醫(yī)院辦公室行政精細化管理的重要性以及措施

湯 愷

一、醫(yī)院行政相關辦公室的重要意義

（一）完善各項管理工作機制職能

醫(yī)院的很多管理條例和制度，絕大多數(shù)都是通過醫(yī)院辦公室人員制訂的，它在整個管理機制方面占有重要地位與價值。在制訂好相關部門制度后，一定要及時通知每個單元或者相關部門，并且對這些新制訂出來的管理機制進行監(jiān)督和引導，使管理機制能夠發(fā)揮最大價值，以此提高醫(yī)院的工作效率。在落實相關管理機制的時候，還應該解決每個科室或崗位所遇到的具體問題，及時把這些問題反饋給有關管理部門去落實，保證每項工作都能夠公平、公正正常地進行。

（二）處理協(xié)調(diào)工作職能

醫(yī)院辦公室在思考和處理一些事情時，需要站在整個醫(yī)院的角度，一定要按照相關規(guī)則條例去進行，最大限度地保證每個部門都能夠正常開展工作，調(diào)動每個部門工作的積極性、主動性，進而提升醫(yī)院的服務品質(zhì)。尤其在開展一些重大活動時，需要科學安排時間，積極做好各部門之間的協(xié)調(diào)工作。

（三）檢查、督促管理工作各項職能

醫(yī)院辦公室在整個醫(yī)院系統(tǒng)里起著承上啟下的重要作用和意義，同時又擔負著對各項工作進行督促和檢查的重要角色。它在患者和醫(yī)院中間起著良好的橋梁作用，是醫(yī)院與客戶進行有效溝通的重要保障。醫(yī)院里有各種各樣的問題，它是一個綜合、復雜的集成系統(tǒng)。因此，各項與醫(yī)院相關工作的檢查就變得非常有意義，也是很多工作能夠正常運行的重要前提條件，從而推動醫(yī)院更加健康、穩(wěn)定地向前發(fā)展。

二、醫(yī)院辦公室行政精細化管理相關策略

（一）明確目標，量化標準

在管理中，應當樹立明確的管理目標，制訂科學化的管理制度，要求工作人員嚴格按照規(guī)章制度辦事，切勿出現(xiàn)漏洞管理、過度管理等問題。可以從以下幾個方面建立精細化的管理目標和標準：首先，確保責權分明，崗位劃分科學，制度公正。醫(yī)院辦公室的主要職能是為領導服務，協(xié)調(diào)其他部門工作，因此在崗位和工作流程的設置上，一定要根據(jù)工種和服務需求統(tǒng)籌安排。其次，工作流程的優(yōu)化。醫(yī)院辦公室行政管理工作相對其他部門的工作來說更加復雜，綜合性較強，簡約的工作流程對于實現(xiàn)精細化的辦公室管理能起到極大的促進作用，特別是在上級命令的分析和處理上能夠做到快速準確，及時地完成領導所布置的任務。管理人員要努力完善并優(yōu)化管理流程，在任務的處理上更為快捷和高效。行動時也要符合邏輯，這樣便于決策者更為直觀地審視任務結果并提出決策方案。對每次出現(xiàn)的問題和不足也要及時總結，并作出反饋和調(diào)整。

（二）以制度化和標準化推進精細化管理的實現(xiàn)

如果說思想層面的高度統(tǒng)一是實現(xiàn)醫(yī)院辦公室行政管理工作精細化的必要和首要前提，那么制度建設則是必經(jīng)之路。醫(yī)院辦公室行政管理工作瑣碎而繁雜，要實現(xiàn)精細化的管理模式還要有完善的規(guī)章制度對日常工作進行指引和規(guī)范。所以，必須健全醫(yī)院辦公室各個環(huán)節(jié)的工作制度，避免出現(xiàn)管理真空。要完善督促檢查制度，提高執(zhí)行力。要對現(xiàn)行制度進行認真清理，保留合理的，補充必要的，廢止過時的，形成完善、管用、有效的制度體系。同時，制訂明確的工作標準是醫(yī)院辦公室行政管理人員的行為指南和考核依據(jù)。制訂標準盡量做到數(shù)字化，并與考核相聯(lián)系，最終減少工作出錯率，提高工作效率。

（三）加大監(jiān)督考核力度

以往很多醫(yī)院行政相關辦公室管理人員上班后只是按照以往的工作模式先開會制訂任務、發(fā)布任務，接下來就忙其他事情了，沒有專業(yè)部門或者人員考查這些任務到底是否已經(jīng)完成，至于布置的任務完成到哪一種程度，沒有人去關注和重視，缺乏良好的工作責任意識。不僅要制訂任務，而且還要安排相關項目跟蹤人員進行檢查、落實，保障任務的進程與品質(zhì)，避免漏掉每個小任務，發(fā)現(xiàn)任務中出現(xiàn)的問題一定要及時去解決。有經(jīng)濟實力的醫(yī)院最好設置一個專業(yè)監(jiān)督小組，讓小組成員輪流值班。在日常行政辦公過程中，一定要按照專事專項的工作原則，逐步完善醫(yī)院管理相關工作的監(jiān)督，醫(yī)院辦公室應該發(fā)揮自身獨特功能，進而提升醫(yī)院辦公室的工作效率。

（四）要依職能辦事

醫(yī)院辦公室的主要職責概括起來就是“履行六大職能，搞好六項服務”，即履行參謀職能，為領導決策服務；履行協(xié)調(diào)職能，為推動全局服務；履行把關職能，為中心工作服務；履行宣傳職能，為依法治稅服務；履行督辦職能，為政令暢通服務；履行保障職能，為機關運轉(zhuǎn)服務。要將辦公室的各項職能逐項分解到各系列、各環(huán)節(jié)、各崗位，明確“干什么”“怎么干”“干得怎么樣”“干錯了怎么辦”，確保崗位職責精細化；按規(guī)章辦事，按程序運作，按規(guī)程服務，既不越位，也不缺位，確保職權人人有、任務個個擔、責任人人負、事事有人干。

三、結語

隨著現(xiàn)代社會分工越來越專業(yè)和精細，一個精細化工作和管理的時代已經(jīng)來臨。在新時代新要求下，只有將精細化管理理念融入辦公室行政管理工作之中，實現(xiàn)辦公室行政管理工作由粗放型管理向精細化管理的快速轉(zhuǎn)變，才能不斷提升辦公室工作質(zhì)量和服務效能。