人工資還需要了解人事檔案信息化建設的相關特點和優勢，結合相關的實踐調查不難發現，醫院人事檔案管理信息化建設能夠更好的提高檔案原件的使用率，保障保管時間的有效延長，更好的為相關管理工作人員提供一定的便利。

4.結語

醫院人事檔案管理信息化管理符合時代發展的要求，能夠更好的促進信息資源的合理配置和利用，真正的加強醫院的穩定建設，保障醫院能夠在長遠發展的過程中獲得源源不斷的動力和基礎，上級主管部門需要采取信息化管理策略和手段促進管理資源的優化配置。