人力資源管理視角下企業人事檔案管理問題探析

文/張夏萍 雷越麟，四川科銳得實業集團有限公司

1 人事檔案在人力資源管理中的作用

人事檔案在人力資源管理中具有以下作用:

1.1 提供真實可靠的信息

企業要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個員工的潛力，發揮他們在各個崗位上的最大效力，就必須首先掌握每個員工的最真實、最全面的個人信息，如員工的工作經歷、思想品德、業務水平、個人技能、個人素質等。通過查閱員工檔案可了解每個員工的全部工作經歷，從而為企業選人、用人提供有價值的參考信息。

1.2 提供重要的依據

人事檔案為企業的一些重大決策提供了必要的依據。如績效考核，又稱人事考核、績效評估、員工考核等等，關系著員工的晉升和獎懲，決定著企業對不同員工該采取什么樣的培訓方法，給予多少薪金等決策，而績效考核需要有大量的考核記錄作為依據。人力資源管理部門可以充分利用人事檔案對員工的業績、素質、能力等進行綜合分析，做出相應的決策，從而保證企業決策的科學化、合理化。

1.3 優化人力資源的合理配置

人力資源配置是實現人與物相結合、提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力資源并不是靜止的，隨著時問的推移和內外環境的變化，會出現人員流動、崗位變化、優勝劣汰等情況，人事檔案可以實現人力資源信息的共享，科學預測人力資源的需求，促進人才在各地區、行業、組織之問和企業內部的合理流動，使人力資源得到最佳的配置。

2 企業人事檔案管理存在的問題

目前，我國很多企業的人事檔案管理工作還存在著許多問題，這些問題直接阻礙了企業人事檔案工作的開展，從而使企業無法有效進行有效的人力資源管理，制約著企業的發展。

2.1 重視程度不足，制度體系不健全

首要的問題就是無論是企業還是員工都沒有形成正確的人事檔案管理意識，對人事檔案的重視程度嚴重不足。很多企業的人事檔案管理部門只是被動地接受員工檔案，只保管而不更新記錄，更不會合理利用;還有一些企業存在私自扣留員工檔案的行為，更有很多中小型、民營企業根本沒有人事檔案管理系統，這些問題都體現出企業缺少核心的人事檔案管理意識。一旦企業重視程度不足，也容易導致員工個體對個人檔案認知模糊，不重視檔案資料內容等問題。

2.2 人事檔案資料科學性、時效性差

對于現代企業，崗位和工作的多樣性使得企業員工的個人檔案難以系統地編寫與整理出來，而企業的流動人員增多也使得檔案管理更加復雜與困難。并且，人事檔案很難完全客觀地呈現，不同企業對于員工評價的重心也有所不同，更嚴重的是，一些企業員工的檔案真實性都存在疑問。這些問題就導致了人事檔案管理的科學性與客觀性較差。

而由于意識形態和制度等原因，企業人事檔案管理的時效性很多時候也得不到保證。很多企業的人事檔案管理部門受傳統檔案管理思想影響，工作效率不高，由于資料同質性強而工作熱情低下，使得員工信息無法及時更新;而對于一些流動性強，工作范圍復雜的員工更是沒有能力保證檔案的及時更新。

2.3 無法合理利用人事檔責

很多企業人事檔案管理部門，是一個部門“孤軍奮戰”，而無法與用人機制聯動，相互協作，這就使得企業人事檔案管理與人力資源管理相脫節。無論是招聘還是內部工作調動，如果企業無法合理利用人事檔案，都無法科學有效地挖掘人才能力，導致人才特點集中、無法“因材施教”、“因材施用”等問題產生，降低企業管理效率，員工個體的價值也得不到充分的體現。

3 針對性建議與對策

3.1 加強意識培養和制度建設

在當下這個信息時代，無論是企業還是員工，都需要更新已有的人事檔案觀念，端正傳統的意識與態度，改變被動接受的方式，認真細化人事檔案信息，促進企業人力資源管理;同時，國家和企業均需出臺相應的法律法規和制度體系，使人事檔案管理中的問題有法可依，有章可循，也使員工個體能夠針對性地學習檔案管理相關知識，增強觀念。

3.2 完善人事檔案資料的記錄與維護

在完善制度體系之后，企業還需成立一定的檔案監管體系，加強對人事檔案的監督與審查，保證檔案的真實性、科學性和條理性;并且，企業應規定日期對檔案進行更新和維護，保證人事檔案的時效性，提升檔案管理的效率，縮短信息反饋、收集和再利用的時間。企業還可以引人人事檔案管理部門內的竟爭機制，實現目標管理與量化管理。

3.3 提高對人事檔案的利用程度

檔案管理部門，作為企業用人行為的基礎與載體，要和其他的部門緊密聯系起來，形成可以互聯互通的網絡體系，實現人才信息的聯動和共享，用人事檔案指導人力資源管理，加強能動性，做到檔案與人事相互指導，相互協作，及時有效地和人力資源部門合作，共同完成人事檔案的管理工作，實現對人事檔案的最高的利用程度。