加快醫院人事檔案管理信息化建設的若干思考

文/汪媛媛

加快醫院人事檔案管理信息化建設的若干思考

文/汪媛媛

秦皇島市第一醫院

醫院人事檔案管理怎樣適應社會發展要求，面對新的挑戰，是當前人事檔案管理人員需要考慮的重要問題。人事檔案管理的最終目的是實現人事檔案的充分利用，為醫院的各項管理提供決策的依據和科學的信息。人事檔案信息化管理是醫院管理工作中的一個重要組成部分，建立建全醫院人事檔案信息化管理系統，充分發揮人事檔案信息化的作用，使人事檔案工作更好的服務于醫院全局。

醫院；人事檔案；信息化

醫院人事檔案是對院職工的學歷變動、工資增減、職稱晉升、政治面貌、家庭和社會關系、職務變遷等方面的反映。很長一段時期醫院人事檔案管理主要是對實體檔案資料的保管維護、簡單整理，其工作內容非常單一，在材料收集上較為被動，也不夠及時。人事檔案管理沒有遵循其動態性規律，從而讓醫院職工的技術水平在人事檔案中得不到應有的體現，無法真實而全面地反映出醫院職工的當前狀態。

在人事檔案管理中，必須要實行動態的管理模式。首先，新的人事檔案內容必須是員工各階段的真實狀態的反映，不僅要體現其個人特色（如醫德醫風），還要體現其專業技術水平（如科研成果、技術專長）。其次，隨著醫院及個人的不斷發展，人事檔案中還要及時補充一些體現社會發展、個人特色的新內容。體現個人特色的新內容主要包括如病人滿意度、為人信用度一類的誠信材料，或者是相關考核材料，如職業道德、政治思想水平的考核，專業技術水平的考核，工作態度的考核，工作業績的考核等。第三，在人事檔案中要及時增加能體現個人醫療技術水平的內容，如個人專業技術水平在國內外的影響力及地位、新技術使用情況等。第四，將個人的學歷材料、獎懲材料、工資情況、職稱材料等及時歸檔。只有這樣，通過檔案查閱，才能得到全面的、準確的當事人信息，才能實現人事檔案真正的、全面的動態管理。

1 信息化在人事檔案管理中的作用

在辦公自動化、人事制度改革的不斷深化和推進下，微觀管理、宏觀調控、人才預測、科學決策等工作對人事檔案管理信息系統的依賴性將更強。所以醫院必須要構建起計算機網絡，盡早實現人事檔案的現代化管理。建立人事信息管理網絡系統，能有效提高其工作效率、改善服務質量，并能進一步加強人事管理。

信息化管理會提高醫院人事檔案工作的準確性和工作效率，使人事管理部門可以迅速準確查找到符合某些特定條件的人選，避免象以前傳統陳舊的查找檔案柜、一個一個檔案袋翻找的方式，大大節省了人力和時間，避免繁雜重復勞動，提高工作準確性和工作效率。如按姓名、科室、職稱、工資等檢索條件，通過計算機運算速度快、超強的統計分析能力，精確、快速呈現所需要的各類信息數據，靈活自動生成各種所需要的統計報表、數據表格和詳細名冊，還可以按條件自由打印，避免手工抄寫可能出現的人工失誤，存檔保存的材料和向上級呈報的各種報表整齊、美觀、準確性高。醫院人事檔案信息化管理更可以便捷及時更新職工最新信息，保證人事工作的準確性、時效性。大量的人事檔案信息保存在光盤、U盤、硬盤上，避免浪費大大節省了資源。同時還可以發揮網絡優勢，實現人事信息和公務文件電子郵件傳輸，使醫院人事檔案管理工作逐步走向現代化、制度化和規范化。

2 健全與完善醫院人事檔案信息化管理系統

人事檔案信息化管理系統便于了解醫院每個員工的具體情況，全院員工的綜合情況。目前我院人事檔案信息化管理系統主要包括：員工自然信息如出生日期、參加工作時間、學歷演變、職稱演變等情況；調入、調出、退休員工的信息；職工醫療保險、養老保險、公積金、月工資庫；各式各樣數據的統計、報表等等。為了使人事檔案管理更好地服務于醫院全局，應健全與完善以下幾點：

2.1加強各級領導對人事檔案信息化的重視。充分認識醫院人事檔案信息化管理的重要性，更好地發揮信息化在人事檔案管理工作上的作用，在經濟上、工作上多方面為其提供有利條件，全面提高人事檔案信息化的現代化管理水平，保證醫院人事檔案信息化管理的健康有序發展。

2.2 選用科學合理的檔案管理軟件系統。醫院應該由上而下制定一套統一的數據庫，便于醫院各部門之間信息資源共享，一套科學合理的人事檔案信息化管理系統，能夠保證人事檔案數據的完整和準確性，更好的發揮信息化在人事檔案管理方面的作用，加快推進人事檔案信息化管理工作。

2.3重視人事檔案信息化系統的日常維護和安全。數據庫中的信息必須保證其真實性，數據庫中的員工信息與實際情況必須相符，信息要做到及時更新。人事檔案信息化系統涉及到每個職工的個人信息、醫院的綜合情況，應及時進行數據庫數據備份，配置最新的硬件設施，隨時維護數據庫安全，防止因網絡病毒感染引起數據泄露，做好人事檔案信息化數據的保密工作。

2.4對從事信息化管理的人員加強知識更新和業務培訓。加強人事干事的政治素質和業務的培訓，多組織專業培訓、進修學習，也可以自學等形式，提高人事干事的信息化水平和工作能力，同時從思想上樹立科學的發展觀，保證信息化的良好工作狀態，適應新時期醫院人事檔案信息化管理工作的需要，努力建立一支高素質人事檔案信息化管理隊伍。

在醫院人事檔案管理工作中采用信息化管理，擺脫了陳舊繁瑣的手工方式，減輕了勞動強度，提高了辦公效率，滿足了新時期醫院人事管理工作的需要。醫院人事檔案信息化管理是一項時間長、任務重的工作，加強人事檔案信息化的建設，推進檔案信息化的現代化管理，迎合了新時期醫院的改革發展方向，為醫院的持續發展奠定堅實的基礎。

[1]李芝.人事檔案信息化管理之我見[J]. 科技創新導報；2009，14：161.

[2]譚善梅.發揮醫院人事檔案信息在人力資源管理中的作用[J]，中國病案；2008，5（9）.

[3]胡玉蛾，淺析數字化信息在人事檔案管理中的應用[J].中醫藥管理雜志；2011（7）：689.