基于過(guò)程網(wǎng)絡(luò)的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理探究

馮健文， 林亨斌， 林 璇

(韓山師范學(xué)院 a.計(jì)算機(jī)與信息工程學(xué)院; b.基建后勤與資產(chǎn)管理處，廣東 潮州 521041)

0 引 言

實(shí)驗(yàn)室是高校的基本辦學(xué)條件之一，也是衡量高校辦學(xué)水平、科研能力的一個(gè)重要標(biāo)志。如何充分發(fā)揮投資效益、提高實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的成效，從而更好地為人才培養(yǎng)、科學(xué)研究服務(wù)，是教育管理部門(mén)和高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理工作者需要思考及研究的重要課題。國(guó)內(nèi)不少高校引入了過(guò)程管理、項(xiàng)目管理或多級(jí)管理等方法[1-8]，進(jìn)行了實(shí)驗(yàn)室管理改革探索，并建立了實(shí)驗(yàn)室綜合信息管理系統(tǒng)[9-10]，提高了工作效率和項(xiàng)目質(zhì)量。其中，采用過(guò)程管理方法可使實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目從宏觀決策的角度，統(tǒng)一實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的總體流程和子流程，減少人為因素，明確執(zhí)行者和決策者職責(zé)，充分利用各種資源，達(dá)到既滿(mǎn)足教學(xué)和科研的需求，又能發(fā)揮資金最大效益的效果，因此受到較多關(guān)注[4-6,9,11]。但是現(xiàn)有研究和應(yīng)用存在一些問(wèn)題：多側(cè)重事務(wù)流程化管理，流程與管理分離，忽視過(guò)程全局聯(lián)系；注重硬件資源建設(shè)，忽視實(shí)驗(yàn)室資源的有機(jī)聯(lián)系；注重業(yè)務(wù)流程信息化，忽視質(zhì)量管理信息化；注重完成項(xiàng)目，忽視建設(shè)的有效性論證等。

從過(guò)程管理出發(fā)，提出一種基于業(yè)務(wù)和管理過(guò)程的過(guò)程網(wǎng)絡(luò)，重點(diǎn)討論了采用質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和協(xié)同實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)輔助管理過(guò)程決策的方法，并介紹了構(gòu)建實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理協(xié)同過(guò)程網(wǎng)絡(luò)的步驟。實(shí)踐證明該方法能充分使用各類(lèi)實(shí)驗(yàn)室信息資源，實(shí)現(xiàn)過(guò)程管理全局化、管理職責(zé)角色化、分工組織科學(xué)化、輔助決策協(xié)同化的管理目標(biāo)，提高工作效率、管理力度和建設(shè)效益。

1 過(guò)程管理

1.1 過(guò)程網(wǎng)絡(luò)

過(guò)程是指把資源輸入轉(zhuǎn)化為輸出的活動(dòng)。根據(jù)企事業(yè)單位的業(yè)務(wù)質(zhì)量目標(biāo)，若干個(gè)過(guò)程按某個(gè)執(zhí)行次序形成過(guò)程鏈，若干條過(guò)程鏈組成過(guò)程網(wǎng)絡(luò)。在信息化的要求下，過(guò)程分為業(yè)務(wù)過(guò)程和管理過(guò)程[12]，任何過(guò)程執(zhí)行信息都必須記錄。業(yè)務(wù)過(guò)程的執(zhí)行必然需要與業(yè)務(wù)有關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，而管理過(guò)程不僅負(fù)責(zé)資源的傳輸，還要完成判斷業(yè)務(wù)過(guò)程的完成質(zhì)量，并選擇合適的處理措施。業(yè)務(wù)過(guò)程不涉及決策，管理過(guò)程則必須在設(shè)定的管理規(guī)則下進(jìn)行控制執(zhí)行流程。圖1顯示了一個(gè)包括3個(gè)過(guò)程鏈的過(guò)程網(wǎng)絡(luò)N1。過(guò)程鏈A中，管理過(guò)程AM1根據(jù)規(guī)則選擇執(zhí)行業(yè)務(wù)過(guò)程A2或A3。

圖1 過(guò)程網(wǎng)絡(luò)

1.2 過(guò)程質(zhì)量檢查

業(yè)務(wù)過(guò)程的執(zhí)行情況可通過(guò)質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)衡量，每條過(guò)程鏈中要有相應(yīng)的管理過(guò)程設(shè)置質(zhì)量檢查點(diǎn)，所有檢查均通過(guò)表明整個(gè)過(guò)程網(wǎng)絡(luò)達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

過(guò)程管理信息化要求盡可能實(shí)現(xiàn)質(zhì)量檢查自動(dòng)化，因此要預(yù)先制定定性或定量的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)檢后的處理方案也由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，如圖2(a)所示，在自動(dòng)管理過(guò)程M中有一個(gè)質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于無(wú)法給出支持自動(dòng)管理的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)的情況，則需要在業(yè)務(wù)過(guò)程后增加人工檢查過(guò)程，例如專(zhuān)家論證、復(fù)核等，如圖2(b)所示。這時(shí)質(zhì)檢結(jié)果的處理方案可能有多種，甚至可由人工自定義選擇。

人工檢查容易出現(xiàn)主觀判斷，在該業(yè)務(wù)過(guò)程可以加上判定規(guī)則以及來(lái)自于第三方系統(tǒng)的相關(guān)數(shù)據(jù)，用于輔助人工決策，同時(shí)決策過(guò)程可事后追查、有依據(jù)。第三方系統(tǒng)包括實(shí)驗(yàn)教學(xué)系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)、實(shí)驗(yàn)室基礎(chǔ)信息系統(tǒng)等，在這些協(xié)同數(shù)據(jù)的幫助下，實(shí)驗(yàn)室項(xiàng)目建設(shè)管理演變?yōu)閰f(xié)同過(guò)程管理，可提高業(yè)務(wù)過(guò)程決策的準(zhǔn)確性、合理性和有效性。

2 高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程管理模式研究

2.1 實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程管理目標(biāo)

實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量是實(shí)驗(yàn)室活動(dòng)滿(mǎn)足用戶(hù)需要、期望的程度，與實(shí)驗(yàn)室的活動(dòng)、標(biāo)準(zhǔn)及實(shí)驗(yàn)效果相關(guān)聯(lián)[13]。因此實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理的目標(biāo)首先要考慮參評(píng)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)方案是否能達(dá)到實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量要求。

(1) 過(guò)程管理全局化。實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理是系統(tǒng)工程，分為申請(qǐng)、評(píng)審、招標(biāo)、實(shí)施、考評(píng)等多個(gè)階段，涉及不同級(jí)別的管理部門(mén)，受資金、規(guī)劃、政策等因素約束，必須從全局考慮建立統(tǒng)一的過(guò)程管理流程。

(2) 管理職責(zé)角色化[14]。整個(gè)過(guò)程涉及多個(gè)決策點(diǎn)，要提高審批效率、避免推諉現(xiàn)象，必須按照過(guò)程節(jié)點(diǎn)設(shè)立不同的管理崗位，明確崗位職責(zé)和業(yè)務(wù)執(zhí)行次序，采用崗位角色代替管理人員，提高工作靈活性。

(3) 分工組織科學(xué)化。從整個(gè)過(guò)程工作內(nèi)容看，必須把業(yè)務(wù)任務(wù)分為業(yè)務(wù)過(guò)程和管理過(guò)程，業(yè)務(wù)過(guò)程必須由具備或擁有專(zhuān)業(yè)知識(shí)的角色執(zhí)行，管理過(guò)程應(yīng)由熟悉管理辦法和評(píng)審規(guī)則、具備管理經(jīng)驗(yàn)和素質(zhì)的角色完成，科學(xué)地劃分過(guò)程類(lèi)別和指派崗位角色，可以保障過(guò)程執(zhí)行者的執(zhí)行力和質(zhì)量。

(4) 輔助決策協(xié)同化[15]。決策時(shí)可參考的信息越準(zhǔn)確越齊全，決策結(jié)果就越正確，采用其他相關(guān)的實(shí)驗(yàn)室、教學(xué)、規(guī)劃等數(shù)據(jù)協(xié)同輔助，可以從全局思考實(shí)驗(yàn)室項(xiàng)目建設(shè)的合理性，避免重復(fù)建設(shè)、實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等情況。

根據(jù)上述目標(biāo)，實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程管理應(yīng)該制定統(tǒng)一、全局、科學(xué)的工作過(guò)程網(wǎng)絡(luò)，設(shè)立分工職責(zé)明確的管理組織結(jié)構(gòu)，執(zhí)行科學(xué)全面的績(jī)效考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，并采集足夠、準(zhǔn)確的協(xié)同數(shù)據(jù)提高管理決策的合理性。

2.2 實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理協(xié)同過(guò)程網(wǎng)絡(luò)

過(guò)程網(wǎng)絡(luò)的輸出代表了工作成果。對(duì)于實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理，最終的工作成果應(yīng)是實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量達(dá)標(biāo)，這個(gè)成果是經(jīng)過(guò)多個(gè)前面階段的任務(wù)執(zhí)行和中間成果得到的。要保證成果質(zhì)量，就必須明確過(guò)程網(wǎng)絡(luò)中的工作任務(wù)和質(zhì)量檢查點(diǎn)。下面以實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目評(píng)審工作為例，說(shuō)明如何建立協(xié)同過(guò)程網(wǎng)絡(luò)。

(1) 明確工作成果，劃分過(guò)程鏈。評(píng)審過(guò)程的起點(diǎn)是管理部門(mén)發(fā)布申報(bào)通知和指南，終點(diǎn)是立項(xiàng)結(jié)論及相關(guān)評(píng)審過(guò)程文檔。為了保證工作成果的有效性、合法性，就必須采用嚴(yán)格、多層次的評(píng)審流程。因此劃分為準(zhǔn)備、申請(qǐng)、評(píng)審、審核4個(gè)過(guò)程鏈，每個(gè)過(guò)程鏈應(yīng)該有明確的階段成果，如申請(qǐng)階段的成果是申請(qǐng)書(shū)。

(2) 確定工作任務(wù)，設(shè)立質(zhì)量檢查點(diǎn)。根據(jù)每條過(guò)程鏈的階段工作成果，細(xì)分工作任務(wù)，并初步確定任務(wù)執(zhí)行次序。可先列出典型的工作任務(wù)，再根據(jù)學(xué)校規(guī)定，增加或修改任務(wù)描述。工作任務(wù)要根據(jù)是否需要專(zhuān)業(yè)知識(shí)和決策，劃分為業(yè)務(wù)過(guò)程和管理過(guò)程。每個(gè)管理過(guò)程代表一個(gè)質(zhì)量檢查點(diǎn)。例如建設(shè)單位負(fù)責(zé)人收到本單位的申請(qǐng)書(shū)后，需要決策是否同意申報(bào)，由于申請(qǐng)書(shū)內(nèi)容的審查需要較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，所以設(shè)立一個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程“檢查項(xiàng)目合理性”，在得到明確的合理性判定結(jié)果后，單位負(fù)責(zé)人執(zhí)行審批管理過(guò)程進(jìn)行決策。那么單位負(fù)責(zé)人的決策過(guò)程信息就被記錄下來(lái)，作為監(jiān)察和數(shù)據(jù)分析使用。

(3) 找出崗位角色，分配工作任務(wù)。根據(jù)業(yè)務(wù)流程來(lái)指派部門(mén)崗位角色，可避免部門(mén)崗位變化對(duì)業(yè)務(wù)流程影響。通常一個(gè)決策管理過(guò)程屬于某個(gè)崗位角色，按照這個(gè)方法可依次指定相關(guān)管理部門(mén)。如“審查項(xiàng)目預(yù)算合理性”任務(wù)，可能屬于財(cái)務(wù)部門(mén)。

(4) 收集質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和協(xié)同數(shù)據(jù)，確定決策方式。決策管理過(guò)程質(zhì)量檢查點(diǎn)對(duì)于過(guò)程的工作成果有關(guān)鍵的影響，因此要高度重視質(zhì)量檢查的依據(jù)以及可靠性。管理辦法、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則、技術(shù)指標(biāo)等是理想的檢查依據(jù)，可以采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)審查的方式。當(dāng)計(jì)算機(jī)難以得出穩(wěn)定可信的評(píng)審結(jié)論時(shí)，應(yīng)采用人工審批加上可靠的協(xié)同數(shù)據(jù)輔助。在圖3中，共有9個(gè)決策檢查點(diǎn)，其中包括4個(gè)自動(dòng)審批和5個(gè)人工審批。計(jì)算機(jī)自動(dòng)審批接近50%比例，所有人工審批都有協(xié)同數(shù)據(jù)輔助。協(xié)同數(shù)據(jù)主要包括實(shí)驗(yàn)室信息資源、建設(shè)規(guī)劃、工作重點(diǎn)、專(zhuān)家意見(jiàn)等。實(shí)驗(yàn)室信息資源有同類(lèi)或相近實(shí)驗(yàn)室使用情況、實(shí)驗(yàn)使用學(xué)生情況、實(shí)驗(yàn)教學(xué)文件、實(shí)驗(yàn)管理人員及教學(xué)師資、實(shí)驗(yàn)室場(chǎng)地情況等。在教務(wù)部門(mén)的“檢查項(xiàng)目用途合理性”業(yè)務(wù)過(guò)程中，采用了實(shí)驗(yàn)室教學(xué)管理系統(tǒng)提供的全校相近實(shí)驗(yàn)室的使用數(shù)據(jù)，包括面向?qū)I(yè)、學(xué)生數(shù)、利用率、設(shè)備、師資隊(duì)伍、產(chǎn)出成果等。如果已有類(lèi)似實(shí)驗(yàn)室且利用率較低，那么教務(wù)部門(mén)傾向于給出不同意立項(xiàng)的結(jié)論。

(5) 優(yōu)化結(jié)構(gòu)，實(shí)例測(cè)試。過(guò)程網(wǎng)絡(luò)制訂好后，應(yīng)召開(kāi)相關(guān)部門(mén)進(jìn)行論證和完善，并使用3個(gè)以上不同類(lèi)型的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目例子進(jìn)行模擬運(yùn)行。測(cè)試時(shí)，不僅要考察流程結(jié)構(gòu)合理性，還要查看過(guò)程信息記錄的完備性，尤其是決策管理過(guò)程檢查點(diǎn)相關(guān)的信息。如可能，應(yīng)記錄每個(gè)任務(wù)的執(zhí)行時(shí)間，分析工作效率和執(zhí)行瓶頸，以作進(jìn)一步的優(yōu)化工作。

3 信息化實(shí)踐

從2014年起，學(xué)校在教務(wù)部門(mén)和資產(chǎn)管理處等牽頭下，組織網(wǎng)絡(luò)中心、計(jì)算機(jī)學(xué)院等，以實(shí)驗(yàn)室資源為核心，啟動(dòng)實(shí)驗(yàn)室資源管理服務(wù)(LRMS)建設(shè)。實(shí)驗(yàn)室教學(xué)管理系統(tǒng)至今已使用3年，采用Web Service接口對(duì)外提供實(shí)驗(yàn)教學(xué)數(shù)據(jù)共享。實(shí)驗(yàn)室項(xiàng)目協(xié)同管理系統(tǒng)在2016年投入使用，全部采用開(kāi)源技術(shù)，使用JAVA語(yǔ)言開(kāi)發(fā)，基于struts2、Hibernate 、Spring2.5三大主流開(kāi)源框架設(shè)計(jì)，數(shù)據(jù)庫(kù)使用MYSQL。主要采用過(guò)程管理方法對(duì)實(shí)驗(yàn)室項(xiàng)目申報(bào)業(yè)務(wù)進(jìn)行全面管理，有效規(guī)范申報(bào)工作的流程，提升項(xiàng)目申報(bào)質(zhì)量、評(píng)審效率，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施和建設(shè)效率有效監(jiān)控，滿(mǎn)足科學(xué)高效管理、文件歸檔、協(xié)同管理和決策支持需要，具有操作簡(jiǎn)單、響應(yīng)速度快、擴(kuò)充能力好的優(yōu)點(diǎn)。

4 結(jié) 語(yǔ)

實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理是一個(gè)綜合性工程，應(yīng)使用科學(xué)的方法對(duì)項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)階段，按照相應(yīng)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行過(guò)程控制管理，使其更加高效有序。本文討論了過(guò)程網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，以及過(guò)程管理中采用實(shí)驗(yàn)教學(xué)、實(shí)驗(yàn)室設(shè)備資源、項(xiàng)目庫(kù)等協(xié)同數(shù)據(jù)，為項(xiàng)目立項(xiàng)提供輔助決策的新思路。在人工智能和智慧教育時(shí)代，大數(shù)據(jù)分析、互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)將引入實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理領(lǐng)域，增強(qiáng)管理的有效性和智能化水平。