當前如何提升人事檔案的管理水平

文/王曉青

當前如何提升人事檔案的管理水平

文/王曉青

定州市人防(民防)指揮信息保障中心

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。本文就對當前如何提升人事檔案的管理水平進行了研究。中國論文網

提升；人事檔案；管理水平

事業單位的工作較為繁雜，部門也比較多，這對于人事資源檔案管理來說是一項不小的挑戰。如何有序的整理好員工檔案資料，對他們的基本信息、工作經驗、工作能力等各方面的資料做出整理與歸納，方便事業單位領導能夠更好的了解單位里的員工，滿足他們的需求，從而提升他們的工作積極性，促進事業單位的發展。

1 人事檔案具有憑證作用和法律效應

人事檔案是我國各級各類國家機關、社會團體和企業事業單位在人事管理活動中形成的記述和反映某人德才表現，以個人為單位組合起來，以備日后查考的文件材料。由此可見人事檔案是每個人自然情況、學歷、社會經歷的原始記錄，它真實客觀地反映了個人思想品德、政治信仰、業務能力、工作狀況、獎懲等方面情況。它的原始性、真實性和完整性，決定了人事檔案具有憑證作用和法律效應。在組織部門選人用人、人才流動、職稱評聘、調資、參加社會保險等方面起著依據作用。人事檔案是記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績、晉升、薪酬、福利等多項內容的材料；是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據；是審核員工“三齡一歷”的確信憑證；是事關員工退休、養老待遇等切身利益的主要根據。因此，加強人事檔案管理力度、規范人事檔案管理制度、提升人事檔案管理人員素質、嚴肅人事檔案管理紀律、配備先進的人事檔案管理設備、提高人事檔案管理水平是大多數企、事業單位的重點工作。

2 人事檔案管理面臨的狀況

根據當前人事檔案的情況，我們可以看到由于認識不到位，服務觀念不強，人事檔案管理發展緩慢，跟不上檔案服務信息化、網絡化的要求。觀念陳舊，服務意識差，管理水平相對落后，造成檔案管理混亂，嚴重制約著人事檔案服務功能的正常發揮。

首先用人隨意性。因人事檔案不能直接產生經濟效益和社會效益，所以不被看重。許多單位把人事檔案管理工作簡單化，不可能把優秀人才放在檔案管理崗位，也沒有根據人事檔案的特點考慮、篩選合適的檔案員，導致一些檔案員不勝任信息時代的檔案工作。新時期的檔案員不但要具備人事、檔案專業素質，也要有計算機操作及網絡技術能力。

其次缺少專職人員。人事檔案管理的處境如同雞肋，負責人事檔案工作的人員通常兼任其他工作。這樣檔案管理未必是檔案員工作的重心，兼職檔案員沒時間熟悉人事檔案業務，更沒有時間學習和補充人事檔案專業知識和相關的業務知識，工作中難免出現紕漏。

第三是人員不穩定。人事檔案工作是一個專門性工作，有自己一套完整的理論、法規和方法，具有獨立的范圍、任務和程序。熟悉人事檔案業務需要一個過程，而忽視人事檔案工作業務性強、專業化程度高的特點，把人事檔案管理工作視為見習崗位，工作人員經常流動，勢必造成人事檔案管理混亂。給檔案利用帶來很多麻煩，一些人因檔案中缺少證明材料，漲不了工資，辦不了社保，享受不到社會福利待遇，人才流動受阻等，讓當事人產生諸多不滿，成為影響社會和諧的因素。

3 提升人事檔案管理水平的舉措

首先要強化檔案意識，從領導到工作人員都要充分認識人事檔案在人事工作中的基礎作用，清楚人事檔案的社會價值。本著對組織和個人負責的態度，重視和加強人事檔案工作。其次要找準工作的重心，從約束管理型向服務管理型轉變。人事檔案管理是基礎，服務是宗旨。把人事檔案的工作重點轉移到服務上來是形勢的需要，要服務人力資源開發的大局，做好檔案管理工作。

其次健全工作制度。人事檔案管理是一個動態過程，在人事檔案材料的收集補充、檔案材料的鑒別、檔案的移交和轉遞、檔案的登記、借閱、檢查等環節中都要建立相關的規章制度，并在實際工作中不斷完善，以保證人事工作的政策性、紀律性，人事檔案內容的連續性、完整性，歸檔材料的真實和精煉。避免有人無檔，有檔無人的現象發生。要以提供完美的服務為目標，處理好保密與公共服務的關系，盡量減少因管理不善造成的漏洞。建立健全一套完整科學的人事檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。

順應時代的發展，增加資金投入，嚴格執行現代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。要加大現代化管理進程中軟、硬件的投入力度，建立復合型檔案管理員隊伍；加快檔案資源信息化，檔案保護現代化，檔案利用網絡化的速度；提高人事檔案管理的科技含量，為社會提供快捷、高速、準確的服務。

第三是加強對檔案管理人員的培訓。人事檔案記載的是歷史的真實面貌，有其時代的特點。管檔人員的新舊更迭，新人已經脫離了那個年代，對當時的好多事情不了解，因此查閱檔案難免會有困難，提供數據會有誤差。要對檔案的管理知識加以系統培訓，提高檔案管理人員的管理水平和工作能力。人事檔案管理工作既要規范化管理，又不能墨守成規。隨著形勢的發展變化，人事制度改革的繼續深入，探索和研究人事檔案新的管理模式勢在必行。應堅持以服務為宗旨，以創新的服務理念為指導，采取積極措施，把握人事檔案工作的發展方向，把人事檔案管理工作融入民生、民利工程中，體現人事檔案的社會價值，發揮人事檔案的特殊作用。

4 結束語

人才是事業單位進步的重要因素之一。人事檔案管理制度的完善，可以幫助事業單位選出最適合其單位的人才，而優秀的人才能夠幫助事業單位獲得更好的發展。

[1]郭婷婷.提升事業單位人事檔案管理水平的建議[J].科技與企業，2016，01：37+39.

[2]莫軍.提升事業單位人事檔案管理水平的建議[J].辦公室業務，2015，23：69.