高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的研究

張曉榮

[摘要]高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化是教學(xué)檔案管理部門的重要工作內(nèi)容。文章通過對(duì)高校的學(xué)籍檔案管理進(jìn)行探究，分析目前高校在學(xué)籍檔案管理中存在的問題，并根據(jù)問題進(jìn)行分析提出相關(guān)解決方案。

[關(guān)鍵詞]學(xué)籍檔案管理;管理現(xiàn)代化;管理制度

[DOI]1013939/jcnkizgsc201832115

高校學(xué)生學(xué)籍檔案反映了學(xué)生在學(xué)校期間的真實(shí)情況，學(xué)生的學(xué)分、成績(jī)單、學(xué)籍卡片、學(xué)籍材料更改（轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)等）及學(xué)生在學(xué)校期間獲得的榮譽(yù)、處分等。提高高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化水平，可以促進(jìn)高校檔案管理工作更現(xiàn)代化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。[1]

1檔案管理現(xiàn)代化內(nèi)涵

社會(huì)現(xiàn)代化中的檔案管理現(xiàn)代化是最重要的組成部分，檔案管理部門采取檔案管理現(xiàn)代化，運(yùn)用了信息化技術(shù)，科學(xué)的管理模式提高了檔案管理工作效率。檔案管理現(xiàn)代化內(nèi)涵主要有發(fā)展檔案管理現(xiàn)代化的技術(shù)水平、更新檔案管理觀念、完善升級(jí)檔案管理的相關(guān)設(shè)施以及提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

2高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的意義

高校學(xué)籍檔案管理作用有：一是可以為高校的管理部門對(duì)各個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督并熟悉掌握信息，給高校管理人員在對(duì)學(xué)校未來的發(fā)展決策提供了參考依據(jù)。二是為教學(xué)改革、提高教學(xué)效果、教育評(píng)估等提供了詳細(xì)的原始數(shù)據(jù)。三是可以給用人單位及社會(huì)對(duì)人才的選拔、聘任、確認(rèn)學(xué)歷真假及學(xué)生辦理出國(guó)留學(xué)等提供重要的依據(jù)、借鑒、服務(wù)。[2]隨著社會(huì)呈現(xiàn)多元化的發(fā)展趨勢(shì)，高校學(xué)籍管理順應(yīng)時(shí)代發(fā)展浪潮，對(duì)高校的學(xué)籍檔案管理應(yīng)采取科學(xué)的、先進(jìn)的信息管理技術(shù)。形成一套完整的高校學(xué)籍檔案管理體系，便于在管理工作中進(jìn)行查詢、統(tǒng)計(jì)、對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)效果和教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行及時(shí)了解，方便針對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)調(diào)控。[3]

3高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的主要特點(diǎn)

高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化可以提升檔案管理水平、提高檔案管理工作效率。學(xué)校學(xué)籍檔案是指學(xué)生在高校學(xué)習(xí)四年時(shí)間的全部信息，學(xué)籍檔案化的管理模式可以利用信息化檔案管理系統(tǒng)對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行歸納、分類，提高了檔案管理工作效率及提高整理檔案的工作質(zhì)量。學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化可以迅速查詢相關(guān)詳細(xì)信息，提供真實(shí)的原始數(shù)據(jù)、提供信息全面、強(qiáng)化對(duì)學(xué)籍檔案的有效管理，及時(shí)反映當(dāng)前校內(nèi)學(xué)生情況。學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化提高了利用率，可以快速查詢學(xué)籍的相關(guān)信息給使用者，使用者可以很快查詢到相關(guān)信息，充分利用學(xué)籍檔案信息的內(nèi)在價(jià)值。

4高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化問題分析

41學(xué)籍管理制度不夠健全

當(dāng)前我國(guó)部分高校制定的學(xué)分制學(xué)籍管理制度，存在著限制學(xué)生的個(gè)性發(fā)展需求情況。在學(xué)生選擇選修課問題上，許多熱門課程由于名額限制，好多學(xué)生都選不到自己喜歡的課程，降低了學(xué)生在課堂學(xué)習(xí)的積極性。關(guān)于學(xué)生休學(xué)年限制定的原則還存在著問題，高校制定的學(xué)生休學(xué)年限是以學(xué)年為期，比如學(xué)生休學(xué)了一個(gè)學(xué)期之后想繼續(xù)上學(xué)，卻無法進(jìn)行跟班學(xué)習(xí)。[4]

42學(xué)籍檔案材料不完整且管理方式落后

當(dāng)前我國(guó)各個(gè)高校快速擴(kuò)招學(xué)員，使學(xué)生數(shù)量增長(zhǎng)快速，學(xué)生的學(xué)籍信息管理工作量也隨之加大。由于一小部分的學(xué)校檔案管理方式落后，增添了工作人員多余的工作量，嚴(yán)重影響了學(xué)籍檔案管理的工作效率。由于管理模式的落后，例如高校輔導(dǎo)員在寫學(xué)生操行時(shí)，教師摻雜了一些人情成分出現(xiàn)了不公正現(xiàn)象，導(dǎo)致學(xué)籍檔案信息不能真實(shí)地反映學(xué)生的基本情況，影響了學(xué)籍檔案材料信息的真實(shí)性。

43學(xué)籍管理制度的宣傳力度不夠

學(xué)籍的管理可以給學(xué)生生活和學(xué)習(xí)提供明確的方向，但有一部分學(xué)校管理人員認(rèn)為學(xué)生了解本學(xué)校的規(guī)章制度是一件很容易的事情。在入學(xué)時(shí)給每位學(xué)生一本《高校學(xué)生手冊(cè)》讓學(xué)生自己翻看，高校管理部門沒有組織新生對(duì)學(xué)校的規(guī)章制度進(jìn)行詳細(xì)的學(xué)習(xí)與探討，導(dǎo)致很多學(xué)生在上學(xué)期間出現(xiàn)的問題不知如何解決，像重修、休學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等學(xué)生對(duì)這些規(guī)則制度還不夠清晰。[5]

5促進(jìn)高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的措施

51完善學(xué)籍管理制度，加大制度宣傳力度

各大高校應(yīng)完善學(xué)籍檔案管理制度，應(yīng)由學(xué)校主管部門進(jìn)行監(jiān)管，設(shè)立專門學(xué)籍檔案管理人員及工作崗位，高校的招生部門、各個(gè)院系的管理部門都應(yīng)配備一名學(xué)籍檔案管理人員。學(xué)校管理人員應(yīng)制定適合本學(xué)校的學(xué)籍檔案管理相關(guān)制度，嚴(yán)格監(jiān)督管理、確保學(xué)生學(xué)籍檔案的完整性與真實(shí)性，全面推進(jìn)高校檔案管理的規(guī)范性。應(yīng)完善學(xué)籍檔案管理的各項(xiàng)制度，如休學(xué)制度、轉(zhuǎn)專業(yè)細(xì)則、學(xué)籍管理內(nèi)容等;還要遵循學(xué)籍檔案形成的過程制定相關(guān)制度，如檔案收集、歸類、查詢、檔案信息安全保密等。要加強(qiáng)完善選課制度，熱門選修課應(yīng)放寬人數(shù)限制，激發(fā)學(xué)生學(xué)習(xí)積極性。關(guān)于休學(xué)制度，應(yīng)根據(jù)學(xué)生自身的學(xué)習(xí)能力，允許學(xué)習(xí)

能力較強(qiáng)的學(xué)生以一學(xué)期休學(xué)為限期，同時(shí)教師應(yīng)對(duì)休學(xué)落下的功課對(duì)學(xué)生進(jìn)行指導(dǎo)和鼓勵(lì)。要加大制度宣傳力度，如轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、重修等相關(guān)事項(xiàng)管理人員針對(duì)該事項(xiàng)制定清晰明了的流程表，讓同學(xué)一目了然。利用學(xué)校宣傳欄、校園廣播、校園網(wǎng)等方式對(duì)學(xué)籍管理制度進(jìn)行宣傳，將曠課、作弊、替考等違反學(xué)校紀(jì)律等行為扼殺在萌芽時(shí)期。

52改進(jìn)學(xué)籍檔案管理手段，提高管理質(zhì)量

實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化是提高檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵，全面提高檔案管理工作的有效性及科學(xué)性，方便校領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解學(xué)校情況。當(dāng)出現(xiàn)需要為學(xué)校的未來發(fā)展做重大決策時(shí)可以通過有效的監(jiān)督、協(xié)調(diào)控制提供真實(shí)詳細(xì)的信息數(shù)據(jù)作為參考。規(guī)范學(xué)籍檔案管理，對(duì)檔案信息的采集要具備真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性;要采取科學(xué)的方法對(duì)檔案信息進(jìn)行有效分類、歸納。要實(shí)現(xiàn)教學(xué)的智能排課、信息化的教材管理等。要不斷完善校內(nèi)學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化水平，提高管理質(zhì)量。

53提高學(xué)籍與學(xué)籍檔案管理工作水平

構(gòu)建穩(wěn)定的具備高素質(zhì)的學(xué)籍檔案管理工作人員是提高學(xué)籍與學(xué)籍檔案管理工作水平的關(guān)鍵。因?yàn)閷W(xué)校學(xué)籍檔案是指學(xué)生在高校四年學(xué)習(xí)時(shí)的全部信息，形成學(xué)籍檔案實(shí)際時(shí)間較長(zhǎng)，因此需要相對(duì)穩(wěn)定的檔案管理工作人員。學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性及政策性較強(qiáng)的工作，這就要求檔案管理人員提高自身的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)政治素質(zhì)、具有為學(xué)生服務(wù)的思維意識(shí)及為自己的教學(xué)工作盡職盡責(zé)。同時(shí)管理人員要提高自身的法律意識(shí)，管理人員要做到學(xué)法、懂法、守法，要有維護(hù)學(xué)籍檔案真實(shí)性的法律意識(shí)。提高自身的業(yè)務(wù)能力，熟悉掌握檔案管理工作的流程，實(shí)際解決校園中工作中存在的問題。分布校內(nèi)年紀(jì)見長(zhǎng)的檔案管理人員由于不熟悉信息化技術(shù)，因此要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的信息化檔案管理培訓(xùn)，提高信息化技術(shù)水平，充分利用信息化管理技術(shù)建立健全學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系。[6]

6結(jié)論

綜上所述，高校學(xué)籍檔案管理真實(shí)地反映學(xué)生在校的各方面信息，對(duì)校內(nèi)教學(xué)管理起著重要的作用。當(dāng)前部分高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作還存在著一些不足，要不斷完善學(xué)籍管理制度、提高檔案管理工作水平、改進(jìn)學(xué)籍檔案管理手段、提高檔案管理工作水平，高校學(xué)籍檔案管理步入更科學(xué)的、現(xiàn)代化的、規(guī)范化的管理模式。

參考文獻(xiàn)：

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[3]李瑞柯世紀(jì)金源學(xué)校學(xué)籍管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].成都：電子科技大學(xué)，2014

[4]曹卓瑜高校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].廈門：廈門大學(xué)，2012

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