信息化檔案管理發展現狀與改革創新途徑

文/曾旭輝

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信息化檔案管理發展現狀與改革創新途徑

文/曾旭輝

廣東電網有限責任公司中山供電局

隨著全球經濟一體化的不斷深化，現代信息化建設的發展也正一路高歌猛進，毫無疑義促進了我國各行各業逐步向著信息化方向進軍，企業的檔案管理信息化也自然而然迎頭趕上。目前國內大部分企業或單位已經加大步伐對檔案管理信息化的建設，同時把卓越先進的信息化技術應用于其中，不但使檔案管理工作效率發生了質的變化，而且也為檔案事業的長遠發展埋下了堅實的基礎。所以，探討信息化檔案管理發展現狀與改革創新途徑具有重要的現實意義。

檔案管理；創新途徑；安全保障

隨著科學技術的日新月異，信息化技術的發展也蒸蒸日上，同時也為檔案管理工作造就了史無前例的發展機遇，傳統滯后的檔案管理模式正在面臨著全新的挑戰。為了讓企業或單位的檔案管理工作適應新的形勢發展，引入信息化管理新理念來推動檔案管理工作的發展已是大勢所勢。

1 信息化檔案管理中的發展現狀

1. 1 管理模式相對滯后

雖然我國目前的信息化檔案管理有所改觀，但其中也存在諸多的問題與缺陷，甚至還有一些單位未能與時俱進，仍在運用傳統守舊的信息化檔案管理模式，創新意識缺乏。有部分工作人員在實際的檔案管理工作中，難以實質性地解決一些細節問題，致使信息化檔案管理的主導作用不能充分地體現出來。當今信息化建設的發展非常迅猛，同時為檔案信息化管理造就了不可多得的有利條件，但因為缺少完善的規章制度與管理體系，再加上傳統滯后的管理模式，促使其難以充分地適應于現代社會發展的需求。

1.2 網絡技術存在風險

雖然信息化檔案管理模式科學先進，眾所周知它具有獨特的魅力，但也存在一定的網絡風險，而產生不安全的風險因素主要存在于檔案進行網絡化管理的過程當中。在信息化檔案管理中，盡管一些風險因素屬于階段性發生，然而隨著互聯網信息技術的日趨成熟，有部分非法人員為了謀取利益滿足私欲，經常會窺探和盜取一些企業中的機密文件，不但使企業蒙受重大的經濟虧損，而且也直接影響到我國檔案事業的長足發展。實際上很多人都十分清楚，網絡傳輸方式本來就存在著一定的安全隱患，信息傳輸在網絡中全部都是經過多層網站分段最終傳送到終點。任何一個中介站點在此過程當中都能夠進行讀取、攔截信息，甚至破壞它。除此之外，因為現代網絡應用技術的發展與日中天，新型技術尤如雨后春筍般涌現出來，加上缺乏一定的安全技術自身的防范，如果病毒一旦侵入，整個系統勢必出現癱瘓狀態。

2 信息化檔案管理改革創新途徑

基于以上相關的探討，看到檔案信息化管理中的不足之處，對其進行改革創新已是迫不及待。怎樣改革創新，促使其適應現代信息化條件下檔案管理工作的需求，相信是每個檔案管理工作人員所要面臨的一大挑戰。如下是筆者關于信息化檔案管理改革創新途徑的建議：

2.1 不斷創新檔案管理模式

自從我國改革開放至今，各行各業的發展紅紅火火，無疑使企業單位檔案信息的數據與日俱增中，若是沿用傳統滯后的檔案管理模式，是難以適應目前社會發展的要求。所以，作為一名檔案管理領導者，應當緊跟時代脈博，積極建議企業單位使用先進的技術設備，使檔案管理工作實現信息化與數字化，不斷推動社會經濟的穩定發展。積極推動企業單位檔案管理模式的轉變，推進檔案管理以滯后的手動操作為主全面向科學先進技術的管理手段過渡。

而作為檔案管理工作人員，不可只留戀于紙質檔案的狀況，只著重于具體的檔案實體管理工作，應當與時俱進積極將具體需求與信息化要求互為結合，不斷改變傳統滯后的管理模式，逐步實現檔案管理信息化與電子化，從而能夠使人事檔案管理迎接無紙新時代。

2.2 積極更新辦公設備軟硬件

為了使檔案管理信息化得以實現，需要積極更新辦公設備軟硬件。

檔案管理工作是否表現更加出色，有賴于科學先進的辦公設備軟件與硬件支撐。因此，在軟件方面我們需要選擇更加切實有效的信息檔案管理軟件，檔案管理人員應當定期對管理軟件進行更新升級，盡量使其更加適應信息化的發展需求。在辦公硬件方面主要是電腦的使用與維護，工作人員若是發現電腦本身有問題，可提前將檔案資料復制到移動硬盤內，或同步保存到網絡U盤中，以防患于未然。然后安排電腦技術人員進行維護，實在難以維修只能更換新電腦。

此外，正確選擇與辦公自動化系統相容的檔案信息化系統軟件，使檔案信息可以實現自動完成登記、匯編與補充等工作。能夠創建與之相適應的管理平臺，而且不同科室的管理人員也完全可以安全登錄相應的用戶名后進入檔案信息系統，在調用檔案信息數據中運用自如，這樣既能夠為檔案信息的使用造就便利性，而且有效提高檔案信息的使用率。

2.3 檔案信息化管理安全保障

由于當下網絡技術存在一定的風險，為防患于未然，作為信息化檔案管理工作人員需要遵循“嚴格管控、防治結合”的原則，全面實施強化安全防范過程。檔案管理領導人需制定與之相適應的安全管理制度，使檔案管理工作人員的安全防范意識得到有效提高，不斷增強他們的安全防護能力，盡忠職守將檔案信息化安全的首道屏障保護好。

管理人員平時要重視軟硬件的安全管理，切實落實好身份認證、數據備份、防火墻等安全防護規則。還應當按期經由相應的管理平臺以所上傳的數據對當前設備運行的狀態加以掌握，采用科學的計算方式對各項統計數據進行分析，使分析結果更為精準與客觀。

除此之外，管理人員在強化軟硬件的日常維護當中，一定要做好保護、備份與更新檔案數據等重要工作，確保軟硬件安全穩定地運行，使檔案信息化管理的安全隱患消除于萌芽狀態中。

3 結束語

檔案作為實現分類保存的文件與材料的功能，是人類社會發展的結晶物，它已經成為信息家族當中的重要角色。隨著現代信息化的飛速發展，為當今檔案管理工作造就了不可多得的機遇，同時也面臨著全新的挑戰。盡管在信息化條件下的檔案管理工作中存在諸多的問題，但是只要敢正視面臨的問題，對檔案信息化管理工作的重要性有所充分認識，積極采取新途徑進行有效改良，相信一定能夠為檔案事業邁向更加廣闊的發展空間。

[1]王艷.如何確保信息化檔案管理的安全[J].中國科技信息，2010（09）.

[2]孫紅民，周微.檔案管理主體的構成要素[J].河南科技，2013（10）.