新時代軍隊人力資源檔案安全管理與創新利用的新模式研究

吳蓉

軍隊人力資源檔案是一個新的概念，是與軍隊調整改革工作同步形成的新的專門檔案類別，它主要是由過去干部部門負責保管的干部檔案、軍務部門負責保管的士兵檔案以及軍隊文職人員檔案等共同構成的。隨著軍隊調整改革的不斷深入，人力資源檔案的地位將變得越來越重要，作用將變得越來越顯著，它為軍隊人力資源部門提供了更加寬廣的平臺，為軍隊選人用人提供了服務與保障，它的管理模式與利用方式必須要與時代背景相結合，才能更好的發揮出其潛在的價值。

一、軍隊人力資源檔案管理利用的現狀及問題分析

軍隊調整改革使得軍隊人事工作更加的融合統一，人力資源檔案的管理借用傳統文書檔案和專門檔案的管理方式來開展工作。一是人力資源檔案管理保持了原有的人事檔案管理模式，實行集中統一和分級負責的管理體制；二是在管理方法上繼承了傳統的保管理念，秉持嚴謹的態度，注重檔案的安全保密性，確保了人力資源檔案的安全與完整，為推動部隊人才隊伍建設打下了基礎。但是在現有的人力資源檔案管理制度與方式上還存在著許多問題。

（一）思想觀念循規守舊

1.保管過程中過于注重保密性，而忽略了檔案的利用價值。無論是從檔案的形式還是內容方面，軍隊人員對自己的檔案幾乎是一無所知的，這并不利于人力資源檔案的管理利用。如今個人檔案的利用范圍不斷擴展，讓軍人了解個人檔案的基本知識可以更好的激發利用需求，滿足現實需要，為服務未來奠定基礎。

2.人力資源檔案在人員晉升、任免、調動過程中的執行力和影響力還遠遠不夠。雖然在2015年全軍干部工作大檢查之后人力資源檔案的地位有所提升，但是流于形式的因素還是要比真正利用起來的因素更為普遍。在選人用人時，領導往往看重的是人員的平日表現和近期成績，而很少查閱檔案，通過了解一個人的全面成長經歷而做出對其提升任用的判斷。

3.在管理利用過程中缺乏向實戰靠攏的理念。軍隊人力資源檔案作為一種重要的信息資源，可以間接的為實戰提供服務，但是如今對人力資源檔案的關注點幾乎只停留在日常的業務辦理中，缺乏主動服務、服務實戰的理念。在軍隊全面深化改革的時代背景下，人力資源檔案工作必須要創新思維，堅持向能打仗、打勝仗的目標聚焦。

（二）管理模式不夠完善

1.缺少長效的管理機制。軍人的個人檔案材料主要形成于人力資源部門，但也有很多材料是由機關其他部門整理收集的。機關各部對于需要入檔案材料的格式標準及填寫規范的認識還存在很大差異，這就導致了入檔材料的不全、不齊、不準。還有一些檔案材料因為多種原因遺留在個人手中，時間長了會導致材料過了入檔的時限，有偽造的嫌疑，影響本人的進步和對檔案材料的有效利用。

2.缺少豐富全面的檔案材料。在軍人的個人檔案材料中，任免材料是更新最頻繁的，它連接起了人員任職之后的履歷，在檔案管理過程中也最受到重視，而許多其他的材料就容易被忽視了。人力資源檔案需要全面的反映一個人的客觀面貌，需要補充更多的與個人相關的個性化材料，才能讓組織對每一名軍人做出全面的、系統的評價，滿足培養、選拔、使用人員的實際要求。

3.缺少深入的開發編研。對軍隊人力資源檔案進行深層次的開發和編研，可以對軍人本身的個性特征做出更加全面的判斷，從而對軍人本人的成長路線進行提前的模擬、規劃與設計，在更加有效的為組織在選人用人方面提供參考的同時，也實現了讓自身檔案為自己提供服務的目的。

4.信息化程度還不夠高。軍隊人力資源檔案的全面數字化工作還不完善，尤其是很多年輕的同志，由于履歷變動快、檔案材料更新頻繁，他們的電子檔案更新總是相對滯后甚至被忽略。并且軍隊干部、士兵檔案管理系統也沒有在基層單位普及利用起來，對檔案的查閱仍然大多停留在手動階段。

（三）干部和士兵檔案標準不一

干部檔案和士兵檔案在裝訂、保管、利用以及裝具、存放庫房結構等方面都存在著很大的差異。人力資源部門的形成意味著人事管理在各個方面也需要進行融合，軍隊人力資源檔案管理工作的相對滯后并不利于人力資源部門長期的工作開展。人力資源檔案管理的方式可以有不同，但標準必須要統一，人力資源部門需要盡快形成統一的檔案整理規范。同時，對于軍隊文職人員、職工等檔案的管理也要根據各單位實際，形成的統一的標準化保管模式。

二、提高軍隊人力資源檔案管理利用效能的策略

（一）緊貼實戰背景，建立戰時軍隊人力資源數據庫

利用軍隊人力資源檔案全面收錄、整合人員信息，結合實戰需求，按層次完善軍隊人力資源數據庫的結構體系和功能體系，提高基于網絡信息體系的聯合作戰人才培養能力。

建立涵蓋戰術、戰役、戰略三個層次的人力資源數據庫，按照全軍、戰區及軍兵種、基層的結構框架，分級別管理維護數據庫信息。數據庫中數據的主要內容要在對人力資源檔案的深度編研下擬定，對于有維和經歷、作戰經歷的同志要特殊標注。全軍級數據庫要注重宏觀把控和頂層設計；戰區及軍兵種數據庫要注重全面工作協調與實施；基層單位數據庫要注重末端指揮調控，以確保部隊強大穩定的戰斗力。

把開發利用人力資源檔案信息作為戰時人事工作的主體工程，是加強軍事人才培養體系建設的關鍵環節之一，是戰時軍隊選人用人、傷亡統計、緊急調動等工作的重要參考依據。下一級數據庫要為上一級提供全部的單位態勢圖及人力戰備數據，以利于戰區指揮部對部隊的監管、部署及規劃，從而提高高級指揮部對戰時軍隊人事工作總攬全局，協調各方的能力。

（二）轉變管理模式，建立規范長效的檔案管理機制

著眼檔案管理的全過程，重點強調收集、保管、利用三個方面的規范性與創新性，建立長效的人力資源檔案管理機制。

1.注重收集方式的結合運用

在收集過程中，要注重四個層面的收集方式，分別是：普通收集、定向收集、長期收集和突擊收集。在軍隊調整改革期間，需要更加注重定向收集和突擊收集，變被動的等待材料移交上門為主動的走向機關各個科室，將傳統收集方式變得更加積極主動，統一時間、統一地點移交入檔材料，確保人力資源檔案的安全、準確、完整。

2.注重保管模式的創新

強化人員素質，加強檔案管理人員業務培訓，使檔案安全工作和保護工作落到實處。在長期的保管過程中，要更加關注檔案個性化材料的補充，突破傳統的固定思維模式，對于真實有效、能反映人員愛好特長及性格特點的材料也要補充到個人檔案中來，例如人員在社會考取的各類資格證書及參加社會活動取得的成果獎勵等。并且還要注重對人員各個時期照片材料、音像材料的收集，使人力資源檔案的內在價值得到更大的提升。

3.注重利用服務的轉變

根據管理需求及軍隊人才隊伍建設實際，秉持動態保密的意識，適當的開放相關檔案內容。加強人力資源檔案的全面數字化建設，運用網絡互聯技術和信息化手段開展工作，加快軍隊人才信息智能化發展，充分利用干部、士兵檔案管理系統，及時更新備份，防止檔案意外損壞和丟失時的無跡可尋。

三、軍隊人力資源檔案管理利用創新模式的建立與實現

（一）人力資源信息圖譜的構建

人力資源信息圖譜，是人力資源檔案在軍隊人事管理工作中利用方式的拓展和應用。圖譜的構建需要結合軍隊人力資源工作進行，在對人力資源檔案進行編研的基礎上，整合人員信息，依據特點分類，把人員情況和人事業務工作相互關聯，構建成基礎框架模型，為智能化檢索和軍隊人力資源信息平臺的建立打下基礎。以師（旅）級單位為例，構建人力資源信息圖譜基本模型如圖1所示：

在上圖所示的師（旅）級單位人力資源信息圖譜基本基本模型中，共分為三個層級：第一層為核心層，作用是明確圖譜模型的主題，各單位也可以根據實際需要，形成軍事人才信息圖譜、軍事裝備信息圖譜等；第二層為骨干層，是根據主題內容，結合業務工作進行的主體框架構建；第三層為業務層，是在骨干層框架模型下形成的具體業務事項。該圖譜模型的歸結點均為個人，它把個體信息、業務工作和單位建設系統、全面、有效的結合起來，注重頂層設計和底層實踐兩條路線的同時進行，為今后軍隊人力資源信息平臺的相關智能化檢索提供了保障。

（二）人力資源檔案工作計劃表

人力資源工作紛繁雜亂，導致了人力資源檔案具有數量多、類型多、內容雜等特點。人力資源檔案工作計劃表是根據部隊人力資源工作安排和入檔案材料類型形成的，它可以使人力資源檔案發揮出更大的價值功能，可以為人力資源檔案工作更加正規、有序的開展提供參考并且還可以為現役及退役軍人提供更好的檔案利用服務保障。以師（旅）級單位為例，具體設計如圖2所示：

在上述所示的師（旅）級單位人力資源檔案工作計劃表中，主要分為工作類型、人員類型和檔案材料三個部分。工作類型是從服務官兵的檔案利用角度出發對人力資源工作的分類，人員類型是在工作類型的基礎上，進一步更加有針對性的分類，檔案材料概括說明了需要入檔案的主體材料類型。在該表的設計中，基本架構只涉及到會形成檔案材料的人事工作項目，并不包括軍隊人力資源工作的所有內容。它更多的是從服務官兵利用檔案的角度出發，為現役及退役軍人的個人檔案完整性保存和創新性利用提供參考和保障。

軍隊人力資源檔案，作為軍隊調整改革時期的新生專門檔案類別，將會在軍隊知人、選人、用人方面發揮出重要的憑證與參考作用，為軍隊人力資源管理工作的正規有序開展提供重要的保障。本文提出的幾點有關提高檔案管理利用效能的策略，能夠突破傳統的固定思維，改善現存的問題缺陷，對提升新時期軍隊專門檔案管理效率有所幫助，為軍隊人力資源工作正規化開展和人力資源檔案創新性利用做出更大的貢獻。

（作者單位：國防大學政治學院）