軍工單位要規(guī)范化建立保密管理工作檔案

劉 堯

保密工作與保密管理檔案聯(lián)系緊密，隨著新《武器裝備科研生產(chǎn)單位保密資格認定辦法》和《武器裝備科研生產(chǎn)單位保密資格標準》的發(fā)布，保密管理工作檔案顯得更為重要。

作為軍工單位，保密管理工作檔案是開展保密管理工作的“全貌”，是“保守國家秘密慎之又慎”的重要體現(xiàn)。規(guī)范化建立保密管理工作檔案，對軍工企業(yè)發(fā)展具有深遠意義。

建立保密管理工作檔案存在的問題

保密管理工作檔案，廣義上是軍工單位行政管理工作檔案的一部分，狹義上是從事國家秘密事項而產(chǎn)生的保密工作業(yè)務(wù)的真實反映，是軍工單位保密資質(zhì)認證所需的原始記錄材料和依據(jù)，是企業(yè)發(fā)展建設(shè)過程中不可或缺的重要保障。規(guī)范化建立保密管理工作檔案，對單位發(fā)展顯得尤為重要。隨著保密工作地位和戰(zhàn)略價值凸顯，保密管理制度已滲透到單位管理的每一個環(huán)節(jié)，保密管理不斷完善和加強，保密工作檔案的完整、準確、無誤，也成為科研管理過程中的重要保障。但在規(guī)范建立保密工作檔案上目前還存在不少問題。

檔案記錄重視不夠。對保密工作檔案意識較弱，有人認為只要不影響開展軍工業(yè)務(wù)，檔案可以不需要保留。他們對需經(jīng)手的各種保密管理記錄不以為然，常常忽視辦理各類保密管理審批事項或登記保密管理臺賬。這必然給涉密事項帶來隱患，可能給企業(yè)發(fā)展帶來很大風險。

檔案分類雜亂無章。保密管理包括保密責任、歸口管理、保密組織機構(gòu)、保密制度、保密監(jiān)督管理和保密條件保障六大方面，這些工作將產(chǎn)生大量的保密工作文字材料，在對這些材料進行歸檔分類時，難免會遇到檔案分類次序、材料存放順序等問題。如果沒有系統(tǒng)性、規(guī)范化的分類檔案，勢必會造成前期收集、整理檔案工作的功虧一簣。

檔案材料殘缺不全。保密管理要求，保密工作檔案要能全面反映保密工作開展情況，應(yīng)完整、真實、詳實。實際上，有些單位在保密管理審批方面存在未審、漏審、錯審等現(xiàn)象，很多人在收集、整理保密工作檔案時，未嚴格對照保密管理各個方面要求進行把關(guān)，這往往造成檔案記錄的流失，嚴重逃避了保密管理責任。

加強保密管理工作檔案的對策

為確保保密工作檔案完整、詳實、無誤，給開展保密工作提供堅實的基礎(chǔ)，需要建立規(guī)范化的保密管理工作檔案。

提高工作人員的素質(zhì)和技能。保密管理工作是一項專業(yè)性非常強的工作，有一套非常完善、嚴格的制度要求，建立保密工作檔案同樣如此。檔案的規(guī)范與否直接關(guān)系到單位工作是否順利開展，而建檔人員的工作效率、工作質(zhì)量、工作技能和工作態(tài)度等，又直接影響到保密工作檔案的好壞。因此，要提高工作人員的技能和素質(zhì)，使其有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，積極發(fā)揮其主觀能動性，變被動收集材料為主動收集材料，及時、準確、全面、周到地建立保密工作檔案，確保每份材料記錄都做到手續(xù)清楚、符合流程。

對“標”分類。要圍繞“一個標準”，實現(xiàn)“三層分類”，也就是緊密結(jié)合軍工單位開展保密工作的特點，按照《武器裝備科研生產(chǎn)單位保密資質(zhì)認證標準》的要求，參考《檔案法》，對保密管理檔案進行分類，對檔案外部目錄和檔案卷內(nèi)信息進行編號、貼標。我們提出用“六分法”對保密管理檔案進行歸類，即6個大類、28個中類和58個小類，就是將《標準》的要求，徹底融入檔案，使檔案精細化、規(guī)范化、具體化，形成完整的檔案系統(tǒng)。第一層次：“6個大類”，即《標準》的六大方面。第二層次：“28個中類”，是《標準》根據(jù)六大方面內(nèi)容，初步分解后的項目。第三層次：“58個小類”，是檔案最詳細記錄材料的體現(xiàn)，是規(guī)范檔案的重要內(nèi)容，單位可根據(jù)實際情況進行取舍。這樣分類的好處在于，確保檔案的全面詳實、編排有序、使用方便，也利于單位查漏補缺，不斷完善和加強保密管理。

嚴格梳理。保密管理檔案的基礎(chǔ)在于“58個小類”的材料，在于日常保密工作記錄的積累。梳理的目的就是對最終收集匯總的“58個小類”的材料進行嚴格把關(guān)。每個單位都會對保密管理各方面工作確定相應(yīng)的制度，規(guī)定相應(yīng)的審批手續(xù)，使保密工作有章可循。但再好的制度都要人去執(zhí)行遵守，要開展好保密工作，建立好保密工作檔案，更重要的一條就是要核查，要防微杜漸。特別是涉密文件資料材料歸檔，要按照《保密法》的要求，對制作、收發(fā)、借閱、傳遞、使用、銷毀等各個環(huán)節(jié)的保密管理措施，進行核查，保障各項制度和措施落實，充分發(fā)揮保密工作檔案作用。

用信息化手段提供安全保障。保密工作與信息化的融合逐步得到加強，將保密工作檔案信息化是管理的趨勢，但信息化也存在一定的弊端。一方面要求信息極度安全可控，另一方面要保障計算機終端運行速度快、程序有效。而我國信息產(chǎn)業(yè)起步較晚，防范能力較弱，在很大程度上依賴于國外的產(chǎn)品和核心技術(shù)，使我們的信息安全處于被動狀態(tài)。因此建議采用電子化和紙質(zhì)化相結(jié)合的方式，實現(xiàn)雙向建檔方法。可以有效提高保密工作檔案的安全程度，有利于長久保存。

做好保密工作檔案的幾點想法

保密工作是事關(guān)單位、國家大局的一項工作，來不得半點馬虎。建立保密工作檔案是保密工作的重要內(nèi)容之一，在做好保密工作的同時，更要加強保密工作檔案的保存，要充分發(fā)揮檔案的作用，使檔案工作促進保密工作，達到“雙贏”。

一方面，仍需加強保密工作檔案的交流。保密工作人員在檔案方面的培訓較少，大多數(shù)屬于“半路出家”、邊做邊學，應(yīng)該多開拓視野，促進知識更新，學習新的技能和手段，這樣才能避免建檔時浪費人力、物力，達不到效果。

另一方面，要加強檔案管理的標準化。仁者見仁，智者見智，對于保密工作檔案，同樣會有差異化、多樣化的特點，這就需要有一個完善的、既定的標準要求。標準化是規(guī)范化的關(guān)鍵因素，是做好保密工作檔案的重要保證。

最后，要充分利用信息化。用專業(yè)服務(wù)器代替普通計算機，不僅擴大了計算機存儲空間，也能在一定程度上保障信息安全。如果保密工作檔案也能在服務(wù)器中以電子化手段來實現(xiàn)收集、歸檔，將大大提高工作效率。（中國電子科技集團三十四所）