高校檔案管理工作創(chuàng)新淺議

文/王麗娟，承德廣播電視大學(xué)

隨著高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展和高等教育改革的不斷深化，高校檔案工作在高校管理中的地位越來越突出，開展檔案工作創(chuàng)新與發(fā)展研究，不斷提高高校檔案管理工作質(zhì)量和水平，是高校檔案工作人員當(dāng)前面臨的重要課題。

1 高校檔案管理工作現(xiàn)狀

高校檔案管理水平與高校教育發(fā)展有著密不可分的關(guān)系，高校檔案管理如何實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、民主化是教育關(guān)注的話題之一，眾多檔案管理人士也為此作出不懈的努力。中國高校在檔案管理方面取得了突破性的進(jìn)展，甚至有個(gè)別高校還建立了專門管理檔案的部門或者機(jī)構(gòu)來完善這個(gè)管理工作，以便為高校檔案管理工作帶來便捷和保障；有的高校還使用了信息化電子檔案辦公模式，為建檔、歸檔工作提供了便利?？墒?，哪怕高校檔案管理水平比起過往的工作模式來說有所提高。但還是缺乏一個(gè)科學(xué)化的管理體系，不能滿足時(shí)代發(fā)展對高校檔案管理的要求，有部分高校在工作體系中凸顯很多問題，嚴(yán)重阻礙高校的事業(yè)發(fā)展進(jìn)程。

1.1 建檔部門較多，檔案材料容易搞混，書寫不統(tǒng)一，信息不完善。如今，由于高校管理檔案的部門不統(tǒng)一，比如學(xué)生檔案，有些高校是學(xué)生處管理，有些高校是招生就業(yè)處管理，有些高校是下放到二級學(xué)院管理。缺乏一個(gè)統(tǒng)一的管理機(jī)制。在整理檔案方面，有一些學(xué)校還是在學(xué)生臨近畢業(yè)才開始整理檔案，這種草草寥寥的工作下，很多檔案材料是不齊全的，還有錯(cuò)裝的現(xiàn)象，為師生帶來很大的工作阻礙；每一個(gè)高效的檔案信息記錄要求都不一樣，格式也不一樣，沒有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息登記表，使得市一級或者省一級匯總檔案工作效率不高；還會(huì)為信息使用者提供不完整的信息，使得檔案起不到真實(shí)全面信息記錄的作用。

1.2 師生檔案意識不強(qiáng)。校內(nèi)師生的對于檔案的重視度不是很高，問到檔案的存儲(chǔ)處的時(shí)候，師生都是懵懂的狀態(tài)；還有問到檔案包含的內(nèi)容時(shí)候，很多師生是回答不來的；諸如此類的現(xiàn)象比比皆是。高校對學(xué)生檔案使用的普及較低，臨近學(xué)生畢業(yè)后才開始急急忙忙的找自己的檔案，學(xué)生對檔案遞交的部門、流程認(rèn)識不足，還有一些學(xué)生還會(huì)把檔案放在手中，缺乏了有效的管理；在教師是科研檔案也是有出現(xiàn)毀壞、涂改、缺失的現(xiàn)象。殊不知，這些檔案里面的信息的重要性，它有可能會(huì)影響到一個(gè)人的一生，還有記錄高校的種種給予后人借鑒的作用。

1.3 部門間檔案交接中對高校檔案重視度不高。有些高校接收到建筑資料后會(huì)交由當(dāng)?shù)氐臋n案局保管，檔案局會(huì)按照管轄地區(qū)的不同又把檔案分類存儲(chǔ)到每個(gè)分點(diǎn)，這些檔案高校不做專門的備存，等到需要規(guī)劃的時(shí)候，才突擊性的尋找檔案，還要按照政府流程一級一級的申請，再一級一級的審批，為高校工作帶來很大的不便，也為政府帶來很大的麻煩。

2 高校檔案管理工作優(yōu)化性建議

高校檔案是記錄高校校內(nèi)發(fā)生的種種，是一份證明，也是一份記事本。記載著整個(gè)高校的發(fā)展軌跡，檔案就是人們用經(jīng)驗(yàn)積累下的財(cái)富，檔案管理無小事，這要求高校檔案管理各個(gè)階層、各個(gè)相關(guān)人員重視，齊抓共管，各盡其責(zé)，真正的做好檔案管理工作。

2.1 切實(shí)提高高校檔案管理的重視度

這要求管理人員提高對各個(gè)階段的管理制度的熟知度，切實(shí)履行自己的工作崗位職責(zé)，各界高校領(lǐng)導(dǎo)以及人力資源管理部門也要強(qiáng)化對檔案管理宣傳的力度，讓師生以及相關(guān)人士深刻了解檔案的作用，以及檔案管理基本流程，要在新時(shí)代下提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。提醒檔案受用者和管理者要及時(shí)更新檔案，并做好紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)。

2.2 規(guī)范檔案管理工作體系

檔案管理其實(shí)涉及的部門不較多，我們必須梳理檔案整理、傳遞、查詢中的細(xì)節(jié)以及有可能發(fā)生的工作問題，擬出相關(guān)工作規(guī)定，以防出現(xiàn)人員管理漏洞；同時(shí)提升檔案管理工作者的職業(yè)素養(yǎng)，加大人才培訓(xùn)力度，以及場地、設(shè)備、技術(shù)的管理力度，這樣才能切實(shí)做到檔案管理工作體系規(guī)范化的根本。

2.3 嚴(yán)謹(jǐn)執(zhí)事流程，杜絕檔案管理中的陋習(xí)

有好的工作體系還要嚴(yán)格遵守。因此高校檔案若在專人管理下，必須專人對接，書面申請表格、書面記錄是不可或缺的。嚴(yán)禁他人在沒有領(lǐng)導(dǎo)審批的情況下，私自帶走、查閱、收錄檔案。要做到崗位職責(zé)明確，分工清晰，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人的情況。這些規(guī)定要從“第一人”開始抓起，杜絕源頭的失誤，層層把關(guān)，才能 確保高校檔案制度的有效實(shí)施。

2.4 人才資源的創(chuàng)新

要樹立人才資源是第一資源的思想，針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點(diǎn)，努力營造一種尊重個(gè)性，鼓勵(lì)創(chuàng)新，信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的專業(yè)人員。發(fā)揮館員主觀能動(dòng)性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進(jìn)。要強(qiáng)化校內(nèi)宣傳，取得學(xué)校各方面的理解和支持，不斷把學(xué)校檔案工作推陳出新。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實(shí)增強(qiáng)檔案干部和館員運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問題的能力，特別要加大對優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，鼓勵(lì)館員利用業(yè)余時(shí)間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，注重在實(shí)踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。

3 總結(jié)

高校檔案管理工作存在很多不足，這些不足嚴(yán)重影響到高校檔案作用的有效性，我們只有對高校檔案管理工作中的各種問題進(jìn)行分析、研究，才能提出具體切實(shí)的解決方案，可想而知高校檔案管理工作創(chuàng)新的重要性。高校領(lǐng)導(dǎo)要有遠(yuǎn)見，要從源頭開始抓起，加強(qiáng)各部門各個(gè)員工的檔案管理工作，以及部門間的協(xié)同性，大家一起創(chuàng)新檔案管理思路，找出一個(gè)高效的檔案管理工作方案。為其他高校的日后檔案管理發(fā)展提供參考經(jīng)驗(yàn)。