構建行政事業單位電子流程報銷模式

內蒙古烏蘭察布市經濟和信息化委員會

一、行政事業單位報銷現狀

行政事業單位報銷基本采用手工報銷模式，經辦人報銷時必須預先填寫紙質的單據，附上粘貼好的原始憑證，由財務人員核對，大額報銷和報銷人員溝通需要直接支付、轉賬或者電匯，再由各級領導在紙質單據上進行審批，最終憑審批后的單據到財務室進行報銷。

財務人員根據報銷的單據，分成二類處理，一是出差或者是使用公務卡，使用公務卡劃款到公務卡里，其余以現金方式給予報銷。二是，報銷單沒有支付，給予直接支付、轉賬或者電匯。財務人員手工把數據錄入記賬系統，區分科目編碼、科目類別，如差旅費、公務用車運行維護費、辦公費、郵電費等。

如果是出差報銷，那么在出差之前報銷人員需要填寫出差審批單，找各級領導在出差審批單上簽字。

二、電子報銷流程及模式

電子報銷模式是報銷人員通過在網上填寫報銷審批單，經各級領導審批，財務打款完成報銷流程。具體操作如下：

(一)報銷人員填寫報銷申請單，報銷人員登錄個人賬戶，填寫報銷單，通過掃描儀或者攝像頭上傳原始單據。送到財務崗位進行審核。并把原始單據送到財務室。

(二)財務人員審核。根據報銷申請單、上傳的數據和原始單據，核對提交的數據完整和正確性，核對發現問題，說明原因，并退回到報銷人員崗位，由報銷人員修改后再提交。核對沒有問題，點擊送審，送到下一崗位進行審核。

(三)領導審核，各級領導根據上一崗位送審的數據和上傳的原始單據，進行審批，審批后生成報銷單。

(四)完成報銷，財務人員打印審批后的單據，粘貼原始單據，在辦公室就可以把報銷金額劃轉到報銷人員銀行卡或者公務卡中。

三、兩種報銷模式的差異

(一)電子報銷效率更高

手工報銷模式下，經辦人員需要拿著手工填制的單據找到各級領導進行審批，如果遇上領導開會、出差等，找不到領導就需要下次再來；財務人員賬務處理時，必須將報銷單據中手工填寫的包含的各種報銷信息重復錄入到財務系統中。電子報銷時，報銷人員隨時隨地按照規范的格式在網上提交報銷申請單，領導可以隨時隨地進行網上審批；報銷申請單中已有的數據信息，財務人員也不必重復錄入，可以直接提取進行記賬。

(二)電子報銷審批的時間更靈活

手工報銷模式下，各級領導審批是在報銷單據上進行手工簽字審批。在電子報銷模式下，領導可以在網上簽字審批，領導審批時可以調閱到與審批事項相關的所有資料影像以及流轉的審核意見，審批也是利用經過授權的個人數字簽名進行審批。

(三)電子報銷支出能控制在預算內

手工報銷模式下，領導審批無法實時知道審批事項的預算執行情況，因此超預算、超范圍的報銷事項無法杜絕。在電子報銷模式下，由于設置了全程預算預警的管理模式，超預算、超范圍的支出根本無法進行網上流轉，使經費預算從業務發生時就得到了有效控制。

(四)電子報銷流程更透明化

手工報銷模式下，人工計算報銷金額，會出現錯誤，或者記賬出現錯誤或者多寫報銷金額的情況，如果單位內控不健全或者執行不嚴格，現金支票和轉賬支票的使用不規范，存在領導不知道資金使用、挪用甚至貪污的情況。電子報銷模式下，計算機自動計算和記賬，避免上述可能。領導可以實時掌握資金的使用情況，部門和財政部門能通過科目類別，管理和監控資金以及三公經費的實時支出情況，避免部門弄虛作假。報銷人可以查詢報銷狀況。

(五)電子報銷便于統計、分析，儲存數據資料

手工報銷模式下，原始數據以紙質形式保存，不便于查找、統計、分析數據，可能會造成丟單情況。電子報銷能克服上述問題，形成明細列表查詢，查詢某人報銷的金額、內容，還可以查詢同一事項，有幾人報銷，避免重復領取資金的情況。

四、電子報銷系統功能設計

根據行政事業單位的有關制度和規定，出差需要填寫出差審批單，公務接待費需要填寫公務接待審批單，直接支付、現金支取、支票轉賬、電匯需要領導批準，在系統功能設計考慮這些情況。

(一)預算管理：設置財政預算批復數，三公經費的批復數，實現費用開支的全過程監控。實現費用的事前控制、事中監管、事后分析，對資金開支的整個流程進行管理和監控。

(二)出差審批管理模塊，出差人出差前先在網絡上填寫出差人姓名及職務，所在科室，出差地點，出差時間，出差事由，出差依據，乘坐的交通工具，送審到辦公室主任審批，辦公室審批完后，提交分管領導審核，分管領導審核完后提交到主管領導審核。

(三)公務接待審批管理模塊，公務接待支出前需要填寫公務接待審批單，來訪時間，來訪名單，陪同人員，來訪事由，住宿情況(天數，房間數量，房間價格，合計價格，接待地點)，用餐情況(早餐、正餐、單桌價格、合計價格，接待地點)，上傳公務接待函，領導審批后，財務辦理資金的支付。

(四)報銷業務管理模塊：用個人賬戶登錄，是否代替他人進行報銷，選擇是否差旅費報銷，如果是否使用公務卡，根據公務卡的公務消費信息，下載修改數據，系統自動計算公務卡還款金額，是否使用公車，過橋過路費金額，加油費金額，修理費金額，消費日期和金額，發票的種類，數量，出差的補助，是否有借款，借款金額是多少，開支內容，上傳原始單據，進行網上申報，支持撤回、送審等功能。

(五)直接支付、現金支取、支票轉賬、電匯管理模塊，沒有取得發票，由于業務的需要，將資金打入到對方賬戶的情況，需要經辦人填寫直接支付、支票轉賬、電匯申請單，提交送審。

(六)財務人員賬務處理模塊，根據申請人提交的報銷申請或者支出申請，根據財政部制定的政府收支分類科目，區分資金經濟分類科目、科目編碼以及使用哪塊預算資金。財務人員填寫現金支票、轉賬支票、電匯內容后，需要領導審核后，方可辦理資金的支付。直接支付點擊同意后，提交財政部門處理。

(七)財政和銀行業務管理。一是財政審核用戶單位提出的授權申請和直接支付申請，將信息提交到銀行，銀行根據財政局的信息處理相關業務。二是銀行根據用戶單位提交的報銷，將報銷金額劃入到報銷人的銀行卡和公務卡中。

(八)記賬模塊。報銷和直接支付、轉賬、電匯、授權支付的模塊的數據按照行政事業單位會計制度進行自動記總賬、明細賬，生成報表。

(九)數據分析模塊，公務卡的消費金額，報銷金額，公務用車運行維護費的使用情況，公務接待費的使用情況，每一位職工報銷的時間、金額，開支內容，便于領導掌握資金開支的整體情況。

(十)報銷查詢。系統可以按預設的多種模式進行報銷查詢，可以以短信、電子郵件形式通知報銷人，報銷狀況。并設置查詢權限，職工個人查看自己的歷史報銷記錄和流程，實時查看待辦報銷事項在整個報銷流程圖中的流轉狀態，待辦事項已經經過哪幾個環節，目前在哪一個節點等待審批，分管領導查詢所分管的科室費用使用情況，主管領導查詢所有費用使用情況。

(十一)信息的錄入維護，包括職工姓名，性別，銀行卡號，身份證，公務卡的錄入維護，車編辦批準的公車數量、車牌號，單位名稱，單位統一社會信用代碼等信息。

(十二)通知公告，在報銷過程中，發布需要大家注意的事項，或者單位報銷的有關規則制度等內容。

五、做好電子報銷流程培訓工作

做好電子報銷系統使用培訓工作，通過集中講解和印刷操作手冊工作，做好系統的特點、操作步驟、如何使用、管理工作的講解，問題的解答，確保職工順利使用電子報銷流程系統。

在使用電子報銷系統時，報銷人、財務人員、財政部門、銀行部門、管理者有任何問題，都可以和系統開發軟件進行溝通交流，提高系統的應用效果和效率。

六、電子報銷安全性的考慮

電子報銷是通過互聯網進行的，在開發電子報銷系統時，充分考慮資金的安全，對流程設置預警系統，避免黑客的攻擊，資金的篡改，進行自動備份。并配置攝像頭、掃描儀以便職工上傳原始單據。單位職工每人一個賬號，并設密碼。

電子報銷是一種基于互聯網的報銷模式，它既是一種創新的報銷模式，更是一種基于過程透明化的管理流程，能實時對政府資金的支出進行管理和監控。