基于SAP系統下如何加強企業費用的精細化管理

文/趙晶，福建寧德核電有限公司

1 前言

企業在經營與發展過程中，費用管理水平，同企業的生存及發展效益有著十分緊密的關系，企業方面已經逐步提高了對企業費用管理的重視。但在實際管理過程中，受到傳統管理模式等多種因素的影響，企業費用管理效果很難得到充分發揮，對此，以SAP系統對費用管理進行優化調整，構建健康的監管體系，讓費用的精細化管理得以落實，這對促進企業管理當中的費用創效目標實現，具有重要意義。

2 現代企業利用SAP系統進行費用管理的現狀

就當前的企業內部管理水平而言，SAP系統可以說是一個較為強大的流程管理系統了，其引入會在一定程度上對已有的財務管理體系造成較大沖擊，尤其在權力管理這一方面，隨著系統的引入會導致部門權力分配的變化，權力分散對企業的現有管理體系，會造成較大影響。另外，SAP系統的應用，可以說是市場發展環境推動下而形成的一種被動升級狀態，這就導致許多企業在應用SAP系統之前，對其認識存在一定的盲目性，選擇的軟件與企業的經營與管理需求完全不符，不僅未能促進企業費用管理水平的提升，還在一定程度上增加了企業的投資風險。

3 SAP系統在企業費用管理中的優勢分析

總結SAP系統的應用實踐，能夠明確其在企業費用管理中，具有以下幾點優勢：1）SAP系統的應用，能夠對企業費用的集中管理流程進行有效優化，在全新的流程管理系統當中，能夠實現對相關憑證的自動生成，并為費用管理所需的會計信息質量，提供有效保障。2）SAP系統的應用，能夠有效加強企業費用預算的控制，利用SAP系統，能夠將企業的相關運營資料與各項資源分配狀況等整合在一起，使得相關預算編制與執行工作，能夠以企業的未來生產、銷售需求為依據，解決數據決策的方式，提升企業費用預算的真實性、可靠性與可行性[1]。3）SAP系統的應用，能夠促進企業費用管理系統的實時性與決策的科學性。SAP系統本身就是一個動態的實施管理系統，在費用管理過程中可支持相關管理活動，從單一的成本部門拓展到其他涉及費用的所有部門，并對企業經濟業務的發生、發展、結果等進行全面的記錄與控制，以便在需要時為企業決策提供充足的實時性信息。加之SAP系統擁有的多種管理性報表與查詢功能，利用成本管理信息，能夠為企業費用管理決策與業務操作，提供更加可靠的服務。

據此，通過項目實例來深入分析SAP系統下企業費用管理與傳統費用管理的差異。在財務核算這一方面，傳統費用管理模式之下采用的一般通用財務核算軟件，僅有12個會計期間；而大部分企業會選擇在4月份披露上年度會計報告信息。例如，當年1月份的調查報告顯示，上年有50萬元的固定資產折舊費用未提取，對此，1月份的會計處理如下：借方記“管理費用-折舊費”，貸方記“以前年度損益調整”；而“管理費用-折舊費”體現在當年的1月份，與當期發生的折舊費混淆后難以區分。SAP系統當中的會計期間有16個，其中多出來的4個會計期間為特殊會計期間。發生資產負債表之后，若要對相關事項進行調整，可直接在對應的特殊會計區間完成處理。

由此可見，采用SAP系統進行費用管理的過程中，在財務核算這一環節，能夠便捷的區分當期業務與上年度資產負債表調整事項，如此可以避免相關當期發生額的計算，受到不良影響。另外，采用SAP系統進行相關財務核算，不需要通過手工調整的方式，來對負債表當中的年初數進行調整，由于特殊期間的支持，完成處理之后可將上年度發生額進行自動記賬，而資產負債表的年初數也必然會自動更新，以保證賬表一致。

4 基于SAP系統下企業費用精細化管理的策略

4.1 深化費用管理人員對SAP系統的認識

企業費用的精細化管理，上至企業高層領導，下至各部門主要負責人，應做到全員參與，共同推進。對此，針對現代企業費用管理當中，管理人員對SAP系統的認識不足問題，需要通過科學、有效的培訓工作，深化其對SAP系統的正確認識。在培訓過程中，要求企業費用管理人員，能夠切實考慮企業自身的經營特點與發展需求，適當選擇SAP模塊開發，以保證在企業費用管理中的成功實施。與此同時，相關管理人員還應熟練掌握SAP系統的應用與操作方法，使其通過切身體驗來了解新的管理方法與工具，包括降低成本與提高勞動生產力等，更高的推進企業費用的精細化管理。

4.2 做好企業費用預算管理工作

SAP系統有專門的預算管理模塊，能夠支持企業的各項預算管理工作，包括對企業經營過程中的各項費用進行事前預測、事中監控、事后評價等，對提升企業成本預算與費用管控能力等，均能夠起到顯著的推動作用[2]。基于SAP系統的費用管理，可設置預算控制，以企業的銷售額為主要參考依據，來監督實現控制進度；在保證預算編制科學性的基礎上，分階段釋放預算額度，若在預算執行過程中，遭遇重大預算額度調整，可根據實際情況在逐級審批之后，實施相關調整方案。

針對此種精細化管理需求，可開發基于SAP系統的預算執行情況報表，通過每個項目的基金中心歸集數據，授權者可利用查詢S AP系統TCODE:Z16FIR2107，對預算的實際執行狀況進行實時了解，進而為后續精細化管理工作的順利進行，奠定良好的基礎。

4.3 構建企業費用精細化核算監督體系

構建費用精細化核算監督體系，需要從三個角度著手:首先，可借助SAP系統的項目、物料、財務等模塊，對數據進行一次錄入，這一過程應重點保證數據的一致性與可追溯性，實現財務與前端業務數據的實時共享。其次，應利用SAP系統的集成模式的優勢，在數據歸集前做好區分，保障報表數據的準確性。例如，對管理費用、銷售費用的費用屬性通過功能范圍進行區分，數據產生的同時便能及時歸集，明確區分成本費用信息，從而為SAP報表提供基礎準確的數據。第三，企業方面可利用SAP系統中的費用監控模塊，實現對企業的事前費用控制指標的測定。通過對管理費用支出的必要性及取得的管理效果分析, 合理確定各部門的費用定額指標，并參考同行業同規模企業管理費用支出水平, 盡可能做到費用指標合理化。例如，管理人員可通過SAP系統編制導出管理費用執行報表，報表可根據不同費用核算科目分部門進行歸集，通過比照歷史三年的預算數據執行情況，大致了解各部門費用支出情況，據此推算費用定額指標制定的合理性。并在有效對比之下明確費用支出差異產生的原因，促進企業的經營與管理能力的綜合提升。

4.4 健全企業費用精細化分析與反饋體系

SAP系統中的費用管理報表，能夠幫助企業費用管理人員，對成本中心費用預算執行情況、費用支出明細等進行系統的分析與管理，且企業當中擁有權限的員工，都可以通過SAP系統與項目預算執行情況報表，對實際信息進行獲取，及時明確自身費用支出的情況，并針對性的有效控制管理費用的發生。管理費用在企業產品總成本中所占比重不多,若只顧抓大頭,避小頭，殊不知“水滴石穿，積少成多”。控制管理費用,尤其是“八項規定”出臺以來，防微杜漸、例行節約已成為費用管控的常態。重視管理費用的支出情況，針對其特點和節支的難點, 采取有效措施，真正做到把每一分錢都用到刀刃上。管理人員可通過開發SAP系統敏感性費用分析報表，對敏感管控類指標進行細化分析，例如差旅費，通過對出差時間段、地點、費用進行統計，測算了解各部門差旅費使用頻率、住宿費標準的合理性、同一地點、事項是否多人次出差。

5 調整企業費用管理手段

5.1 會計科目設置優化

SAP系統是一個高度集成的信息化系統，其中的會計科目設置對比于傳統會計科目設置，擁有明顯的優勢，相比之下，科目設置更加的簡潔、科學，對系統的運行十分有利。SAP系統的科目表有兩層設置，第一層為科目表層，第二層是公司代碼層。這種會計科目設計方式，在企業費用管理中，尤其是大型集團企業，能夠充分發揮出應用優勢。例如，某集團公司下設多個分公司與子公司，通過“公司代碼層”的維護，利用一個會計科目表，能夠保證企業會計核算及費用管理的統一性，使理解不一致造成的費用科目得到最大程度的簡化，SAP統一設置的會計科目也可避免因混淆造成的費用統計不準確，無法進行有效費用控制的目的。

5.2 憑證記賬的優化

SAP系統的高度集成優勢，能夠讓企業的大量憑證自動生成錄入，這對簡化憑證錄入、保障憑證正確性，多進入費用分析管理過程起到良好的推進作用。例如，對后勤服務費的管理，當服務需求產生之后，從供應商發票接收與驗收、開具發票及記賬等，這些業務在發生過程中，遵循設計好的會計科目，相關費用會自動計入總賬當中。如此一來，能夠極大的提升財務數據的準確性，避免過多的人工操作導致的失誤問題。由于記賬憑證的精確度得到了大幅度提升，對應的企業費用管理分析水平，也能得到顯著提升。

6 結束語

綜上所述，探究基于SAP系統下精細化的費用管理，對改進企業費用管理的不良現狀，能夠起到顯著作用。通過相關分析，借助實際工作經驗，充分利用SAP系統的功能作用，結合數據決策等手段，能夠從加強企業費用精細化管理的角度出發，解決企業費用管理面臨的各項問題，進而為企業的經濟效益提升，提供創新思路與參考。因此，應不斷深入對SAP系統應用優勢的挖掘，以夯實企業費用的基礎管理工作。