提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略分析

文/裴杰

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提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略分析

文/裴杰

福建省寧德市蕉城區三都澳經濟開發區管委會

轉眼間一年時間已然過去，回首過去一年的工作，在企業領導的關懷和領導之下，企業內部管理工作取得了巨大的工作成績。作為辦公室文秘工作的我，更深刻感覺到文秘工作的工作質量和水平，對于企業內部管理工作水平的巨大影響作用。文秘工作不僅需要具備處理各種繁冗事物的處理能力，還需要具備良好的溝通能力和協調能力，只有將自身具備的綜合技能進行全面展現，才能夠通過自身工作的有序開展，為企業內部綜合工作水平的提升奠定基礎。通過自身對于既往工作經驗的總結，認識到提高辦公室文秘工作質量和水平的重要意義，并分析提升其工作質量和工作水平的有效策略。

1 提高辦公室文秘工作質量和水平的重要性

在企業管理工作中，辦公室是開展企業管理工作行為、各部門開展行政工作的主要場所，同時也承擔者企業生產運營環節的各項處理行政工作，工作內容繁雜、工作量也相對較大。文秘崗位工作人員需要及時將自身的工作情況向主管領導進行傳達，匯報各項工作的進展，有需要將上級主管領導的管理決策、工作任務向下級工作人員進行傳達，重視細節工作問題的落實。辦公是工作不僅需要處理各部門工作內容之間的協調關系，也需要實現對于不同工作人員之間的溝通和協調，為企業的對外運營活動奠定工作基礎。文秘崗位工作人員的工作質量和工作水平對于促進企業內部管理工作的開展具有重要意義，因而企業需要重視文秘工作崗位，重視提升相關工作人員的工作質量和水平，以促進企業內部管理工作水平的提高，有助于促進企業的持續發展。

2 辦公室文秘工作的基本工作原則

文秘工作崗位是企業內部崗位中的關鍵控制環節，文秘工作人員開展相關工作也需要嚴格遵循崗位的基本工作原則。辦公室文秘工作的基本工作原則包括以下方面：其一，嚴格執行上級主管部門的命令、保證企業上下級之間的良好溝通關系，企業管理工作行為的開展需要其管理決策以及命令的下達為基礎，文秘工作的首要工作職責便是對領導的命令進行傳達，保證企業內部上下級之間有效的信息溝通，協調上下層之間的組織凌達關系，促進企業運營活動的有序開展；其二，努力提升自身的崗位工作能力和職業素質，結合企業實際的生產運行活動，對于崗位工作內容進行合理安排，能夠體現出文秘工作崗位所需要的職業素質，促進自身辦公質量和工作效率的提升；其三，恪守職業道德和崗位規范，文秘工作能夠直接接觸到企業管理層，對于企業的未來發展規劃以及重大經濟行為等工作內容都能夠有所了解，而這些內容都直接關乎企業經濟利益的實現以及未來發展，文秘便需要恪守職業道德和崗位規范，約束自身的言行，能夠將企業利益置于首位，面對繁雜的工作內容，也能夠秉持認真嚴謹、耐心負責的工作態度，根據企業的相關規范和崗位工作制度開展崗位工作。

3 辦公室文秘需要提升的專業素養

3.1嚴格遵守企業的管理工作制度

身為企業辦公室的一名文秘工作人員，所需要具備的最基本職業道德便是能夠嚴格按照企業管理工作制度行事。由于文秘崗位的工作內容相對較多，因而需要工作人員能夠盡量早到辦公室開展工作，避免出現遲到、早退等現象的發生。文秘工作能夠提前到崗，能夠結合工作內容進行系統性的工作規劃，對工作時間、工作內容進行全面掌控，同時也可以以自己良好的工作準備為基礎，為領導營造良好的辦公環境，對領導的工作進行合理的安排，避免由于時間急促而導致工作失誤的現象發生，影響辦公室的工作效率和工作質量。文秘對工作內容和工作時間進行科學合理的安排，能夠為自身全天的工作狀態奠定良好的基礎。

3.2具有大局利益為重的價值觀念

作為一名辦公室文秘工作人員，難免會在工作環節中遇到諸多工作壓力和阻力，當自身在工作中感覺受到委屈時，文秘工作人員需要敢于接受考驗、面對挫折，將大局利益作為自身工作的工作理念，凡是以企業利益為出發點，能夠個人對于工作的不滿和委屈都置之度外，踏踏實實的投入到本職工作中，在工作中尋找自身的個人價值體現，體現自己勞動付出所收獲的豐厚工作成果。

3.3提升自身的辦事效能

工作效能是衡量自身文秘工作價值和工作能力的重要標準，如果文秘工作人員每天進行大量的辦公室工作，但是卻忽視工作質量，那只能夠將其工作視作為無意義的工作，工作效能直觀反應工作質量。文秘工作人員提升自身工作效能的方式體現在以下方面：其一，時刻保持自身飽滿的工作熱情、提升崗位工作積極性，文秘工作工作內容較為枯燥，因而需要崗位工作人員能夠具備極高的工作熱情，提升自身崗位工作的主觀能動性，通過思維意識帶動行為意識的發展，促進其工作效能的提升，如文秘工作人員為上級領導撰寫發言稿的工作任務，文秘工作人員具備良好的文字功底，但也需要其能夠將積極的工作態度應用于工作中，將自身的思維充分調動起來，以提升自身的發言稿寫作質量，而如果工作人員在還未開始寫作便已經存在厭煩情緒和心理，則會嚴重影響其撰稿質量；其二，文秘工作人員需要對自身的專業技能進行持續更新，文秘工作人員需要在崗位工作中解決各種問題，因而文秘工作的自身專業技能也需要持續滿足其工作的發展要求，積極進行自身專業技能的更新，及時了解企業經營發展的外部政策環境變化，適應文秘工作方式的轉變，應用各種互聯網工具和軟件輔助自身工作的開展，以實現自身解決問題能力的提高。

3.4重視自身的辦事效率

文秘工作人員在崗位工作中還需要重視提升自身的辦事效率，能夠更好的為領導者分擔工作壓力。其一，文秘工作人員要積極與上級主管領導進行信息溝通，文秘工作的重要工作任務使幫助主管領導下達工作任務，文秘工作人員需要針對工作任務的內容向領導進行確認，詢問其落實相關任務的意見，在任務的傳達過程中可以結合任務的執行發表參考性意見，但僅限于參考，對于自身崗位職責范疇內的事情嚴格落實，通過良好的溝通避免工作中出現失誤；其二，有計劃的開展相關工作，文秘工作任務量巨大，其中不乏工作內容具有時效性要求，因而文秘工作需要對自身的工作內容進行合理編制，制訂較為全面的工作計劃，避免工作中出現疏漏或者重復性工作的發生；其三，文秘工作人員需要具有一定的前瞻意識，結合自身的工作經驗，能夠對可能產生的工作任務量進行預估，有計劃、有步驟的進行組織安排，通過工作時間和工作內容的組織優化，提升辦事效率。

4 提升辦公室文秘工作質量和水平的有效策略

4.1建立完善的獎懲工作制度

企業為實現理想的內部管理工作效率，需要結合文秘工作的特殊性，以及其他崗位工作內容的復雜性，建立切實可行且行之有效的獎懲工作制度，通過賞罰分明的工作制度的落實，提升辦公室文秘工作人員的積極性。特別對于文秘工作崗位而言，通過獎懲工作制度的落實，能夠調動和提高其崗位競爭工作意識，可以與自身的既往工作業績競爭，也可以與其他同崗位工作人員進行競爭，競爭意識的確立能夠有效調動文秘工作的主動性。獎懲工作制度的落實還能夠發揮一定的警示作用，在懲罰機制中，使文秘工作人員能夠積極反思自身在工作中存在的不足之處，并積極進行自我完善。獎懲工作制度的制訂需要保證其科學性和合理性，進而保證獎勵以及懲罰等工作決策的制訂能夠發揮其應用價值。

4.2提升文秘工作人員的創新意識

不斷的創新是促進工作獲得持續發展的源動力，文秘工作人員也需要重視自身在工作理念、工作內容以及工作形式上的創新，只有持續性的創新和革新才能夠將落后的工作模式和工作方法淘汰，基于滯后工作方法中體現的弊端，積極尋求工作方法的完善策略，以促進工作效率和工作質量的提升。

4.3組織文秘工作人員進行職業技能培訓

企業需要定期組織文秘工作人員參加業務培訓，使其綜合職業技能能夠得到提高。文秘工作對于其工作技能具有較高的要求，通過業務培訓能夠使其對企業生產經營管理工作中需要重視的經濟、文化、政治等內容有所了解，提升自身的解決問題能力和辦事效率，通過專業理論知識的發展帶動行為能力的提升，為文秘工作質量的提升提供保證。

4.4進行合理的人力資源配置

企業的人力資源管理工作也是企業管理工作的重點，合理的人力資源配置更是提升企業文秘工作效率的基本保證。企業需要結合自身工作量進行合理的文秘人數配置，使文秘工作人員能夠在本職崗位中有條不紊的開展崗位工作，人員配置較小，導致文秘的工作量過大、工作任務過于集中，很容易導致其在工作中出現疏漏、錯誤等不良問題，而過多的人員配置則又容易導致文秘工作人員在崗位工作中出現懈怠心理，影響其工作效率和質量，因而合理的人力資源配置使提升文秘工作質量的保證。

辦公室文秘工作肩負繁冗的工作任務和巨大的工作壓力，文秘工作人員要提升對自身的職業素養要求，通過個人能力的提高提升文秘崗位工作的適應能力。同時企業也需要結合文秘工作的實際崗位工作情況，建立完善的獎懲制度、提升文秘工作人員的創新意識、重視對文秘工作人員進行業務培訓、進行合理的人資源配置，以促進辦公室文秘工作水平的提高。

[1]裴杰（1966—），男，福建省寧德市人。大專，現有職稱：技師。