基于RPA的財務共享服務中心應付賬款流程優化研究

程平 王健俊

【摘 要】 在大數據、人工智能背景下，以德勤“財務機器人”為代表的機器人流程自動化（RPA）技術不斷發展與運用，為企業財務共享服務模式下應付賬款管理的優化與改進提供了有力的技術支撐。文章以零售業巨頭A集團企業為例，首先探討了集團應付賬款共享服務現狀以及手工作業為主的方式所存在的不足。隨后在分析RPA對其流程管理的價值增益基礎上，設計了基于RPA的“采購至付款”應付賬款完整流程體系，并分別從采購管理、發票管理、支付管理三個核心模塊詳細闡述了這一技術在各流程步驟中的具體應用及其價值體現，以期為集團企業應付賬款流程管理的優化提供一定實務借鑒。

【關鍵詞】 機器人流程自動化； 財務共享服務中心； 采購至付款； 流程管理

【中圖分類號】 F232 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2018）19-0154-07

一、引言

隨著大數據、云計算等新興技術在企業會計信息化建設中的快速發展與應用，企業的財務管理模式正不斷發生著升級與轉型的變革[ 1 ]。財務共享服務模式正是一種依托先進的信息技術，通過對財務業務進行有效整合、流程再造實現組織結構優化和流程標準化的新型財務管理模式，以達到為企業提高管理效率、壓縮財務核算成本并提升服務質量的目的[ 2 ]。近年來，在財政部、國資委等部門相繼出臺的《企業會計信息化工作規范》（財會〔2013〕20號）以及“中央企業財務管理工作總體思路”的引導下，國內財務共享服務中心（FSSC）的建設掀起了新的熱潮。在FSSC的諸多應用中，應付賬款的處理通常而言是最重要的工作內容之一，在業財一體化的思想下，集團企業的應付賬款多數已實現從上游采購到下游付款的完整管理體系，其中包含大量重復繁瑣的業務財務流程。在一定程度上，應付共享流程管理的好與壞，能夠直接影響到整個FSSC運行的成功與失敗。

財務共享模式下的應付賬款管理作為推動企業財務管理創新與轉型的重要內容，受到了學者的廣泛關注。劉娟和密斯雨[ 3 ]從宏觀角度出發，構建了包含明晰應付業務前端與FSSC員工工作職責的界定、加強應付賬款管理系統的建設以及設計有效的績效評價體系等內容的管理策略。Petrisor和Cozmiuc[ 4 ]對羅馬尼亞企業的財務共享服務模式進行了分析，認為應付賬款中的發票管理應作為整個管理體系的重點。程平和萬家盛[ 5 ]對財務共享服務下的企業管理模式提出了總體思路，認為將FSSC接入大數據云平臺，通過對數據的采集、挖掘、算法應用等手段進行戰略布局，可以加強如應付賬款管理等方面的時效性。此外，自財務共享服務中心的運營是以流程再造理論作為基礎理論來提升企業價值的觀點被提出以來[ 6 ]，有關應付賬款流程管理也引起了重視。王恒婷和周明明[ 7 ]以某私人化工企業為例，從發票檢查程序、付款情況說明、供應商滿意度評估等角度設計了財務共享模式下的應付賬款流程優化方案，并對其實施的保障措施進行了闡述。吳一平[ 8 ]則針對FSSC應付賬款模塊中的個人報銷、供應商第三方報銷和內部關聯往來三大業務，通過流程設計對其各結構內容和流程進行了分解，并指出應該加強ERP等信息系統的建設與完善以擴大應付業務量和作業效率。

綜觀既有文獻，目前財務共享模式下的應付賬款管理的研究主要集中在整個管理體系以及流程管理存在的相應問題和優化措施等方面。所提出的解決方案大多仍然基于傳統的財務管理改進手段來彌補、完善現有體系框架以及內容的缺陷和不足，雖能一定程度上規范FSSC應付賬款的管理工作，但大多忽視了這種服務模式的核心應是依托信息技術手段的運用來實現集中化、標準化、規范化的作業。即使近年有部分研究開始關注到信息技術優化方面的話題，但視角僅僅局限于以ERP為代表的會計信息系統的建設和完善上。實際上，隨著以德勤“小勤人”為代表的財務機器人在審計、稅務等領域得到高效應用，大數據、云計算、人工智能等技術正推動集團企業的財務管理發生巨大的變革，作為其重要組成部分的財務共享服務流程管理也必然會受到新興信息技術的深刻影響，這些技術所提供的數據基礎和處理工具將促使企業FSSC的業務財務流程進一步向虛擬化、精細化、靈活化趨勢發展，而這種趨勢變化會對流程的自動化程度提出一定要求[ 9 ]。鑒于此，本文以零售行業中具有代表性的大型集團企業A集團為例，分析了其財務共享模式下應付賬款管理的現狀及主要問題，隨后在價值增益的基礎上分別從采購管理、發票管理和支付管理三個模塊闡述了流程自動化技術的應用與改進建議。

二、A集團FSSC應付賬款管理現狀及問題分析

（一）A集團財務共享服務及應付賬款管理現狀

A集團是一家以重點經營生鮮農產品的連鎖超市為主體，集物流配送、批發、農產品加工等多元化業務的大型民營股份制企業集團，經過近年的快速發展，目前全國19個省市已擁有385家門店，年銷售額近500億元，領銜整個超市業態。然而，伴隨著集團規模的迅猛擴張，A集團的財務管理也逐漸面臨嚴峻挑戰，防范財務風險的壓力顯著提升。為提高業務處理效率、加強區域門店之間財務信息的共享能力，A集團于2013年建立了自身的交易型財務共享服務中心。在業財一體化思想的浪潮下，集團將各分子公司應付環節中的大部分財務以及向供應商采購的部分業務均歸并至FSSC往來科下的應付組進行集中統一處理，為此整個FSSC應付組分別設立了供應商門戶、初審崗、稽核崗等眾多部門進行業務財務處理（見圖1）。但由于連鎖零售行業的特殊性，不同于一般的制造、生產等行業，其往往需要面對大量的供應商，加之A集團長期以來堅持不依靠批發商統一供貨而是向產地直接采購的上游供應鏈特點，隨著門店開店數的快速增長，A集團所要面對的供應商數量急速上升。截至2016年10月，A集團供應商數量已達到10 000余家，由此產生了數量龐大的采購應付賬款需要進行處理，現階段組內人數已連續增至70余人，成為整個FSSC組織架構中人數最多的部門。

（二）A集團FSSC應付賬款管理的不足

1.共享服務效率低下，導致時常與供應商之間發生糾紛

A集團有著大量的上游供應商，由于企業的應付賬款同時還是供應商的應收賬款這一兩面性的客觀事實存在，供應商服務請求響應時間的快慢、向供應商付款環節的透明程度、賬單數據不一致而可能與供應商產生的糾紛等情況是FSSC應付組需要重點考慮的因素。A集團因采購業務量的龐大，在手工操作為主的情況下，使得其在上游供應鏈管理中時常出現如數據無法及時更新、廠商選擇不當以及應付賬款逾期等與供應商之間的糾紛問題，從而不利于日后上游采購活動的開展。

2.跨系統的大量人力堆砌，無法抽出人手從事高附加值工作

在企業的各類事項中，應付賬款通常而言是業務量最大、相對重復度最高、也是最繁瑣的會計內容之一。就A集團而言，整個應付業務包含廠商對賬、發票查驗、三單匹配、資金支付、賬務處理等諸多環節。由于各信息系統間的集成需要高昂的投資成本和漫長的建設周期，在現階段以手動解決方案為主的情況下，A集團FSSC需要投入大量的人力來處理集中后各類跨系統、跨部門的繁重、枯燥且低價值的財稅基礎工作，如在發票處理中，由于供應商數量的龐大，FSSC每月需要安排大量員工對上萬張的進項發票進行手工掃描識別、核查校驗以及增值稅的認證抵扣，從而難以抽出更多人手從事如戰略決策、內部控制等高附加值的工作。

3.員工流動性較高，造成業務差錯風險難以有效控制

A集團FSSC員工的頻繁離職和調崗使得應付組長時間面臨高流動性的困擾，組內容易產生工作交接不暢等問題而影響服務穩定性，如新招募或新調任的員工由于對流程體系、業務操作的陌生，極容易在手工作業過程中出現數據遺漏或信息不完整且不準確的差錯，進而嚴重影響財務共享服務質量，甚至會給企業帶來不必要的損失。此外，FSSC應付組面對高流動性的問題，通常還需要花費一定的人力物力組織員工培訓及開展績效管理工作，進一步加大了應付組的工作負擔。

綜上可見，作為一項重要的考量標準，應付共享管理的好與壞，一定程度上直接關系到整個集團FSSC運行的成功與失敗。如何精簡小組人數降低運營成本，提高作業效率及穩定性，降低人工差錯以增進供應商及企業的滿意程度是A集團應付賬款共享服務后需要進一步優化的目標。

三、RPA對FSSC應付賬款流程管理的價值分析

流程是指把輸入經過中間處理轉化為能夠為客戶創造有價值輸出的一組連續過程或者活動。而以規范化地構造端到端的卓越業務流程為中心，持續地提高組織業務績效為目的的系統化方法，便是流程管理[ 10 ]。財務共享服務中心作為一個期望從流程優化中獲取價值，并以求通過實施專業化分工來從流程管理中獲得收益的組織，其對應的流程管理直接關系到其服務質量的優劣程度，從而影響企業集團整體效益的提升水平。如前文所述，對于A集團的應付賬款管理而言，這種效益的提升可以體現在以下三個方面：一是成本優勢，降低業務的能力需求，減少龐大的應付組人力成本；二是質量改進，特別是應付流程中的發票處理環節，減少人工處理錯誤的概率以提升輸出質量；三是應變能力，通過標準化單元的分解，滿足眾多供應商的快速響應需求，按需進行調配及組合從而提升靈活性。因此，A集團FSSC的服務流程應從當前依托大量人力的手工化、粗雜化工作，逐步向去人力的精細化、靈活化工作流程管理方向發展，這便對共享流程處理的自動程度提出了要求，而機器人流程自動化（Robotic Process Automation，RPA）技術的提出，恰好為A集團應付賬款共享管理的痛點提供了較為契合的解決方案。

RPA是在人工智能概念基礎上建立起的軟件機器人流程自動化技術，它主要基于計算機腳本語言以及實現用戶界面的軟件工具，通過重復性地執行規則化的任務將包含大量手工操作的流程進行自動化[ 11 ]。從特點上來看，首先，RPA有明確的規則操作，對應流程中有明確的、可被數據化的觸發指令和輸入，并保持對規則的高度嚴肅性（良好的操作品質）；其次，RPA可以模擬用戶的手工活動及交互，將用戶手工大量日常基本操作進行一連串的整合，并自動重復地執行；再次，RPA能夠提供較強的管控能力及審核能力，所有流程步驟都能夠做到詳細、實時的記錄及追蹤；最后，作為一種以外掛的形式部署在現有系統上的軟件程序，RPA具備非侵入性（非耦合性），從而不會大幅影響企業原有的IT基礎架構以及財務流程。由此不難看出，RPA最容易在交易型的財務處理上發揮效用，而FSSC應付組的主要職責恰恰就是交易型財務處理及部分控制審核，再加上標準化及流程化的作業特點，使得RPA在FSSC具備了較好的應用環境。RPA可以通過移除重復的、可復制的以及規律性的任務來幫助應付組員工提高效率并保證服務質量，通過簡化交互過程和加速流程來提高用戶體驗。并且，其易于部署的特征可以為企業帶來速度和敏捷性，在集成不足的情況下，應付組各部門崗位可單獨定制解決方案，通過在部門層面構建和部署，管理人員可以快速處理應付賬款中重復性的流程，且不需要符合這些流程的集中式標準，減少由于集中化及流程標準化而對組織變革和商業機會靈活反應能力逐漸趨弱的負面影響，從而以快速數字化流程在短時間內提供顯著和可持續的價值。

四、FSSC應付賬款流程的RPA設計

針對A集團財務共享模式下應付賬款管理的現存問題及進一步需要優化的目標，結合RPA技術對集團FSSC可能帶來的服務價值提升，本文在FSSC原有流程的基礎上，設計了應付賬款流程的RPA解決方案如圖2所示。通過對“采購至付款”整套流程體系進行優化和改進，將使得RPA技術嵌入到A集團FSSC應付賬款處理的相應契合環節中，形成分子公司、集團財務總部、供應商以及FSSC應付組各部門充分地參與到業務財務的全程自動化管控。根據圖2，基于RPA的FSSC應付賬款流程分別從采購管理、發票管理和支付管理三個核心模塊進行詳細闡述。

（一）采購管理自動化：優化與供應商之間的交互

采購管理是整個流程的前端，基于業財一體化和管理前移的理念，A集團將部分采購執行業務通過設立FSSC供應商門戶的方式來進行集中處理。由于A集團實行產地直接采購為主、批發商統一采購為輔的模式，因此在處理各分子公司業務部門發出的經過審批后的采購申請時，往往會涉及數量龐大的供應商選擇、產品品牌、成本價格等因素。盡管A集團在交易發生之前建立了相應的供應商主數據，并實現了與ERP的對接，但在面對供應商數量快速增加、采購產品型號高頻更新、產品價格大幅波動的情況下，供應商主數據需要及時進行人工的新建和修改，同時還會加大傳統供應商主觀選擇判斷方式的難度。針對這些問題，基于RPA的供應商主數據管理可以在采購管理系統中模擬人的手工信息錄入操作，通過預先編寫的基于PDF文檔、Excel表格等不同格式文件所對應的爬蟲程序，自動采集經過招標、談判等方式確定的供應商所提供的一般數據、采購數據以及公司代碼數據，在采集完成后會立刻觸發編碼指令，根據字段狀態代碼表的規則為所有供應商主數據相關的信息交互和集成提供唯一的編號數據，實現供應商基本信息、產品目錄及價格的實時維護。與此同時，在已建立的主數據基礎上，FSSC供應商門戶還能夠通過采購單分解項目指標，依靠預先設置的關聯規則算法進行供應商評分的自動測算，若測算結果出現異常狀況，機器人會識別出供應商的異常信息，如偽造資質認證、虛假業績數據等，隨后發出預警并自動將不符合的供應商篩選出來，以方便為集團提供最優的供應商選擇。

當所采購的產品從最優供應商處發貨抵達企業各分子公司后，業務部倉儲人員根據采購訂單的產品要求對貨物組織驗收入庫。隨后，FSSC供應商門戶便可通知供應商發布可開票的對賬信息。采購對賬作為整個采購管理的最后一環，在對應流程運行中會產生大量的明細信息，對其處理的質量及效率水平會直接影響到后續結算風險的高低以及應付賬期的長短。A集團約定每月9日、20日為對賬日期，在每月的對賬日期由FSSC和供應商登錄門戶進行網上電子對賬，供應商提供的電子對賬單列明對賬周期中所有采購明細及應付款金額。在收到對賬明細這一輸入信息后，FSSC的RPA對賬外掛程序便會自行啟動。機器人通過內置的Case、IIf等邏輯判斷函數，對照相應手續齊全的訂單、入庫單、退貨明細相關數據逐一核對賬期內供貨的品種編號、產品名稱、規格、數量、單價、金額等，如有差異則會立即顯示不匹配的項目并通過即時通訊服務窗口通知業務部和供應商進行自查并重新提供對賬信息。基于RPA的對賬程序會依此不斷循環運行直到各項目完全匹配后結束工作，供應商在確認對賬無誤后便可開具出正式的發票。

綜上，與傳統的財務共享模式下采購管理的流程相比，RPA主要在供應商主數據管理以及采購對賬兩個明細流程步驟上發揮其功效（見表1）。首先在主數據管理方面，RPA技術的嵌入可以通過腳本語言對信息的自動及時更新取代原先依靠大量人力來手工維護主數據，提高了流程效率和數據質量，并且基于優質主數據所構建的供應商智能評價體系還能為A集團各采購業務的最優供應商選擇提供全面和科學的依據。其次在對賬環節中，基于RPA的對賬模式能夠大幅減少過往手工逐項核對可能導致的易錯性和時間成本，降低了后續應付款的結算風險。由此，借助RPA可以幫助FSSC在采購管理中消除原先手工作業斷點所引起的各流程步驟之間的等待和停機間隔，簡化了供應商和企業的交互過程，進而實現了整個采購流程的自動化。

（二）發票管理自動化：實現跨系統的去人工化發票自動處理

發票管理作為PTP流程體系的中間流程模塊，也是整個FSSC應付組工作量最大的核心環節。FSSC初審崗首先需要接收各地供應商所提供的各類型發票，對于占主體的紙質發票，則需通過高速掃描儀進行集中或分布式的掃描轉化為電子影像。掃描完成后，便根據影像資料進行應付業務數據的批量采集。在采集過程中，RPA可以部署在識別平臺上，表現為利用外接的OCR光學字符識別以及圖像糾偏、圖像分色、圖像方向檢測等處理手段所組成的SDK，基于預定義的增值稅專用發票、普通發票的通用模版配置規則，快速準確地定位發票的頁眉、頁腳和行項目數據，將發票影像中的賬號、單位名稱、開票日期、金額和密文區字符等關鍵信息抽取出來，并由機器人將抽取的信息按對應欄目自動導入至ERP中。

經過掃描識別的發票影像資料會即時上傳至影像管理系統并交由FSSC稽核崗進行后續的發票核對查驗。查驗時，FSSC稽核崗首先需要對識別出的發票數據按照發票規則進行校對。在RPA場景下，機器人會根據預置的發票代碼、號碼、開票日期、金額等票面信息的基本數字格式和勾稽關系進行自動逐項檢查，如若識別出來的數據未能通過發票規則校驗，則會對不正確的數據標紅顯示，并將異常結果反饋給FSSC初審崗，由初審崗對異常發票重新進行掃描識別。如若通過發票規則校驗，則會進入發票的真偽查驗環節。RPA機器人基于實現的用戶界面自動登陸底賬系統批量導出供應商開具給各分子公司的所有發票數據，將底賬中的數據與實際收到的發票通過識別后的主鍵信息，如發票代碼建立起關聯，隨后機器人自動登入稅務局網站的驗證平臺，模擬人工填入必要的查詢字段獲取查驗結果并保存，對于其中的異常信息會立即通知供應商進行后續處理。

在一系列發票校驗工作完成后，結合ERP中的采購信息，FSSC稽核崗需要將發票數據進一步與入庫單、訂單信息進行三單匹配。根據內置邏輯判斷函數，RPA自動匹配訂單上的價格與發票上的單價、入庫單上的數量與發票上的數量等信息。若發生差異則會基于預先設定的各不一致情況的異常處理程序，將結果反饋給供應商及供應商門戶以重新進行對賬確認和修改。對于三單匹配成功的發票，如屬于增值稅專用發票這一類型，通常還需要在FSSC一個點集中完成進項稅的認證抵扣。此時，RPA可以同樣通過各地稅務認證接口模擬人工操作登陸增值稅發票選擇確認平臺，按照稅款所屬期下載發票批量勾選文件，并在后臺自動將先前發票清單與批量勾選文件進行匹配，匹配上的發票會自動標記為勾選并上傳至發票選擇確認平臺。

綜上，財務共享模式下發票管理的RPA應用流程描述匯總見表2所示，不難發現，在對應各流程步驟中，RPA均有著明顯的增益效果。首先在發票識別環節，RPA可以有效整合利用OCR及圖像輔助處理功能，通過外接的方式允許系統支持多線程的OCR識別，使得OCR可以做到和高速掃描速度基本同步，并且實現了識別與掃描模塊的異步處理，由此顯著提升了原先人工逐一處理的效率及準確性。在隨后的發票核查及認證抵扣過程中，基于預置的邏輯判斷規則可以實現大量自動過賬，僅需小量進行手動異常處理，同時，RPA能夠根據業務情況精準地模擬對應的手工登陸、輸入、確認等操作步驟，從而大幅減少了人工干預和處理量，并降低了由手工數據比對錯誤、手工操作失誤而可能產生的相關風險與成本。除此之外，發票處理過程中的有關流程數據均會被機器人實時自動記錄、監控，FSSC可以方便查詢發票狀態、歷史信息，避免了來自供應商的關注和跟蹤，以及大量狀態詢問和投訴的高成本支出。

（三）支付管理自動化：降低人工核算、結算的差錯風險

應付賬款的支付管理是整個PTP流程體系的末端，其中涉及大量的核算與結算環節。在發票管理流程結束后，需由FSSC核算崗根據匹配、校驗后的供應商發票等單據信息進行相應的會計核算。在賬務處理時，RPA能夠依據會計準則，通過分析單據上數據的邏輯關系自動編寫出整個應付賬款流程從采購開始的所有會計分錄，根據應付貸方余額合計數與預付貸方余額合計數計算本期應付賬款總和并在報表上進行填列。與此同時，根據機器人賬務處理信息，自動同步生成各電子記賬憑證。對于其中的應付款憑證，則交由FSSC結算崗集中辦理各分子公司與供應商之間的資金結算。

在辦理資金結算時，結算崗會發起資金支付申請。在申請準備階段，結算崗需要對供應商所有發票上注明的信用條件先進行整理。信用條件內容通常包括現金折扣以及應付期限兩部分，展期付款不僅會直接影響到集團對于發票現金折扣的獲取，而且會降低集團的商業信用。A集團FSSC由于手工需要處理的應付款筆數龐大，目前規定申請人員每周統一提交付款申請，為此經常會錯過信用期最后時間點，而RPA機器人7×24小時工作的特點可以幫助結算崗不間斷地采集、整理發票上的信用信息，根據期間的先后完成排序并模擬人工操作在系統內按序每日實時提交付款申請，隨后在指令池中系統便會自動生成對應的支付指令。指令會由任務管理路由至FSSC稽核崗，稽核人員對發票和賬務憑證上的數據信息與付款賬戶、付款金額的一致性進行逐項審核，審核通過后發送至集團財務總部進行在線審批。經過雙重審查后，結算崗集中審查通過的付款指令，按序執行供應商的資金支付。在缺少銀企直聯的場景下，可利用RPA機器人從付款指令中自動提取支付時所需要填列的付款信息以替代人工錄入，并提交網銀等資金管理系統完成實際付款操作。供應商收到應付賬款后會向FSSC反饋收款確認信息，核算崗據此集中所有已完成資金支付的業務，在系統中自動生成電子支付憑證。直到流程最后，由核算崗、結算崗將所有的票據、憑證的影像資料以及流程數據提交給歸檔崗，通過自動化輔助支持完成最終電子會計檔案的分冊、裝箱以及入庫。

綜上，FSSC支付管理的RPA應用流程描述可匯總見表3所示。在核算流程方面，雖然現有的會計核算系統已經普遍應用于FSSC，但大多僅實現了會計核算工作后半程的自動化，原始數據的收集和會計分錄的編寫仍然需要手工來進行處理，而這兩個環節的工作會直接決定會計報告的正確性和及時性[ 12 ]。采用RPA的賬務處理則能在保證會計核算工作質量的前提下，進一步簡化人工核算手續，節約人力和物力，從而降低會計信息成本并提高會計核算的工作效率。在結算流程方面，基于RPA的付款申請和資金支付可以幫助結算組實現應付賬款資金期限的實時化和動態化管控，以及批量支付時的便捷性和安全性，從而提高了資金支付效率，降低了資金結算時的成本與風險。

五、結語

本文以國內某零售行業領軍企業A集團為例，通過對集團財務共享模式下應付賬款管理現狀及問題的回顧，在分析了RPA對FSSC應付賬款管理的價值需求及構建了對應系統架構的基礎上，設計了基于RPA的應付賬款完整流程體系，并分別從采購管理、發票管理和支付管理三個核心模塊詳細闡述了這一技術在供應商主數據管理、發票查驗、資金批量支付等各流程步驟中的具體應用及其減少成本、降低風險、簡化交互、提升效率等方面的價值體現。現階段，在財務信息化轉型的大背景下，作為一種建立在人工智能概念基礎上的新興技術，將RPA用于應付賬款這一FSSC較為核心的服務內容上將是對從采購到付款全程自動化流程管控的有益探索。本文為開展應付賬款的流程自動化提供了一種可行路徑，同時也為人工智能與企業財務管理交叉結合的探究提供了新的思路和范例。

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