某中型船廠ERP系統的實施與應用

劉曉春

(舜天造船(揚州)有限公司，江蘇 儀征 211401)

0 引言

造船企業具有勞動力密集、技術密集、資金密集等特點，其船舶產品本身體積龐大、結構復雜、零部件多、技術標準高、造價高昂，一般都是單件小批量生產。由于船舶生產組織復雜，建造周期長，引入更加先進的管理工具輔助船廠管理，成為船舶建造企業提高自身管理能力的必由之路。本文應用REP系統對某中型船廠進行管理，從而提高企業的管理能力，增加企業的競爭力。

1 ERP系統實施目標

ERP系統實施目標是：通過引進和應用先進的管理系統，提高企業整體管理水平；整合企業各種資源，提高資源運作效率；明確企業內部的各個流程、活動，規范崗位職責；創建先進的信息系統平臺，加強信息共享。

2 組建臨時的項目組織機構

因為ERP系統涉及企業的技術設計、供應鏈、生產、銷售、人力資源、財務會計等多個部門，系統的最終用戶是各個部門的實際使用人，人的因素是一個非常重要的方面，因此公司成立了以董事長為組長的ERP項目實施領導小組，各分管領導為各功能業務專業小組組長。下設的專業小組有：船舶項目管理組、財務管理組、倉儲物流管理組、內部管理項目組、技術保障組，各小組負責ERP系統實施中各功能業務的實現。各小組成員除組長外由各方面的業務骨干和關鍵用戶組成。

3 業務需求調研與業務流程重塑

各功能業務專業小組與公司聘請的咨詢服務顧問一起對公司目前的管理現狀進行調研，組織對現有業務流程的問卷調查，問卷包含總賬管理、應收管理、應付管理、固定資產、造船項目管理、產品設計管理、生產管理、采購管理、庫存管理、人力資源管理等。在問卷的基礎上對現有的業務流程進行分析，結合企業內部管理規范的要求，尋求優化和提高的可能，進而擬定未來ERP上線的業務流程。所有涉及ERP的業務流程，均繪制了流程圖。

4 建立相關標準編碼體系

編碼是指對于某一類信息賦予代碼的過程，如：會計科目、造船項目、原輔材料、人員、部門、客戶、供應商、貨位、設備、工藝文件、工作任務等。以物料的編碼為例，簡單介紹編碼情況。

ERP系統中的物料編碼，采用標準碼和舾裝件碼共存的方式，其中的標準碼是指常規的、標準的、在多個建造項目中都會使用的材料。舾裝件的編碼主要用于：(1)某個項目特別制作的非標件。(2)雖然是標準料件，但是為了某一項目專門定制的設備等，有專門的財務費用歸集。(3)某些一次性使用的料件。

標準物料碼按照“類別+屬性+物料碼”的形式來編制，其中：“類別”分成三級，采用“2+2+2”的編碼方式，共6位數；“屬性”分成二級，采用“2+2”的模式，隸屬性同“類別”；“物料碼”采用11位制，包含物料具體特性的信息碼，如長、寬、高、壓力、通徑等信息。物料編碼要求一個編碼對應一個物料。為了避免ERP系統中出現編碼長短不一的現象，所有不足部分，全部用0來補齊。

5 ERP系統實施的方案與步驟

5.1 詳細解決方案設計

結合公司組織構架及造船行業特點，采用同一系統數據庫下，多組織管理和核算體系構架，首先實施四大關鍵業務流程及其子流程：

(1)造船項目到分析流程。對應模塊：項目管理、項目收入管理、項目成本管理。

(2)采購到付款流程。對應模塊：采購管理、庫存管理。

(3)訂單到收款流程。對應模塊：銷售訂單管理、發運管理。

(4)財務到會計報表流程。對應模塊：總賬管理、應收管理、應付管理、資產管理、現金管理。

5.1.1造船項目管理方案

按照項目管理模式，驅動整條船從設計到采購、生產、交付的全過程，造船項目管理部門關注單船的生產進度，根據大節點及搭載計劃，跟蹤圖紙、材料的到位情況，實現從造船項目計劃、設計出圖、采購配套、檢驗、庫存管理、出庫到最后的造船項目成本跟蹤。

技術部門根據船舶開工區域提供船用物資預估采購清單(BOM)，經審核后上報至造船項目管理部門進行采購申請，同時按照船舶區域或船舶分段向生產部門提供生產圖紙及相應的物料用量信息。

船廠設有建造部和舾裝部兩大生產組織部門，分別執行下水前和下水后的生產組織活動，以中間產品(船舶分段)為導向，依托單船，按區域組織生產。生產計劃按多層計劃管理，依次按3 a滾動計劃、年度計劃、月度計劃、周計劃逐層細化。綜合考慮勞動力、關鍵設備、場地等資源負荷的情況下，修訂更為科學的船舶建造計劃，進行高效的生產協同。

包含的主要業務管理系統為：(1)造船項目立項；(2)造船項目計劃管理；(3)造船項目進程管理；(4)造船項目問題管理；(5)造船項目預算管理；(6)造船項目成本管理。

5.1.2采購和庫存方案

通過ERP系統建立健全采購職能，完善采購流程，從采購申請審批到采購執行，供應商績效考核到應付管理，建立完整的庫存結構和庫存管理體系。理順從設計到采購，到檢驗入庫，到日常庫存管理與發放的流程，實現流程貫通。采購業務過程的管理包括：采購申請、采購訂單管理、收貨和發貨管理、應付和付款管理。基于項目的庫存事務管理包括：物料編碼管理、出入庫管理、庫存盤點、存貨成本核算。

包含的主要業務管理系統為：(1)供應商檔案管理體系；(2)采購審批流程管理；(3)采購訂單管理；(4)應付賬款管理；(5)庫存信息共享；(6)庫存組織結構；(7)多種計量單位；(8)庫存事務處理；(9)庫存物資ABC管理。

5.1.3銷售和貿易方案

根據銷售和貿易不同的業務需求和業務類型，通過統一的客戶管理系統，對客戶進行風險等級控制；根據客戶交往歷史業績進行統計分析，綜合確定客戶的風險等級。在業務執行過程中進行風險控制，對存在問題的客戶和具體業務進行暫掛，根據客戶的資金狀況，安排產品發運。建立靈活的審批控制和預警制度，按業務規則合理地控制經營風險。

包含的主要業務管理系統為：(1)客戶資料信息管理；(2)銷售訂單管理；(3)業務審核流程管理。

5.1.4財務方案

通過Oracle ERP系統的建立，整個核算圍繞財務的信息中心—總賬進行。核算信息從各個業務中心流入總賬，實現財務一級核算，便于財務統一監控和管理，同時實現總體財務信息的匯總合并，為進一步分析財務狀況提供更為及時的信息依據，同時促進每個業務部門真正關心企業的核算。根據造船行業的特點，建立以造船項目為導向的核算，按造船項目來歸集成本、費用、收入，實現單船料、工、費的核算、管理、控制與分析。 通過實時的數據傳輸，財務部門實時了解公司的采購、銷售、庫存、生產等業務情況，實現成本管理和業務流程的相互集成，實現成本信息的實時反映，及時發現成本構成的問題。通過系統整合各方面業務數據，直接傳輸到報表工具系統中，避免大量離線調整以及手工輸入。

多公司、多組織體系—Oracle系統一次性定義多個組織框架結構，用于不同的法人實體的核算，建立遵循統一會計制度的財務報告實體。

財務核算體系：各公司在系統中設置為同一賬套下不同的經營單位，共用一套科目結構和會計科目表、本位幣、會計日歷等信息，通過職責授權和安全性的設置，使得各獨立核算單位可以在同一個賬簿中進行其職責權限內的會計核算。銷售、采購、庫存等業務，在各模塊核算中產生的財務信息，可以選擇人工定時或自動隨時轉入總賬系統，在總賬系統自動過賬，實現財務對業務的實時監控。

5.2 ERP系統實施的一般步驟

5.2.1OracleERP系統構建階段

Oracle ERP系統構建，主要是咨詢服務顧問團隊根據已經確定的詳細方案設計，在已安裝的系統軟件上做個性化的設置與二次開發，以達到詳細方案所設定的功能。系統設置了測試環境與產品環境。系統功能的測試和最終用戶的培訓，在測試環境進行。測試環境財務管理方面的數據將與原財務軟件并行三個月，用于檢驗新系統數據的正確性。

5.2.2上線測試環境試運行階段

上線測試環境試運行階段主要是找出詳細方案設計中沒有考慮到的問題，經實際使用，發現設計或運用方面的缺陷，進行修正。另一方面，測試環境試運行將對最終用戶即最終的實際操作人進行使用培訓。為此，編制了每一個業務流程的測試腳本，測試腳本供最終用戶練習時對照使用。

5.2.3ERP崗位操作手冊

ERP崗位操作手冊由關鍵用戶編制，主要內容是根據基本確定的ERP流程，按照崗位實際上線操作步驟，忠實記錄整個業務過程，填寫注意事項。

5.2.4上線切換準備階段

上線切換準備階段主要是上線前原財務系統與Oracle ERP系統間數據接口的轉換，包括科目對照表、總賬余額表、供應商信息、客戶信息、原材料庫存信息、人員信息、部門信息等。

5.2.5正式上線運行

12月份財務賬務處理結束后，現有期末數據作為Oracle ERP系統期初數據切換上線，同時在新的Oracle ERP系統設置13月單獨的一個會計期間，用于審計調整事項或其他需要調整事項的處理期間，需要調整的會計分錄在這個期間反映，13月的期末數為實際的下一年度的年初數。通過這樣的構架可以解決下一年度期初數與上一年度期末數之間需要調整事項的問題。

6 與造船行業特點有關的關注點

6.1 關于建造合同準則

造船企業一般需要按照《建造合同準則》確認收入成本。在合同總金額確定的條件下，造船完工程度的測算和在建船舶預計總成本的確定，成為在《建造合同準則》下確定收入成本的關鍵。在ERP系統中，規定某一時點的造船完工程度，以距離相鄰的兩個大節點的完工時間的百分比確定，而各造船大節點的完工程度，根據經驗值以文件頒布形式確定。在建船舶預計總成本，根據不斷更新的預算成本確定。

6.2 造船項目專用材料管理

為解決造船專用物資問題，在ERP系統的構建當中，從采購、入庫驗收、倉庫管理、材料領用整個階段均設置了項目管理，各單船材料不能混用，如確實出現需要代用的情況，必須辦理出入庫手續，更換材料船名，方可使用。

6.3 構建與造船行業相匹配的成本結構

船舶建造包括殼、舾、涂、管、機、電等專業，又包括分段建造、船體合攏、下水、試航等多個階段，因此在構建成本結構上，設置了船體成本、舾裝成本、涂裝成本、電裝成本、機裝成本、管裝成本等二級核算科目，與造船任務編碼、材料大類編碼一樣，多維度對造船成本進行反映與分析。

6.4 資金使用與項目掛鉤

結合造船項目預算，在材料采購、勞務費用、直接費用、人工成本等方面，資金的使用直接對應到造船項目，在資金使用的源頭上對造船項目成本進行控制。

7 ERP上線以后的關注事項

7.1 領導重視與最終用戶責任心

隨著ERP系統的實施，企業很多崗位的工作流程會被改變，終端用戶會覺得增加了工作量而產生抵觸情緒，導致工作效率下降，因此，領導(尤其是一把手)的重視程度尤為重要。

7.2 系統數據的準確性和及時性

ERP數據包括上線前的靜態數據和上線后的動態數據。靜態數據一般能在顧問團隊的幫助下順利解決。ERP上線后，為保證系統數據錄入的準確性和及時性，建立了數據復核制度，提出數據錄入系統前需要復核，錄入系統后再進行一次復核的制度，以保障數據的準確性。通過后一道工序對前一道工序的時間倒逼，保障數據的及時性。

8 結語

通過實施ERP系統，重塑了企業管理流程，優化了企業組織機構，創建了先進的信息系統平臺與溝通平臺，有效提升了企業管理能力，增強了企業競爭力，有助于企業目標的實現。