地方銀行業金融機構檔案管理工作精細化研究

程開文

(中國人民銀行怒江州中心支行，云南 怒江 673199)

地方銀行業金融機構屬于以經營貨幣為主要業務的高風險性服務行業，債權債務多重收付業務時有發生，對維護國家信用及推動社會發展的神圣職責予以承擔。在科技信息迅猛發展的時代背景下，加強地方銀行業金融機構檔案管理尤為重要。作為豐富的經濟信息資源之一，檔案可以直接、真實、詳盡且生動地反映地方銀行業金融機構的各項金融業務，是金融工作的真實記載[1]，加強此類機構的檔案管理工作，無論是對金融業務而言，還是對國家的經濟建設而言，意義都十分重大。從某種程度上講，檔案管理工作是地方銀行業金融機構內部管理的基石，為了更好地提升地方銀行業金融機構內部管理的綜合水平，保證銀行業可以適應市場化需求，本文針對地方銀行業金融機構檔案的精細化管理展開研究。

一、地方銀行業金融機構檔案在經濟建設中的重要作用

地方銀行業金融機構檔案屬于金融檔案，它是各機構在開展金融活動時形成的，具有一定保存價值且形式多樣的原始記錄。對于地方銀行業金融機構而言，其檔案有豐富的內容，數量龐大，對金融業務往來中的會計、統計以及借貸等材料[2]予以涵蓋，政策性、專業性、綜合性等特點突出。

金融在現代經濟中居于核心地位[3]，地方銀行業金融機構檔案對機構的金融業務乃至社會經濟的運行與發展軌跡進行記錄，既可作為可靠依據用于監管機構相關決策的制定，又能提供貸款糾紛以及金融詐騙等問題的解決憑證。可以說，離開了此類檔案的提供與利用，地方銀行業金融機構金融活動的開展甚至整個金融事業的發展均會受到明顯的影響。

二、加強地方銀行業金融機構檔案精細化管理的必要性

(一)為地方銀行業金融機構企業文化建設提供依據

檔案是企業文化建設的歷史借鑒與參考，可為地方銀行業金融機構的企業文化建設提供直接依據，作用十分重要，無可替代。地方銀行業金融機構在進行文化建設時，應以檔案為支撐，將其價值充分發揮出來，在樹立良好品牌形象的同時，對自我發展愿景予以實現。檔案精細化管理的實施可彰顯地方銀行業金融機構的文化之魂，凝聚其形象之神，具體而言，即提高員工對機構文化的認知度，增強歸屬感以及機構的內部凝聚力，對機構的文化底蘊予以彰顯，使更多的人了解、認可機構品牌及業務，實現對機構良好外部形象的樹立。

(二)為地方銀行業金融機構信貸風險規避提供保障

地方銀行業金融機構在管理與經辦各類本外幣信貸業務之時，會有信貸經營管理專業技術材料(信貸檔案)的形成，它們具有憑證依據作用及參考利用價值，以地方銀行業金融機構信貸業務管理工作原始記錄的形式存在。作為信貸業務的憑據與載體，信貸檔案可以真實反映金融機構信貸業務流轉的全過程，故有“金庫中的金庫”[4]之稱。此外，在銀行業金融機構對信貸風險源的控制、信貸風險的有效預警、經營風險的防范以及機構改制風險的規避等方面，信貸檔案同樣發揮著重要作用。由此可知，加強對地方銀行業金融機構信貸檔案的精細化管理，可為機構信貸風險規避提供重要依據，有利于機構風險管理水平的提高。

三、地方銀行業金融機構檔案管理存在的問題與精細化管理對策

(一)地方銀行業金融機構檔案管理存在的問題

在社會經濟不斷發展的影響與推動下，地方銀行業金融機構檔案管理工作的發展速度進一步提升。但是從地方銀行業金融機構檔案管理的現狀來看，還存在諸多問題亟待解決，具體體現在以下幾個方面：

第一，基礎設施不達標。地方銀行業金融機構檔案管理過程中基礎設施不達標，主要體現在大部分單位缺少專門的檔案庫房或者是沒有對檔案庫房進行系統的規劃與設計，使得檔案庫房普遍存在面積過小以及防盜、防火設施不健全等問題。

第二，缺乏完善的檔案管理機制。地方銀行業金融機構檔案管理缺少完善的管理機制，主要體現在部分地方銀行業金融機構當前仍舊處于各自為政或者支行分散管理的狀態中,這種狀態在很大程度上加大了地方銀行業金融機構檔案管理工作的開展難度。

第三，制度建設嚴重落后。地方銀行業金融機構檔案管理過程中制度建設的滯后，與檔案管理沒有統一的分類標準有著直接的關系。從地方銀行業金融機構檔案管理的現狀來看，由于金融機構檔案分類標準方面存在差異，使得部分銀行業金融機構的檔案管理不夠精細。

第四，檔案電子化發展進程緩慢。從地方銀行業金融機構檔案管理的實際情況出發，由于對于檔案管理信息化缺少足夠的認識，使得大部分地方銀行業金融機構檔案管理仍沿用傳統的檔案管理方式，一些檔案的歸檔保管還處于手工登記的狀態，不僅影響了地方銀行業金融機構檔案管理工作效率的提升，同時在很大程度上限制了地方銀行業金融機構檔案管理工作的創新發展。

(二)地方銀行業金融機構檔案的精細化管理對策

第一，完善地方銀行業金融機構檔案管理制度。從現階段地方銀行業金融機構檔案管理工作的實際情況來看，想要進一步提升地方銀行業金融機構檔案管理水平，促進地方銀行業金融機構檔案管理工作的精細化發展，需要在提高對地方銀行業金融機構檔案管理精細化重視程度的基礎上，不斷完善和優化地方銀行業金融機構檔案管理制度。在具體的檔案管理工作中，完善和優化地方銀行業金融機構檔案管理工作，需要從建立健全檔案管理工作機制這一角度出發，各個地方銀行業金融機構應該切實將檔案管理工作作為企業管理體系的重要部分，同時將地方銀行業金融機構檔案管理精細化相關建設工作提上日程。比如：結合地方銀行業金融機構發展的實際情況，將檔案工作按照不同的業務類型進行合理分類，同時保證檔案管理工作與企業業務工作受到同等的重視，做到“四同(同計劃、同布置、同檢查與同落實)”[5]。

第二，推進地方銀行業金融機構檔案管理信息化。根據新《辦法》中提出的關于電子會計檔案管理修訂的內容，推進地方銀行業金融機構檔案管理的信息化發展，可從以下幾方面入手：第一，提高對地方銀行業金融機構檔案管理信息化的認識，準確定義地方銀行業金融機構檔案管理中涉及到的電子會計檔案相關概念，結合企業發展的實際情況，將通過計算機等先進電子設備形成、傳輸與存儲會計檔案界定為基本的電子會計檔案管理形式，以此來強化和強調電子會計檔案的生成與傳輸方式。第二，對當前地方銀行業金融機構檔案進行合理修訂，并以電子形式進行歸檔保存。一直以來，單位內容關于電子檔案的歸檔范圍存在一定的限制，為了使單位從外部接收的檔案資料符合相關電子檔案歸檔存儲的基本要求，需要按照《中華人民共和國電子簽名法》[6]規定，將這部分檔案資料僅以電子形式完成存檔。

第三，融入“綠色”理念促進檔案管理精細化。在中央銀行會計核算數據集中系統以及國庫會計核算系統等相關業務系統信息化與集中化程度越來越高的背景下，中國人民銀行電子會計檔案隨之出現，并得到快速發展。結合地方銀行業金融機構檔案管理的基本需求，想要促進地方銀行業金融機構檔案管理的精細化，首先需要明確電子會計檔案的基本概念，通過對其進行準確界定來打破傳統檔案管理模式中對于電子檔案界限過于模糊的局面，為地方銀行業金融機構檔案管理的信息化發展提供有力的支持；其次，我國一直秉持著“綠色”發展理念，在地方銀行業金融機構檔案管理過程中靈活引入“綠色”管理理念，可以有效降低相關人力、物力的投入與消耗，符合低碳環保的核心思想。

第四，增設檔案管理定期鑒定環節。新《辦法》中針對會計檔案的保管期限相關問題作出了詳細的規定，其中第十六條指出，單位應當對已經到達保管期限的會計檔案進行相應鑒定，同時形成會計檔案鑒定意見書[7]。對于這一要求，為了提高地方銀行業金融機構檔案管理的整體水平，實現地方銀行業金融機構檔案管理的精細化，可以通過增設檔案管理定期鑒定環節等方式，對檔案進行科學的鑒定以及重新規劃保管期限。比如：經過鑒定之后，針對已經達到保管期限的檔案，在確定該檔案不具有保存價值之后，應該對其實施“銷毀”。這種方式可以極大的優化地方銀行業金融機構檔案管理資源，提高地方銀行業金融機構檔案管理的有效性。地方銀行業金融機構檔案管理涉及到的檔案內容一般具有種類繁多以及核算業務量龐大等特征，增設檔案管理定期鑒定環節，可以進一步節約地方銀行業金融機構檔案管理所需空間，最大程度上保證現有檔案的價值。

綜上所述，檔案管理作為銀行業內部管理工作的重要組成部分，為了更好地促進地方銀行業金融機構發展，可以從完善地方銀行業金融機構檔案管理制度、推進地方銀行業金融機構檔案管理信息化、融入“綠色”理念促進檔案管理精細化以及增設檔案管理定期鑒定環節幾個方面進行綜合考慮。只有真正認識到檔案管理工作的重要性，才能有效提升地方銀行業金融機構檔案精細化管理工作的整體水平。