世界級大會的智慧全流程管理

蘇希玲

10月9日，以“融匯思想，共筑未來”為主題的2018世界文化旅游大會峰會在西安開幕。自世界旅游組織、外國駐華使領館官員，世界旅游企業500強、中國旅游企業100強負責人，國內外旅游目的地營銷機構負責人，重點景區、主題公園負責人以及媒體記者等近四百人參加了開幕式。

會議共設置“世界文化旅游大會峰會開幕式”“西安創建世界旅游時尚之都高峰論壇”，以及“無限空間—文旅產業大趨勢”“未來已來—千禧世代旅游目的地營銷戰略”“與世界同行—西安旅游國際化發展”3個論壇等內容，旨在融匯中外思想、東西文化，以開放包容的胸懷、國際化的視野，積極尋求旅游產業發展新機遇，探索旅游業升級轉型之路，共謀新時代旅游業發展未來。

智慧管理 優良體驗

本次大會，秉承智慧辦會的理念，采用數字化全流程的會議管理方式，充分展現了科技在會議管理中所起到的作用。31會議作為數字會務服務單位，為其提供了包含中英文網站、微站、電子簽到系統以及現場制證等在內的全流程大會解決方案，實現了智慧宣傳、智慧注冊、智慧簽到、智慧證件管理等環節，智慧化數字化的管理方式極大的提高了管理效率，也增強了參會嘉賓的參會體驗。

例如，31會議為本次大會提供了中英文版的大會官網，“大會介紹”“會議日程”“會場服務”等頁面詳細展示了本次大會的相關內容。值得注意的是，本次大會官網還搭載了注冊報名系統，在“立即報名”頁面中嘉賓便可實現注冊報名的功能。

31會議的注冊報名系統可以支持多通道多票種的設置形式。例如，本次大會中設置了中英文的報名通道，并設置了普通嘉賓票和贊助商票。在注冊報名時，系統也可實現報名審核的功能。此外，由于本次大會規格較高，安全性要求高、專業性較強，因此在選擇參會嘉賓時會需要審核嘉賓的信息，在審核通過后，系統支持通過短信和郵件的形式為嘉賓發送電子票二維碼，作為參會憑證。

分門別類 有條不紊

不僅如此，對于本次大會的贊助商而言，主辦方采用的定向邀請的方式，贊助商在注冊報名時，只需要填寫定向邀約碼并可實現報名注冊。這樣便于主辦方識別贊助商身份，保證會議的安全有序進行。本次會議，參會群體共分為嘉賓、VIP、VVIP、工作人員等四類人員，針對不同群體，31會議也為其提供了不同的權限配置，并以不同顏色的證件來區分不同的群體類型。在大會開始前，會提前打印好不同類型的證件；在現場嘉賓簽到成功后，可直接打印生成含有嘉賓信息的貼紙，并將其貼紙貼在提前打印好的證件上，這樣就生成嘉賓的專屬證件。智慧化的證件管理，可以避免現場查找的忙亂。高效快捷的管理方式，保證了現場證件管理和嘉賓簽到的有序進行。