醫院文書檔案收集存在的問題及解決

潘攀　李保強

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）4-183-01

摘要 醫院文書檔案管理水平的高低在一定程度上體現了醫院檔案管理的水平。目前，隨著衛生改革的逐步深化，醫院多實行分級管理，醫院服務質量和醫療質量大幅提高，所產生的文書檔案也越來越多樣，文書檔案管理成為一項重要工作?；诖耍疚膹尼t院文書檔案的特點入手，在分析醫院文書檔案收集存在問題的基礎上，提出醫院文書檔案收集完善策略，希望能對我國醫院文書檔案收集工作提供一些有益的參考和借鑒。

關鍵詞 醫院管理 文書檔案 檔案收集

醫院文書檔案管理水平的高低直接關乎醫院檔案資料的質量和完整性。文書處理工作與檔案管理工作具有不同的工作任務，兩者之間既相互獨立，又有著密切的聯系，可以說檔案是文書的歸宿，文書是檔案的來源。在新形勢下，強化醫院文書檔案收集管理具有重要的意義。

一、醫院文書檔案的特點

一是文書檔案載體多樣，內容豐富。文書檔案真實反映和記錄了醫院各方面工作，包括黨群管理、行政管理、科技檔案、會計檔案、各種載體檔案等多個方面，具有豐富的檔案內容。文書檔案還涉及醫院簽訂的各種協議、合同、責任書，民主選舉的選票和選民登記，醫院印發的各種“紅頭文件”，錄音、照片、錄像，電子檔案等。二是文書檔案與文書工作關系密切。文書工作包括文件的催辦、登記、承辦、運轉及收集、整理、鑒定、保管、檢索、提供利用等，是檔案形成的基礎。檔案主要來自文書，檔案工作的基礎和前提條件是文書工作。三是文書檔案管理的重點是保存、收集資料，記錄“歷史”。文書檔案管理主要以記錄人事、事件的文件為管理對象，管理的方法是利用電子或紙質載體記錄信息，同時將這些資料分類別保存于檔案室，并做好檔案的管理、收集、保存、編目編冊、借閱等工作。

二、醫院文書檔案收集存在的問題

（一）收集不及時

對于醫院而言，病例檔案有著非常重要的作用，其不僅是醫院教學的最佳教案、醫療主要依據，也是良好的科研素材。所以，醫院應重視病例檔案保管工作，相關人員應及時整理、收集、歸檔各類材料，并健全相關制度。但目前，醫院對文書檔案的管理卻不夠重視，沒有像管理病例檔案那樣進行管理，不能在第一時間及時收集歸檔，影響到了文書檔案的系統性、連續性和科學性。

（二）范圍不明確

部分檔案管理人員缺乏相關檔案管理知識，對《檔案法》學習不夠，法制意識不強，不明確文書檔案應收集的范圍，導致很多重要的文件資料不能被及時收集，造成珍貴文件的丟失，或者文件殘缺不全等情況出現。也有部分文書檔案在各職能部門分散存放，沒有被及時整理、統一歸檔，導致文書檔案資料的收集存在不安全性和不完整性，制約了文書檔案的有效利用。

（三）缺乏協調統籌

醫院的文書工作與檔案工作通常是分開的，由于兩者缺乏協調統籌安排，導致文書工作與檔案工作出現脫節。部分文書人員對檔案管理工作相關要求不了解，且不愿接受檔案人員的指導監督，在收集文書檔案時會出現文書資料裝訂不規范、文種使用不正確、原稿不齊全等問題，嚴重影響了文書檔案管理的質量。

三、醫院文書檔案收集的完善策略

（一）統一管理

《檔案法》規定，對文書資料的行文、收文程序進行嚴格規范，從文件的產生到起草、核稿、送審、簽發、用印、分發等程序進行嚴格規定。對于文件格式，應根據《國家機關公文處理辦法》統一制定，從文件選用、標題制作、文號編發、正文提煉、主題詞標示等都應嚴格統一。對上級來文，應實行統一管理，做到登記、立卷、傳閱、歸檔，手續齊全，環環相扣。

（二）明確范圍與類型

所有文書檔案都應辦公室把關，明確文書檔案收集范圍和類型，規范字跡載體，根據文書檔案類目進行組卷、整理，確保案卷質量?？茖W建立檢索系統，目錄編號。在完善專題目錄、案卷目錄等檢索系統的同時，進一步完善光盤、計算機等檢索工具。借助網絡擴大信息來源，利用各種方式不斷加強對文書檔案的管理。

（三）完善相關制度

建立“三卡關”、“三納入”、“四同步”檔案收集管理制度?！叭P”指：一是對需歸檔文件簽署意見，加以審查；二是對科研成果等驗收、鑒定時須有檔案管理人員參加；三是對不準確、不完整項目、文件材料不予上報成果、不予驗收?！叭{入”指：一是將文書檔案管理工作納入醫院領導議事日程；二是納入科研、教學、管理人員職責；三是納人年度計劃和發展規劃?！八耐健?，即在檢查、布置、驗收、總結、申報等工作中同時檢查、布置、驗收、總結文書檔案工作。

（四）提高檔案利用率

以件為單位對文書檔案進行組卷，借助計算機加強立卷管理，提高文書檔案利用率。對具有全引目錄且基礎好的案卷，在著錄時應分類標引在全引目錄上，對形式特殊的檔案，應借助計算機程序把地址、人名、時間用案卷目錄直接錄入，再通過計算機統一進行分類編號，以有效提高著錄速度，提升檔案管理水平。

四、結語

做好醫院文書檔案收集工作對于提高醫院管理工作水平具有重要作用，因此要高度重視醫院文書檔案收集工作，做到收集合理、歸檔合理、利用合理，不斷提高醫院文書檔案管理工作質量。