檔案基礎工作與檔案管理現代化

雷曉婷

摘 要： 檔案管理工作是若干相互聯系、相互作用的業務環節組成的有機整體。檔案基礎工作是實現檔案管理現代化的先決條件，檔案現代化管理是實現檔案自身價值的技術手段。實現檔案管理現代化既是一項新型事業，又是一項復雜系統工程，應進一步提高對檔案管理現代化工作的認識，扎扎實實地做好每一項具體工作。

關鍵詞： 檔案管理 基礎工作 檔案管理現代化

近20年來，以計算機技術為核心的檔案管理現代化使檔案工作發生了新的變革，檔案信息存儲、加工管理、利用等一改傳統方式，正邁向信息化、網絡化時代。陜西省國土資源資料計算機檔案管理應用是從2002年開始的，經過廣大檔案工作者的努力，計算機檔案管理從無到有，取得了可喜的成就，各項基礎業務建設有了很大的提高，通過了省檔案局歷年的檔案工作達標考評，均被評為檔案管理達標優秀單位。但在基礎業務工作中仍還存在檔案不及時、檔案材料不齊全、檔案質量差等問題。本文擬對檔案基礎工作與檔案管理現代化的關系談談認識。

1.檔案基礎工作

檔案工作作為維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業已經成為國家各項事業中必不可少的環節和重要組成部分。

基礎工作是實現檔案工作根本目標的保證。收集工作是檔案基礎工作中的基礎，做不好檔案的收集工作，就沒有完整的檔案，也就不會有健全的檔案工作。只有經過檔案的整理工作，才能將處于零亂的檔案條理化。只有經過檔案的鑒定工作，才能去偽存真，保證有價值的檔案有效保管，維護檔案的系統性、完整性。檔案的檢索、編研和利用等都是建立在基礎工作之上的，與基礎工作各個環節相互依存和促進，整個檔案工作是一個完整的動態性系統，是按照一定規律運行的。

在不同的時期，不同的條件和科學技術發展狀況下，檔案管理的原則、制度、手段等有很大的差異，但是整個檔案管理工作是呈逐步發展趨勢的。從簡單的收集、整理、保管等傳統手工管理到傳統與現代方法、技術相結合的管理，直到完全實現自動化管理，經過漫長的歷史過程。我們館的檔案管理從2002年個別崗位開始使用微機建立檔案數據庫，進行目錄管理，到現在各門類檔案室都利用微機對檔案進行管理，全部可提供檢索、編目、統計等各種功能，部分實現全文檢索，提高了工作效率和工作質量，為全面實現檔案管理現代化準備了必需的條件，打下了良好的基礎。

2.檔案管理現代化

檔案管理現代化是在檔案實體管理、研究和檔案信息檢索、傳輸過程中，運用光學掃描復制、文字圖像壓縮、紙質與磁性材料管護、磁盤與光盤大容量存儲、計算機高速智能檢索、通信網絡遠程信息傳輸等現時所能提供的一切先進技術，實現文字、圖片、音像等不同檔案信息的系統化、規范化、科學化管理。

實現檔案管理現代化是當前檔案工作者普遍思考和關注的問題。檔案管理自動化是指技術手段、計算方法上的現代化，包括檔案工作應用現代先進的設備和技術。如電子計算機、微縮復制技術、聲像技術、檔案傳輸技術、電視監護、報警設施、現代化通信技術和各種保護檔案技術等。這是檔案管理現代化最基本的條件和要素。只有應用現代管理手段，應用先進的技術和設備進行科學管理，不斷提高工作質量和工作效率，使檔案技術工作、貯藏保護、提供利用等工作達到現代化水平，才算是真正實現檔案管理現代化。

目前各種先進設備和技術已經被應用于檔案工作，它們給檔案管理帶來的好處是明顯的。應用縮微技術，使檔案保存空間大大縮小。利用計算機的快速處理、大規模存儲及遠距離傳輸技術，實現檔案的自動化管理。具體包括檔案的自動著錄、自動索引、自動編制目錄索引和各種檢索工具、檔案自動借閱管理、檔案的自動統計、檔案信息檢索傳輸網絡、檔案管理環境的監測和自動控制等。計算機的應用對檔案信息的處理產生了巨大的影響。1.檔案載體從傳統的紙張變為膠片、磁帶、磁盤、光盤等。2.傳遞方式從手翻眼看和物理載體的傳遞到使用自動手段，超越時間和空間的限制檢索和加工傳遞檔案信息，使檔案工作者從繁重的手工勞動中解放出來，同時極大提高工作質量和效率。

以計算機為主的新技術和新方法的采用，不僅推動了傳統檔案管理技術和方法的改變，還使檔案工作建立在全新的技術基礎之上。

3.檔案業務基礎工作與檔案管理現代化管理的關系

檔案管理現代化涉及的技術比較復雜，所依據的理論有許多超出傳統檔案學理論范疇。檔案現代化的工作方式和傳統手工方式有著密不可分的聯系，必須處理好它們的關系，才能真正把檔案工作搞好。

3.1檔案基礎工作是實現檔案管理現代化的先決條件

檔案工作的基本原則是：集中統一地管理國家全部檔案，維護檔案的完整與安全，便于黨和國家各項工作的利用。沒有扎實的基礎工作，這一原則是很難實現的，只有通過收集才能豐富館藏，如果收集工作做不好，館藏不豐富，內容單一，那么如何維護黨和國家歷史的真實面貌，有價值的檔案該接收的未能接收，大量散存于社會上，甚至被銷毀，如何體現統管理；檔案整理不系統、不科學、不規范，如何滿足利用者的需求；在利用的同時，伴隨著對檔案某種程度的破壞，何言檔案的完整與安全；檢索工具粗糙、簡陋，怎能在浩如煙海的檔案中查到所需的材料；收集、整理、鑒定、保管、保護工作長期處于原始條件下，何談檔案管理現代化及業務建設，更談不上為利用檔案信息資源創造更好的條件。檔案基礎工作在檔案業務建設中具有重要的地位，特別是檔案的整理工作，檔案工作的標準化、規范化則是采用先進科學技術手段開發檔案資源技術保障，檔案業務基礎工作不做好，檔案現代化管理就很難順利進行。

3.2檔案自動化、現代化管理是實現自身價值的技術手段

我們搞檔案管理現代化是為了更充分地發揮檔案信息資源在社會主義現代化建設中的重要作用，以適應國家發展的需要。我們遵循的是維護檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命的宗旨。因此，無論多么先進的設備，多么新型的技術只是作為輔助手段、服務方式。采用新技術、新方法替代煩瑣的手工勞動，增加工作數量，提高質量，使手工勞動減少到最低程度；運用自動化、智能化技術改造那些不規范的檔案管理工作，使之更適應先進的技術和設備。

檔案管理自動化、現代化水平的提高，是以做好扎實的、符合其要求的檔案業務基礎工作為前提的。而做好基礎工作，則要依靠管理水平的提高和技術的進步，它們一個是條件、基礎，一個是手段、方法，實屬相輔相成的關系。沒有基礎，條件不成熟，再先進的技術也無用武之地。反之，基礎再扎實，條件再優厚，不與先進科學技術結合，永遠停留在傳統手工操作水平，不僅難以滿足各方面日益增長的客觀需要，而且最終會被時代所拋棄。只有把兩者有機結合，從檔案管理現有基礎出發，注意吸收先進的管理科學和其他學科的新思想、新方法、新技術，并將它們與檔案管理傳統方法、技術結合起來，才能使檔案工作更加具有生命力。

4.處理檔案基礎工作與檔案管理現代化關系時應注意的問題

4.1解放思想更新觀念

在實現檔案管理現代化的過程中，各級檔案主管部門，特別是部門領導者、決策者，要充分認識檔案自動化管理的重要性、迫切性，認識到它是實現檔案現代化管理的保證條件，是檔案事業發展的必然趨勢。從檔案工作實際出發，抓好基地工作，實現檔案管理現代化。

4.2加強人才的培養

檔案管理現代化是一項內容復雜的綜合性工作，除了需要配置電子計算機、編制相應軟件外還要求檔案工作者適應新的工作條件，探索新的工作方法，進行一系列新的檔案學研究。檔案工作的好壞與檔案工作素質的高低是密不可分的。要搞好檔案工作，必須有能適應檔案管理工作需要、具有一定素質的合格檔案工作者。檔案的現代化管理是跨許多專業，具備綜合知識的管理工作，是一種需要研究和運用科學技術的智能勞動，是一項專業工作，一項系統工程，不僅涉及現代管理的技術設備，而且涉及檔案事業深層次的改革。要培養和任用具有合理知識結構的檔案工作人員，這是實現檔案現代化管理的組織保證。

5.結語

實現檔案管理現代化既是一項新型事業，又是一項復雜系統工程，應進一步提高對檔案現代化工作意義和迫切性的認識，扎扎實實地做好每一項具體工作。同時，根據檔案事業發展形勢，結合檔案工作中存在的問題，制定出切實可行的措施、辦法。

參考文獻：

[1]李喜梅.淺談檔案管理現代化[J].中州煤炭，2007（05）.

[2]劉淑華.檔案管理現代化的現狀與對策[J].甘肅廣播電視大學學報，2002（04）.