做好檔案工作的幾點體會

梁敏學

我是2016年10月份來到檔案局。在這兩年的工作學習中，我對檔案工作有了一些簡單認知。下面我結合丁薛祥同志講話內容和自己的實際工作，和大家分享一些自己的所想、所悟、所獲，不妥之處請批評指正。

一、做好檔案工作，要有安全意識

丁薛祥同志在講話中強調，檔案安全是檔案工作的底線。這是檔案管理工作的核心和重中之重，我們日常工作也是在此基礎上展開的：庫房嚴格控制溫濕度保證檔案存放符合規定，實行雙人調還檔案制度避免調還過程中出現問題，每天上班查看庫房溫濕度、下班檢查庫房門和燈、下雨變天看庫房是否漏雨已經成為一種條件反射。

近兩年的多個項目都以檔案實體為依托，在各項目建設中，我們一方面加強管理，如安排專人在工作間值班，禁止外包公司人員在工作間內使用手機等，避免信息外泄；另一方面保證每天下班前檔案入庫，避免檔案受損。

二、做好檔案工作，要有專業知識

近兩年我們處持續推進各項基礎業務建設，從目錄采集到檔案整理，從編纂書目到檔案鑒定劃控，每一項工作都具有很強的專業性。我具體參與的工作是鑒定劃控和重點檔案的文件級目錄采集項目。下面我就目錄采集工作談談自己的體會。

按照采集辦法的要求，我們需要采集頁數、形成時間、文種、題名、責任者等必要項，還涉及到檔案的合條與拆件、編頁等，為了確定這些信息，要認識印章，要了解各機構的歷史變遷，要熟悉各文種的行文規則；信件、報紙、期刊、各種公文的責任者怎么認定？題名如何表達才能既明確又簡練且不丟失信息？理論上看，這些東西很簡單，但是館藏檔案情況復雜，如檔案缺頁、破損及行文不規范等導致信息模糊，給具體工作開展帶來極大的困擾，需要工作人員具備一定的專業知識才能確定相關的信息。

由于相關知識儲備及對館藏熟悉度不足等原因，雖然我們努力學習專業知識、認真負責地工作，但仍然有些內容無法考證，只能暫時擱置。

三、做好檔案工作，要有協作精神

檔案工作是龐雜的，項目涉及的檔案動輒成千上萬甚至十萬、百萬卷，如果單靠一個人、幾個人，很難開展。以今年的檔案館業務測評工作為例，我們處具體涉及二樓檔案柜位置調整、一樓紙箱整理、四樓樓道清理、403庫房檔案順序調整、庫房衛生等工作。

下面我具體介紹一下四樓403庫房檔案調整工作。原來403庫房的檔案擺放錯位，全宗號、目錄號甚至卷號都不相連。潘處長讓我做出調整方案，并且負責具體的協調工作。對于這個工作，我內心頗有顧慮，一方面我是新人，年紀小、級別低、資歷淺，甚至連單位的人都認不全，另一方面庫房情況復雜，頭緒多又環環相扣，一旦出錯就可能需要全部推翻重新調整。在這種情況下，組織大家一起調整，很擔心因為溝通不暢而影響進度。但是結果出乎意料，來幫忙的同事都特別積極，搬檔案、理順序、擦檔案，大家配合的特別好，而且提了很多能提高效率的意見。最終我們用不到四天的時間完成了調整任務，還余出了時間去一樓庫房打掃衛生。

這種協作在日常的工作中也處處體現出來，比如如果某庫房管理員請假，其他樓層的管理員就會及時補臺，保證利用工作不受影響。

四、做好檔案工作，要敢于突破

去年開發處辦李大釗展覽，處里臨時安排我去給省政協的同仁做講解。

當時是上午10點通知我這個任務，下午3點在博物館講解，整個講解需要40分鐘以上。完整版講解稿有20多頁，簡化版的也有10多頁，近一萬字。時間緊任務重，在領導的鼓勵下，我忐忑地接下了這個任務。整個準備過程高度緊張：去博物館的路上熟悉講稿，節省半個小時；不吃午飯，節省半個小時；調整講解稿內容，降低背稿難度；提前演練，做好時間把控。最后順利完成了任務，講解評價很好。講解結束后，政協的領導問了句，你是專業講解員還是檔案局工作人員呀？聽到這句話，我心里一下子就踏實了。

這次講解，不僅讓我收獲了講解經驗，更讓我有了自我突破的愿望和信心。

五、做好檔案工作，要甘于寂寞

2017年四樓調還卷數量為一萬四千余卷，2018年上半年調還卷八千卷左右。這個數字背后，是平均每天在庫房的時間近三個小時，不論春夏秋冬。為了避免還錯卷，這三個小時，幾乎是與外界隔絕的，不能跟人聊天，不能聽音樂，甚至不能有一點分神。因為一旦不小心還錯一卷，就要花費幾倍十幾倍的時間和精力去糾錯。

而且這種工作是枯燥的、重復的，是在人后很難被大家看見的，最終體現在工作總結上，也就是一個簡單的數字。一天近一半的工作時間是在無人的庫房跟青燈黃卷作伴，磨練的是心性，考驗的是態度。而年底那么厚的一沓調卷單，則是這一年工作的實物見證。

六、寂寞與收獲并存

檔案工作是偉大的，也是瑣碎的。具體的工作多而雜，畢其功于一役是不現實的，甚至在短期內是很難看到成效的。但是正如胡適先生所說，進一步有進一步的歡喜。既然選擇成為檔案人，我們所能做、所要做的也不過是以“創造歷史”的責任感，在自己能力范圍內，推著河北省的檔案工作往前走一步，再走一步，再走一步，然后將數代人的努力累積到一起，集跬步致千里。

注：本文為作者在2018年7月30日“河北省檔案局全體干部職工大會”上的發言材料

（作者單位：河北省檔案局）