關于新建本科院校二級學院辦公室規范化管理的幾點思考

顧 珺 劉 艷

（徐州工程學院化學化工學院，江蘇 徐州 221000）

適應地方經濟建設及社會發展需要，我國通過合并、升格、新建等方式建立了一批服務地方和行業發展的本科院校。據2017年教育部高等教育教學評估中心發布的《中國本科教育質量報告》顯示：20世紀以來，新建本科院校678所，占全國普通本科高校1219所的55.6%，新建本科院校已實實在在地占據了我國高等教育的“半壁江山”。

新建本科院校管理體制大多采用校院分開的二級管理模式。二級學院辦公室一般都是綜合辦公室，其工作不僅要做好行政工作，還要協助學院黨委完成黨務工作，校級職能部門的對口工作絕大多數也是由綜合辦公室牽頭完成，因此如何做好二級學院綜合辦公室工作，更好地服務師生、服務教學就顯得尤為重要。本文根據作者在擔任綜合辦公室主任中遇到的問題，就二級學院辦公室規范化管理提出一些意見建議。

一、二級學院辦公室主要工作及特性

1、二級學院辦公室主要工作是圍繞學院中心工作開展的，不僅要協助學院黨委和行政對學院內部各部門行使管理職能，還要與學校各職能部門聯系，承辦相應對接工作。對內直接服務學院師生，對外承擔溝通聯絡任務，具有上傳下達，下情上報的職能，是二級學院的窗口部門，其最大的工作特點是具有很強的服務性。

2、二級學院辦公室作為學院的職能部門，其具體工作是通過計劃、組織、落實、檢查、總結等手段把學院黨委、行政的工作思路付諸實施，同時要協助教務部門、教研室、實驗室、學生工作部門、黨團組織完成相關工作。因此其工作特性是具有很強的輔助性。

3、二級學院辦公室工作特性和服務對象的廣泛性使其成為學院和校內外各部門及個人、團體信息交流、工作溝通的服務站，需要與各級機關、各類人員接觸，需要發揮協調作用，成為各項工作順利完成的潤滑劑，因此其工作內容具有很強的協調性。

二、二級學院辦公室工作中存在的主要問題

（一）工作任務繁雜，突發情況多，工作壓力大

新建本科院校二級學院辦公室普遍建立時間短，隨著學校事業的發展，各項要求越來越規范、細致，加之辦學規模逐漸擴大，服務對象不斷增多，在校、院二級管理的方式下，很多工作均需辦公室牽頭完成，對外大到年度各類計劃、總結的制定、落實，校職能部門各類報表、材料的上報、歸檔，對內小到辦公用品的采購、發放，一支筆一張紙的使用均須辦公室予以落實；行政工作大到學院各類會議的組織、記錄、落實，各類公文的簽收、整理、歸檔，學院文件的草擬、印發、上報等均需辦公室完成，小到桌椅板凳的維修、日光燈管的更換也由辦公室牽頭完成或者協調解決。隨著學校OA辦公系統的不斷完善，每個教工都可按自己校園網用戶賬號在后勤網站進行維修報修，可大部分老師還是習慣找辦公室協調，辦公室工作人員往往一人要同時接受多個部門的工作安排，電腦上很多時候是WORD和EXCEL同開，短信通和QQ群齊閃，任務繁雜，疲于奔命。

（二）管理機制不健全，規章制度不完善，工作無章法

由于建立時間短，很多二級學院辦公室缺乏適應本學院特點的管理制度，規章制度不完善，工作往往憑經驗，或依據校級辦公室的規章制度作為辦事準則，導致有些工作無法照搬經驗或方法，影響工作效率，甚至帶來安全隱患。比如學院在印章管理使用中，涉及學生的許多表格需要用印，有時某項工作一次性就需在數百份材料上用印，印章管理存在審批手續不嚴格、不規范的問題，具有一定的安全隱患。

（三）辦公室工作人員水平參差不齊，效率低下

辦公室工作具有多樣化、多向性、復雜性的特點，需要工作人員具備較強的洞察能力、扎實的文字能力、敏銳的分析能力、良好的協調能力、靈活的應變能力、豐富的禮儀知識等多方面、多學科的知識能力方可勝任。由于受工作性質影響，新建本科院校二級學院往往由原先的系、部升格而來，專門從事行政管理的人員較少，辦公室工作人員很多是由教師轉崗而來，雖然專業素質較高，但對于辦公室工作還是陌生的，難以適應崗位要求。就專業培訓而言，二級學院交流學習基本都集中在教師系列，而對于辦公室學習交流的機會可謂屈指可數，即使有學習機會，可往往由于辦公室工作性質而無法離開工作崗位，導致辦公室工作人員通過學習交流來提高自身素質的機會少之又少。

隨著人事制度改革的不斷推進，以徐州工程學院為例，只招收具有博士學位以上的畢業生作為教師，學習行政管理的碩士畢業生大多選擇報考公務員崗位，報考學院行政崗位或輔導員崗位的大多數是教育學背景的人員，此類人員大多無法直接適應辦公室工作需要，需經過較長時間的崗位培訓才能具備崗位所需的綜合知識技能和業務能力。

（四）考評機制不完善，激勵機制不健全，工作積極性差

二級學院考評多采用年終考核的方式，評比中可以量化的一些標準多是針對教師崗制定，例如對教師崗位科研工作有一定的要求，拿同類標準考量辦公室工作人員，就有失公允。辦公室工作人員從事的大量輔助性、協調性工作無法在考評中得到體現和認可，在辦公室人員職務和職稱晉升方面，也存在途徑單一，晉升困難的的問題，這些問題的存在都嚴重挫傷了辦公室工作人員工作熱情和工作積極性。

三、新建本科院校二級學院辦公室規范化管理的幾點建議

（一）完善規章制度是做好辦公室規范化管理的根本保證

沒有規矩，不成方圓。規章制度是高校行政管理的重要依據，建立完善的規章制度和工作規范是辦公室工作制度化、規范化的保證。針對辦公室工作中出現的諸多問題，學院領導要立足學院發展頂層設計，結合學院辦學理念、辦學定位、發展方向制定適宜本學院特點的規范化的規章制度，根據學院工作實際制定合乎規范、切實可行、方便師生的工作流程，讓辦公室工作有章可循，高效有序。

（二）提高辦公室工作人員服務意識是做好辦公室工作的思想基礎

辦公室工作人員要深刻認識崗位工作的重要性，增強服務意識、奉獻意識、團隊意識，提高責任心。真正認識到辦公室工作的重要性，充分調動主觀能動性，自覺提升服務質量，面對繁瑣復雜的工作實際，不煩不燥，團結協作，相互間分工不分家，工作上補臺不拆臺，積極主動地完成各項任務，使學院辦公室工作高效有序不斷推進。

（三）建立科學的考評方法和晉升機制是激發辦公室工作人員工作熱情的催化劑

二級學院應結合辦公室等行政機構工作實際，確定適宜的考評方法和考評模式，注重日常考核和綜合考核，結合學院整體工作科學合理的績效考評體系，正確、客觀地評價辦公室工作人員的工作實績。完善辦公室工作人員職務、職稱的晉升機制，做到賞罰分明，獎勤罰懶，最大限度地激發工作人員的工作熱情和工作積極性。

（四）必要的學習培訓是提高辦公室工作人員綜合素質的有效途徑

針對辦公室工作人員綜合素質差，業務能力低下的問題，不僅要注重在日常工作中通過實踐提升工作水平，還要重視辦公室工作人員的培訓工作，改變對辦公室工作就是“接接電話倒倒水，拿拿報紙蓋個章”的錯誤認識。加強對校辦等業務部門培訓信息的掌握，對于針對辦公室工作人員的交流培訓應盡可能地安排，建立機關管理機構人員外出培訓學習的工作機制，通過外出培訓學習開拓工作人員的視野，提升其綜合素質和業務水平。

（五）加快信息化建設是辦公室規范化管理目標實現的必要技術手段

隨著高校行政管理信息化水平的不斷提高，數字化校園平臺和辦公自動化系統（OA）在學校行政管理、教學管理、后勤保障等方面的開發運用，行政辦公效能不斷提升，但作為二級學院辦公室，在公文接收、批轉、傳閱、落實、發布以及與各業務部門的各類報表、匯報材料等工作仍是半手工半自動化方式，很多材料在上報電子檔的同時還需上報紙質稿，真正意義上的辦公自動化尚未實現。尤其是二級學院辦公室在檔案管理和印章管理方面大多處于手工狀態，管理方式原始，工作效率低下，這些情況都需要領導更新觀念，不斷改善辦公自動化水平，提高工作效率，用信息技術更新促進學院工作的不斷提高。