檔案管理現代化過程中存在的問題和改進措施

文/王青 果帥珂 李小翠 王敏 宋昕 李汝恬，遼寧電力中心醫院

隨著社會的發展，檔案管理的工作方式甚至理念都發生了一定的變化，2014年，國務院發布了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，明確提出了檔案管理工作的改革方針，為檔案管理工作的發展提出了合理的意見[1]。在大數據時代背景下，檔案管理工作也受到了一定的影響，在檔案信息收集與數據分析處理中，應用現代化信息技術，創新檔案管理模式，對于實現檔案管理現代化具有積極作用。目前，在檔案管理現代化建設進程中，仍然存在一些陳舊的觀念及不足之處，必須及時解決，以進一步提升檔案管理水平。

1　檔案管理現代化過程中存在的問題

檔案管理現代化，是應社會需求變化檔案管理工作作出的一個改變，但是在開展過程中，存在以下幾個問題:①檔案管理現代化意識不足。管理者并沒有正確認識到檔案管理現代化的作用，從而導致這一工作的開展缺乏有效的指導思想，建設進程推進速度慢；②設施配置方面投資有限。在現代化科學技術應用過程中，需要相關的軟件硬件設施加以支撐，但是由于投入資金有限的緣故，設施配置不全，無法滿足技術應用的需求，導致先進的檔案管理信息化手段無法有效施行；③檔案管理機制不健全。隨著社會環境的變化，檔案管理政策不斷變化，相關單位在進行檔案管理時，沒有嚴格按照相關規范進行，影響到檔案管理工作質量，繼而影響到其現代化建設進程的推進。

2　檔案管理現代化建設策略

2.1　強化檔案管理現代化意識

在傳統的檔案管理中，是以紙張為載體的，在長期儲存的過程中，難免出現紙張受潮或遭蟲蛀，或者文字因光照氧化出現字跡模糊的情況，使用數字處理技術，將紙質檔案轉化為電子資源，儲存起來，確保檔案保存的完整性[2]。同時，在數字化檔案的基礎上，建立數據庫，能夠有效提高檔案信息的共享效率，只需要登錄數據庫，便能夠快速查詢找出所需資源，并且在網絡平臺上，實現檔案信息的異地共享。由此可見，檔案管理現代化建設，是檔案管理工作發展的必然趨勢，相關部門應提升技術意識，通過信息技術的應用，來優化檔案管理方式，實現檔案管理服務的社會化。

2.2　完善檔案現代化管理設施配置

我國人口基數大，需管理的檔案數量多，且信息量大，要想實現檔案的現代化管理，需要大量硬件、軟件設備的支持，比如說性能穩定、安全系數高、信息存儲量大的存儲設備，以構建一整套完整的信息輸入、存儲、分析、編輯、輸出一體化系統。因此，在檔案管理現代化建設進程中，相關部門應正確認識到先進的信息技術手段，以及相關軟硬件設施的配置，對于實現檔案管理現代化的必要性，加大資金投入力度，配置完善的軟件、硬件設施，將光盤技術、縮微技術等應用到檔案管理工作實踐中，為檔案管理工作質量及效率的提升提供技術支持。

2.3　建立健全檔案管理法律機制

在檔案管理現代化建設進程中，應該以社會需求為核心，以檔案管理的相關法律規章為界線，依法管理檔案。隨著人們對于檔案服務需求的變化，其工作政策也在不斷變化，比如說2014年有媒體報導出全國檔案收費每年或達數十億元，在輿情引導下，我國自20 16年元旦其取消了包括檔案保管費、檔案轉遞費、證明費等多項檔案管理費用，改由財政撥款解決這一問題[5]。在檔案管理現代化建設中，相關部門必須根據政策的變化，不斷創新檔案管理制度，并且誒協調好各部門的關系，聯合政府部門及社會關聯方，做好檔案管理工作。

3　結語

檔案管理工作，屬于一項公共服務性質的工作，由檔案室直接對檔案原件及檔案信息進行管理并且提供相應的服務，隨著人們對于檔案服務需求的變化，其工作政策也在不斷變化[3]。檔案管理現代化，是根據檔案管理工作的需求，應用現代化的科學技術手段，比如說計算機技術、數據庫技術，優化檔案管理工作機制，提高檔案管理工作效率及質量的一個過程。在檔案管理工作政策不斷變化的今天，相關部門必須合理應用現代化科學技術，根據社會需求，構建一個完善的網絡化、數字化檔案管理體系，推動檔案管理工作向更高的層次水平發展。

【參考文獻】

[1]周燦.論檔案“雙軌制”管理在醫院文書檔案管理中的利用[J].蘭臺世界,2017,(20):77-79.

[2]鄧立東.大數據環境下檔案數字化成果開放利用的管理難點和要點[J].中國管理信息化,2017,(10):165-166.

[3]張騰華.關于人事檔案管理現代化過程中存在的問題及對策的研究[J].民營科技,2017,(01):129.