信息化在合同檔案管理中的應用思考

文/馮淑芬，中山市東鳳鎮集體資產管理有限公司

在企業的管理工作中，合同檔案管理是其中的一項重要內容，企業開展的各項業務活動，都需要簽訂合同。在合同中能夠明確企業及客戶之間的權利義務關系，也是企業防范法律風險的重要憑證。采用信息化手段提高合同檔案管理效率，才能使企業的合法權益得到保障。

1 信息化在合同檔案管理中的重要性

1.1 有利于提高財務報賬效率

合同既能保障合同各方的合法權益，又能約束合同各方的行為。所以，在企業與客戶簽訂合同的當日，其就具備法律約束力，合同雙方應根據合同中約定的各項條款，履行自己的義務，并自覺約束自身的行為。尤其是其中關于款項支付、合同結算等內容的條款，應作為雙方重點履行的合同內容。所以，在財務報賬時，合同檔案是重要的報賬依據，也是報賬的原始憑證。信息技術在合同檔案管理中的應用，能夠有效的提高財務報賬效率。比如，將合同輸入企業的財務管理系統中，當財務需要報賬的時候，可以直接在系統中調出與報賬款項有關的合同檔案，查閱檔案中的相關條款，將其作為保障的依據，而不需要再層層傳遞合同復印件。報賬申請、審批等，都可以直接在系統中進行，這樣能夠有效的提高報賬效率。

1.2 有利于提高合同檔案管理效率

合同檔案具有法律效力，其記錄著企業的經濟行為，加強對企業合同檔案的管理，有利于維護企業的合法權益，還能對合同風險進行有效的防控。將信息技術應用于合同檔案管理中，可提高數據采集的自動化水平，提高合同檔案管理的規范化，實現其流程化管理。在傳統的合同檔案管理中，管理的對象是紙質合同，很容易出現合同信息收集不完整、不能及時歸檔的問題。實現合同檔案管理的信息化，能夠有效的解決這些問題。比如，在企業建立信息化的管理平臺，在平臺中嵌入合同檔案管理流程，嚴格按照流程對合同檔案進行管理。當有新的合同檔案產生時，及時的將其掃描成電子檔案，上傳到信息化管理平臺中。如果合同有變更或者更新，要第一時間將其更新到系統中。這樣能夠提高數據收集的實效性，確保檔案信息的完整性，從而提高合同檔案管理效率。

2 信息化在合同檔案管理中的應用

2.1 通過信息化創新合同檔案管理模式

在傳統的合同檔案管理中，采購、技術服務、工程等方面的合同，企業會將其劃分為基本建設一類。合作、租賃、廣告宣傳等方面的合同，企業會將其作為文書檔案來管理。所以，企業的合同檔案管理往往比較分散，并沒有將合同檔案單獨分為一類，對其進行集中管理。在信息化的作用下，能夠促使合同檔案管理模式的創新。比如，企業可以構建合同檔案管理系統，與企業運營有關的合同都需要通過合同管理系統才能觸發。當合同已經完成簽約，就可以將其轉化為電子合同數據，自動的將其轉入到合同檔案系統中。通過這樣的方式，能夠將紙質合同檔案與電子合同檔案對應起來，對合同檔案進行統一分類，實現合同檔案的集中管理，有利于提高合同檔案管理效率。

2.2 通過信息化提升合同檔案信息完整性

在對合同檔案實施信息化管理前，不同的管理人員對合同檔案完整性的理解不同，所以在對合同檔案進行歸檔時，有的管理人員會忽視合同對方當事人資信證明材料，只將合同審批表、合同原件提交上去。還有的合同檔案管理人員不重視與合同有關的各類基礎資料、背景資料的收集，導致合同檔案的內容不完整。利用信息化手段構建合同檔案管理系統，可以避免這些情況的出現。比如，在系統中對合同經辦部門、經辦職責作出明確的規定，合同經辦人需要在系統中填寫合同送審表，并由相關的管理人員對合同送審表進行審批。同時，合同經辦人要在系統中上傳對應合同的資信證明，保證資信證明的真實性、規范性；上傳與合同簽署有關的各類基礎資料，以及相關的背景資料等。在完成合同的簽約后，要及時的上傳相應的簽章頁，保證電子合同數據的完整性。此外，合同的征文、附件，以及與合同簽署有關的材料，都要上傳到系統中，這樣才能保證合同檔案的完整性。

2.3 通過信息化提高合同檔案信息的共享性

企業在建立合同檔案管理系統后，能夠提高合同檔案信息查詢的便捷性，提高合同檔案信息的利用效率。比如，在OA系統中設置不同的權限，合同經辦人與用戶享有的權限不同。合同經辦人能夠在系統中對合同進行操作，但不能更改合同中的內容。用戶可以直接在系統中查看合同，這樣能夠實現對合同的遠程查詢利用，能夠節約大量的人力資源，還不會受到時間和空間的限制。并且，采用信息化手段，規范各業務流程，如的檔案管理流程、財務報賬流程等，再對這些流程進行整合，提高報賬流程應用電子合同的共享性，可以方便各個專業系統對合同檔案信息進行利用。又如：ERP信息管理系統的運用，可以實現各種信息的自動存儲，并對合同檔案的內容進行全面分析與歸類。所以，注重信息化發展，在合同檔案管理信息系統的應用下，有利于企業對合同檔案信息進行綜合應用，提高合同檔案的響應能力。在企業的發展過程中，合同檔案能夠對其提供強有力的支撐，有利于促進企業的可持續發展。

3 結束語

綜上所述，信息化技術的推廣， 是社會不斷發展的必然趨勢，其在合同檔案管理中的應用，不僅能夠提高財務保障效率，還能提高合同檔案信息資源的利用效率。所以，企業可以通過信息化技術，全面創新合同檔案管理模式、提升合同檔案信息完整性，并通過信息化提高合同檔案信息的共享性，將合同檔案信息資源的作用充分發揮出來，以促使企業更好、更快的發展。