檔案信息數字化的基本問題

（齊齊哈爾市梅里斯達斡爾族區機構編制數據管理中心，齊齊哈爾161000）

所謂檔案信息數字化，是通過計算機錄入、高速掃描技術、縮微與聲像檔案的數字轉換技術、影像技術、數據庫技術、數據壓縮技術、數字存儲技術等，將傳統載體檔案的目錄與內容等轉換成計算機可以識別的數字形式，形成檔案信息數據庫的過程。

一、檔案信息數字化的作用

具體地講，檔案信息數字化的作用在于：

1.提高檔案管理工作效率

通過檔案的數字化轉換，檔案的整理、查詢、保護都可以借助于計算機信息系統進行，較之傳統的手工作業方式大大提高了工作效率。

2.壓縮存儲空間，實現異地備份

為了減輕災難發生時對檔案實體可能造成的不可挽回的損失，需要對珍貴的檔案文件進行異地備份。運用數字化轉換技術，可以以較低的成本獲得檔案的數字化備份，而且檔案數據庫占用的物理空間很小，因此對于實現異地備份十分有利。目前，考慮到盡管數字化技術檢索效率高，但縮微膠片比磁盤光盤等載體保存時間更長，保真性能更好，一些學者提倡為檔案原件同時建立縮微膠片備份與數字化備份，以減少在檔案長期保存中可能發生的損失。

3.擴大檔案利用范圍，充分發揮檔案價值

檔案數字化所帶來的最大好處莫過于可以為更多的用戶提供本地或遠程檔案信息服務。經過數字化之后，一份檔案文件信息可以通過計算機檢索系統同時為多人提供閱覽服務，還可以借助于檔案網站、電子郵件以及其他網絡傳輸技術，為異地用戶提供遠程服務。

4.促進檔案開放，提高檔案館的公共服務能力

數字化大大加快了檔案的開放步伐，使得更多的開放檔案可以通過網絡為公眾提供服務，從而提高了檔案館的公共服務能力，使檔案信息資源可以更多地為社會政治、經濟與文化事業服務。

二、檔案信息數字化的對象

對于檔案館(室)而言，檔案信息數字化工作包括：紙質檔案的數字化，縮微檔案的數字化及其與數字檔案之間的相互轉換，聲像檔案的數字化以及實體檔案，無論是哪種載體形式檔案的數字化工作，都應遵循規范性、標準化、安全性、經濟性原則，以保證數字化檔案信息真實、完整地忠實于檔案原件。具體地，應保證工作流程的科學性，業務要求的標準化，工作過程與信息系統的安全性，保證檔案數字化項目管理的質量與效率。

檔案信息數字化的對象包括館藏目錄、檔案文件全文以及館藏資料全文。其中，檔案目錄的數字化是數字檔案館建設的第一步，也是實現檔案自動化管理的基礎。通過對目錄條目的數字化，可以實現對實體檔案文件的計算機檢索，方便用戶查找實體檔案文件，提高檔案管理人員的工作效率。檔案文件與檔案資料的全文數字化是數字檔案館建設的目標，是實現對檔案全文信息進行計算機管理和檢索的條件，是實現檔案網絡化傳遞和共享的基礎。檔案文件種類繁多，數量巨大，而且具有不同的密級和開放范圍，因此要慎重選擇數字化的對象，分析判斷提供數字化利用的范圍，比如：是進行目錄級的數字化還是全文級的數字化?是提供館內全文檢索還是提供網上全文檢索?從而有重點、分階段、分步驟地進行館藏開放檔案的全文數字化工作。

三、檔案信息數字化的方式

在檔案數字化過程中，各檔案館根據各自的實際條件，常常采用不同的工作方式。有的檔案館將數字化轉換工作外包給專業公司；有的檔案館則自己購買數字化設備，成立專門的部門進行數字化工作；也有的檔案館與專業公司合作，派出本館的專業人員與承包公司合作完成任務。從目前我國的情況來看，第三種形式比較常見。

檔案數字化是一項工作量大、質量要求高的工作，由專業機構來承擔可以保證工作質量和項目進度，有利于工作的順利完成。在檔案信息數字化之前，應當就館藏檔案數字化的范圍、結構、數量進行選擇和鑒定。

四、館藏檔案數字化之前的鑒定

數字化是一項需要花費較多人力物力和時間的工程，成本較高。在有限的條件下，一個檔案館不可能把全部檔案數字化，而只能選擇其中的部分檔案進行數字化。因此，在一個檔案館開始館藏檔案數字化之前，應當進行系統規劃，確定將要進行數字化的檔案種類、數量、范圍和結構，這就需要對館藏檔案進行鑒定，篩選出準備進行數字化的那部分檔案。

檔案數字化之前的鑒定與傳統的檔案價值鑒定既有相似之處，又有不同之處，需要遵循特定的原則。對此，有學者提出了精練原則、存史原則與使用優先原則；也有學者提出了利用價值性原則、搶救性原則、主體原則、原貌與系統性原則。

結語

從數字時代檔案學科的構建我們不難發現，檔案學的發展要適應時代的要求，創新是不可或缺的因素。數字時代的檔案學科建設應本著特色與創新的思路，走一條以新型學科方向確立為動力、以學術隊伍建設為基礎、以學術研究為核心、以信息化人才培養為目標的發展道路。

[1]朱玉媛.論檔案學研究體系的構成要素及其相互關系.檔案學通訊，2009.

[2]劉新安.論傳統檔案理論在變革中的作用.北京檔案，2012.□