淺談礦山基建工程中的檔案管理

文/丁育洋，江蘇省礦業工程集團有限公司

伴隨著社會主義市場經濟建設的進一步發展和改革開放的影響，礦山工程的基建工程項目建設也得到了很大發展，檔案管理也隨之水漲船高。如何加強基建工程檔案資料管理是提高基建工程質量的一項非常重要的工作。加強基建檔案管理需要采取有效措施，提高對基建檔案重要性的認識，做好基建檔案管理工作，提升企業管理水平和基建工程建設水平。因此，如何加強基建工程檔案資料管理工作是提高基建工程質量的一項非常重要的工作。

1　基建檔案的作用

基建檔案是指從建設工程項目醞釀、立項、施工到竣工整個過程中直接形成的、必須進行整理立卷的、具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，包括工程項目前期文件、勘察測繪文件、設計文件、施工技術文件、監理文件、設備文件、竣工驗收文件等內容，反映了建設項目管理工作的真實過程。基建工程建設是基建施工企業不斷發展的源泉，對提高企業發展水平，加強企業基礎設施建設力度，增強企業整體檔案管理工作合理化、規范化，發揮著重要的作用。

基建檔案記錄了工程建設的全過程，真實反映了工程項目管理過程和工程實體的現實面貌，基建檔案具有比工程實體本身更長久的壽命，規范、準確的基建檔案是工程進行檢修、管理、改擴建的憑證和依據，如工程擴改建時經常參照以前的竣工草圖。基建檔案為工程工程人員根據基建檔案規范工程技術管理手段、程序，對工程事故原因分析、認定責任、提出改進方法提供技術依據，通過基建檔案質量管理，提高工程項目質量。

2　基建檔案管理存在的問題

檔案管理意識不強，領導和檔案人員對基建檔案重要性的思想認識不夠，基建檔案工作的學習宣傳力度不強，基建工程隊伍流動性大，人員不穩定，使檔案資料管理工作嚴重脫節，檔案資料流向不清，檔案管理職責沒有落實到具體人員。由于基建工程和檔案的專業性，工程人員和檔案人員互相不了解專業和技術知識、工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、規范。目前，尤其是礦上工程的基建工程條件比較艱苦，人員素質也不高，專業知識不夠，導致這種情況比較嚴重。

基建檔案管理體制不完善，由于工程建設單位人員和經費的原因，許多單位沒有建立基建檔案管理部門，檔案人員由其他管理人員兼職，沒有設立專職檔案人員，沒有專門的檔案工作場所，檔案質量、安全得不到保障。基建檔案管理設施設備不能滿足檔案管理需要，如沒有專門的庫房，檔案保管達不到八防要求，基建檔案管理現代化程度不能適應單位和工程建設快速發展的需要，計算機應用僅是打字的水平，影響了檔案管理的工作效率和經濟效益。

3　基建檔案管理的對策

3.1　增強檔案意識，轉變傳統觀念，樹立科學理念

基建工程檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，積極宣傳《檔案法》，正確認識基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關鍵和保證，以人為本，貫徹科學發展觀，基建檔案人員應做好檔案管理工作，變被動為主動，有為才有位，使檔案人員和各級領導達成共識，齊抓共管，提供基建檔案管理水平。基建檔案工作涉及建設單位、設計單位、施工單位、監理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法完成工作的，努力爭取各部門和領導的重視和配合，通過檔案利用事例，加強檔案人員的工作積極性和責任感，提高檔案工作的地位，使廣大利用者逐步認識到檔案和檔案工作的必要性和唯一性。

3.2　完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案管理規章制度

根據基建工程項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應設立相應的檔案機構，配備專職檔案人員，明確各自管理職責，建立基建檔案管理網絡體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業務交流和工作溝通。隨著我國加入WT0，與國際慣例接軌，重點工程逐漸增多，應根據國情和單位基建工程情況以及國際先進管理模式，實行基建檔案現代化專業管理模式，制定基建檔案各項規章制度，依法治檔，按照國際質量管理體系實行規范化、標準化、科學化管理，基建檔案工作涵蓋了工程項目的立項、勘察、測繪、初步設計、施工、竣工驗收、評優選優等階段，基建檔案業務工作包括收集、鑒定、整理立卷、利用、保管等內容，細化各項制度并真正落實到部門和人員工作中，保證基建檔案收集齊全、整理規范、歸檔及時、保管安全。

基建檔案管理工作納入基建工程項目管理過程中，基建檔案工作與工程建設進程同步，建設項目申請立項時，即開始基建文件的收集、整理、審查工作，建設項目竣工驗收時，完成項目文件的歸檔、驗收工作，從工程建設源頭控制基建檔案管理質量。建立工程合同制、監理制、契約制等約束機制，在簽訂合同時，明確需移交的基建檔案材料數量、套數、歸檔時間和質量要求等事項，并規定工程款的百分之五作為基建檔案歸檔的準備金，不提交齊全完整的基建檔案不予付款，有效的控制、監督、檢查基建檔案的質量。

3.3　做好基建檔案驗收工作

國家檔案局頒布了《建設項目（工程）檔案驗收辦法》，加強基建檔案資料的管理，貫徹基建檔案備案制度、驗收制度，執行基建檔案工作檢查、預驗收步驟，基建檔案必須經城建檔案管理部門驗收合格后，才可進行基建工程的竣工驗收，工程竣工驗收后1個月內做好基建檔案的移交工作，通過基建檔案驗收工作，提高了基建工程管理和檔案管理水平。

4　結束語

總之，基建檔案反映基建工程項目的真實面貌，基建檔案管理工作是單位事業和基建工程項目管理的重要組成部分之一，是一項對歷史負責，為現實服務，替未來著想的工作。在新的時代，緊密聯系改革、技術、發展的新要求，檔案人員應具有愛崗敬業、認真踏實的精神，做好基建檔案管理工作，實現基建檔案工作自身價值，為發展和諧社會和經濟建設提供檔案服務，提升單位管理水平和基建工程建設水平。

【參考文獻】

[1]李樹山,劉維新.淺談建設項目的檔案管理[J].建礦業資訊.2008.(5).P30-31.