信息化背景下檔案管理改革初探

郝瑋華

摘 要 伴隨著人類進(jìn)入二十一世紀(jì)，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，迎來了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息化時(shí)代的到來，這使得我國傳統(tǒng)的檔案管理工作無論是在效率和效果上看都已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)在的要求，要想使檔案管理建設(shè)工作能夠更有效地為人們服務(wù)，必須優(yōu)化創(chuàng)新服務(wù)體系。信息化背景下，檔案管理工作也就此面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何建設(shè)科學(xué)、高效的檔案管理工作是我們亟需考慮和解決的問題。文章重點(diǎn)就信息化背景下檔案管理改革策略進(jìn)行研究分析，以供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞 信息化 檔案管理 改革策略 研究

0引言

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，企業(yè)檔案管理信息化，就是利用數(shù)字化、信息存貯、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案、科技檔案、人事檔案等轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的傳輸，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息資源的共享，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

1企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

企業(yè)檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營中必不可少的一個(gè)有效手段，企業(yè)檔案管理不僅是維護(hù)企業(yè)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的有效證據(jù)，也是反映企業(yè)發(fā)展、技術(shù)、成果、經(jīng)營、資源及歷史概貌的重要資料。首先，檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作，只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放。企業(yè)檔案真實(shí)系統(tǒng)地記錄了企業(yè)以往經(jīng)營管理中的經(jīng)驗(yàn)和失誤，有利于促進(jìn)企業(yè)組織管理、經(jīng)營決策的創(chuàng)新；最后，檔案管理信息化可為科學(xué)研究和知識(shí)普及等提供智能化服務(wù)。企業(yè)檔案存儲(chǔ)和記憶了企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)，是企業(yè)文化、知識(shí)的歷史積累。檔案信息化可縮短二次文獻(xiàn)信息的編著時(shí)間，提高檔案信息利用的時(shí)效性，并提供豐富的具有企業(yè)特色的知識(shí)，提升企業(yè)文化。

2信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作改革的原因

2.1適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的需求

隨著我國經(jīng)濟(jì)的高度發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的普及，我國的網(wǎng)絡(luò)通信基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也逐漸完善。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國的網(wǎng)絡(luò)普及率已經(jīng)達(dá)到50.3%，這說明我國有近一半的人口正在使用網(wǎng)絡(luò)這一平臺(tái)。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的完善和移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)速度的不斷加快，促使我國使用手機(jī)網(wǎng)絡(luò)的用戶比例達(dá)到了90%，所以通過手機(jī)網(wǎng)絡(luò)獲取信息已經(jīng)成為人們一種普遍使用的方式，并且這種方式也將成為未來公民的一種生活方式和習(xí)慣。

2.2擴(kuò)大檔案信息利用范圍的需要

以前我們只能通過到檔案館或?qū)ｉT部門實(shí)地查詢檔案的方式獲取檔案信息，空間距離較遠(yuǎn)，路途時(shí)間較長，以及未知的不確定性因素，不僅造成查閱人和檔案工作人員的時(shí)間、精力浪費(fèi)，也極易造成檔案實(shí)體資料的損毀，既妨礙檔案查閱者方便快捷的查找資料，也不能發(fā)揮檔案信息的實(shí)際利用效能。利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化技術(shù)去進(jìn)行檔案管理的改革，促進(jìn)檔案信息的數(shù)據(jù)化、便利化，已成為廣大檔案管理者亟待解決的問題。

2.3便于檔案資料信息的整合

傳統(tǒng)檔案管理方式不僅缺乏科學(xué)合理的分類方法，不同部門在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候也沒有采用統(tǒng)一的管理方式，工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)矛盾大、信息化程度低，都成為制約檔案工作發(fā)展的條件。相關(guān)研究發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)存檔案管理信息網(wǎng)站中有將近30%缺乏有效鏈接及可操作性系統(tǒng)支持。正因?yàn)槿绱?，在保證檔案信息的安全性和真實(shí)性的基礎(chǔ)上，根據(jù)人們的需要去進(jìn)行檔案信息的數(shù)據(jù)化和信息化，建立統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)端口和服務(wù)平臺(tái)，就成為提高社會(huì)公眾查詢資料方便性和快捷性，提高社會(huì)服務(wù)的工作效率和服務(wù)質(zhì)量的首要任務(wù)。

3信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理改革策略

3.1正確運(yùn)用與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，不同的檔案管理部門和管理系統(tǒng)在進(jìn)行檔案管理過程當(dāng)中，往往缺乏統(tǒng)一的管理方式。因此，正確運(yùn)用與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，利用不同檔案管理部門管理方式的特點(diǎn)，有效的促進(jìn)各檔案管理部門之間協(xié)調(diào)發(fā)展，始終是保證檔案信息的安全性、真實(shí)性，進(jìn)一步提高辦公的效率的根本前提。

3.2制定統(tǒng)一的檔案信息化管理制度及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

缺乏統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)會(huì)使我們?cè)谶M(jìn)行信息化和數(shù)據(jù)化管理的時(shí)候遇到很多問題，而由于不同的檔案管理部門有著不同的規(guī)章制度及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，也增加了統(tǒng)一管理過程的復(fù)雜性。因此，在不同的檔案管理部門間建立統(tǒng)一的管理制度及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善和健全與檔案管理有關(guān)的制度體系，就成為保證檔案信息的信息化、數(shù)據(jù)化，促進(jìn)檔案資源的高度共享，提高檔案管理工作效率和社會(huì)服務(wù)質(zhì)量的有效途徑。

3.3逐步構(gòu)建數(shù)字檔案信息服務(wù)平臺(tái)

構(gòu)建檔案信息服務(wù)平臺(tái)，不僅需要具有高速傳輸功能的網(wǎng)絡(luò)，還需要有嚴(yán)格的安全保障系統(tǒng)和軟硬件設(shè)備。利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)促進(jìn)分布在不同單位和部門的檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化和信息化，將實(shí)體、數(shù)字檔案信息資料收集起來并進(jìn)行科學(xué)合理的分類匯總，在遵循檔案信息的保密制度并保證檔案信息安全的基礎(chǔ)上，建立專門的檔案信息查詢平臺(tái)，促進(jìn)資源的高度共享，這樣在保證檔案信息的安全性和真實(shí)性的基礎(chǔ)上促進(jìn)檔案資料的數(shù)據(jù)化和信息化，是提高用戶獲取信息的方便性和快捷性，提高檔案應(yīng)用工作效率和服務(wù)質(zhì)量的重要手段。

4結(jié)束語

綜上所述，信息化背景下檔案管理中出現(xiàn)的這些新變化一方面提高了檔案的管理效率和檔案開放利用的水平，另一方面也對(duì)檔案工作人員提出了挑戰(zhàn)。新時(shí)期的檔案人員不僅要熟練掌握傳統(tǒng)載體檔案管理的方法，還必須不斷強(qiáng)化信息技術(shù)水平，不斷適應(yīng)信息時(shí)代新型載體檔案的管理對(duì)自己提出的要求，這樣才能不斷推進(jìn)檔案事業(yè)的向前發(fā)展，才能保證自己不會(huì)被淹沒在信息社會(huì)發(fā)展的洪流中。

參考文獻(xiàn)

[1] 張莉.信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作的改革研究[J].現(xiàn)代信息科技，2017，1（03）：30-31+34.