大數據環境下基層檔案數字化工作的探索與實踐

劉水英

當今社會，網絡技術迅猛發展，各行各業的數字化程度不斷提高，數據資源門類繁多，大數據時代已然到來。然而在這樣的時代背景下，基層檔案工作仍停留在“一室一館”的單一數字化層面，形成信息孤島。如何開展檔案數字化工作，使其適應大數據環境背景下的社會發展趨勢，最終融入全國檔案大數據格局，值得基層檔案工作者深思和探索。

一、基層檔案數字化工作現狀及存在問題分析

1.地區發展不均衡。由于自然、地理、歷史等社會發展因素影響，自古以來我國經濟、社會發展存在一定的不均衡性，這就必然體現在檔案工作中。當前大部分地區檔案部門的檔案載體仍然以紙質為主，館藏檔案數字化程度不高，一些偏遠地區的檔案工作甚至仍停留在手工查找階段，很難滿足用戶個性化的需求。而發達地區已經實現網絡檢索，大大提高了服務利用效率。一慢一快之間，基層檔案數字化工作發展不均衡的現象可見一斑。

2. 館藏資源中重復冗余數據繁多，浪費空間資源，急需對歸檔材料嚴格把關，減少重復歸檔率。各級綜合檔案館雖然已經以電子檔案為主要利用形態，但檔案資源保管上的重復和冗余問題仍十分突出。主要體現在普發文件在不同立檔單位檔案中重復出現，因辦理意見和結果的不同而匯聚到綜合檔案館；同一立檔單位的檔案存在館內、館外重復數字化的情況，造成大批量數據冗余問題；業務檔案與文書檔案因工作需要存在交叉重復歸檔問題。

3.與其他部門協調不到位，存在重復數字化現象，浪費人力、物力、財力等社會資源。當前，從國家到地方，各職能部門的檔案數字化工作現狀仍然是“各自為營”。例如：公證、婚姻、法院、國土等各個職能部門因工作需要都各自組織開展了本系統內的數字化工作，上升到整個縣，整個市，整個省，甚至全國的話，似乎總是少那么點整體意識。

4.各類檔案數字化建設標準尚未全面形成。如今政府的各個系統、各個職能部分已經充分認識到檔案數字化在現代化辦公中的積極效能，于是各個門類的數字化系統紛紛推出，最終形成了現在這種檔案數字化“各自為正”的混亂局面。而在實際工作中，檔案保管部門各自使用不同的存儲管理系統，也使得電子檔案資源在共建共享方面難以形成系統對接，異構數據源無法互通有無，難以形成檔案資源整體效益。

5.稀缺專業的綜合平臺研發人員，智力支持驅動不足。近年來，從中央到地方各級政府對檔案事業越來越重視，但作為政策的執行者基層檔案部門在政策執行中仍舉步維艱：各部門檔案工作人員變換頻繁，缺乏穩定性；各單位領導對檔案的重視程度不高，工作動力不足；檔案工作人員知識結構老化，學習機會少，計算機知識普遍匱乏，對新的專業技術知之甚少，創新乏力等等都成為制約檔案數字化工作從內部創新的重要因素。

二、推動基層檔案數字化工作的有效策略

1.轉變觀念，積極推進檔案數字化工作的全域發展。檔案在利用中體現價值的滯后性、隱蔽性勢必會影響領導對檔案工作的重視程度，進而影響檔案事業的長遠發展。

傳統的檔案管理模式，在基層檔案管理人員心中已經根生蒂固。尤其在一些館庫容量小、人員年齡老化的基層綜合檔案館中，傳統的手工查閱模式仍然有效，因而抵觸數字化工作。青龍檔案館從保護檔案資源角度出發，打破“紙質檔案滿五年才能移交入館”的傳統觀念，率先引入“上年檔案、下年接收”的管理理念，通過檔案數字化系統進行光盤發布，將各單位的檔案以掃描格式存儲在光盤上返還給各立檔單位，既方便了查閱利用，又保護了紙質檔案資源。

2.點面結合，有的放矢地開展紙質檔案數字化。館藏檔案門類眾多，因此在推進檔案數字化過程中必須做到“重點”與“全面”相結合。青龍檔案館采取“先增量、后存量；先民生、后其他”的原則，穩步推進數字化工作。建國前珍貴歷史檔案，公證檔案、婚姻檔案、知青檔案等民生檔案，縣委辦、政府辦、組織部、人社局等利用率高的檔案均已優先數字化，為群眾利用提供極大便利。對于已經改制、檔案仍遺留在外的各類礦山檔案，青龍檔案館主動出擊，積極協調相關各方聯合向縣級財政申請專項搶救資金，整理與數字化同步進行，避免對檔案的二次傷害。各級各部門對檔案工作的重視、支持，必將有利于基層檔案數字化的健康發展。

3. 規范標準，為全國檔案系統數據融合打好堅實基礎。目前的現行的檔案系統軟件可以說是五花八門：直接錄入姓名、身份證號、結婚證號而無檔案原文的婚姻登記檔案系統；在線網簽、傳閱的辦公自動化系統；直接上傳掃描原文的公證系統等等。因而建立規范標準成為重中之重。青龍檔案館自2010年使用河北科怡綜合電子檔案管理系統以來，積極向縣級其他單位推廣該檔案管理系統，將檔案管理的觸角延伸至各基層單位，形成標準相對統一的管理體系，便于大數據時代下的檔案數據資源整合。

4. 組織協調，高效開展數字檔案資源建設。目前，高度的社會信息化導致檔案數據量劇增，檔案載體呈現多樣性，檔案內容分散交叉，因此，建立一個包羅萬象的“大數字檔案館”必將成為檔案數字化建設的最終目標。如何拓展館藏外延，精準把握館外檔案的動態發展情況已然成為基層檔案工作的重要組成部分。檔案意識的增強加快了各部門數字化進程，青龍國家檔案館充分了解各立檔單位數字化工作的開展情況，提前接洽，尋求數據對接與融合的最佳方案，避免了數字化工作的重復進行。此外，該館還重點關注電子政務和電子業務過程中產生的大量數據源的存儲與歸檔情況，加強數據的源頭積累。

5.引智攬才，內外兼修地為檔案資源系統平臺建設謀劃未來。信息時代的大環境使得檔案資源管理難度增大，怎樣保證檔案的真實性與完整性，做好開放與保密工作，保證檔案管理工作的有序進行，對檔案管理人員素質提出了更高的要求。

設計、研發系統平臺需要專門人才才能完成，而我國基層檔案工作人員從知識結構、技術水平等方面都不具備原發的創造力，內部智力創新能力上嚴重不足。青龍檔案館積極參加各種專業技術培訓，學習先進管理技術和理念，并主動接洽有資質的先進技術機構或組織，了解相關發展前景，有目的、有方向地開展基層檔案數字化工作。2017年，青龍檔案館率先在縣級檔案館中組建搭載雙機熱備管理系統的檔案數據存儲體系，同時還將已形成的數據庫備份至其他省份，實現了異地容災，更確保了已有數據的安全。

三、大數據環境下基層檔案數字化的積極探索

電子政務和電子業務的普遍應用，大大拓展了檔案信息的服務空間，對檔案資源服務的內容和方式提出了更新、更高的要求，這促使基層檔案工作必須跳出傳統的狹窄思路，改變管理理念，創新服務方式，以適應大數據環境下的社會發展。

阿里巴巴創辦人馬云在演講中曾提到，未來的時代將不是IT時代，而是DT的時代，DT就是Data Technology數據科技。數據之所以產生價值便在于其“融合”后產生連鎖效應，如今的網絡可以自動為用戶提供其搜索之外的關聯產品，斯坦福大學通過點贊可以分析出人的性格特征即是這一效應。

建設搭載雙機熱備軟件的檔案資源服務利用系統集群綜合平臺，整合龐大而繁雜的數據，通過平臺集成各門類系統數據及其數據源。利用雙機熱備技術這個系統集群綜合平臺通過密碼、授權等相關安全驗證后可以為廣大群眾提供一站式服務，如：需要公積金查詢，點擊公積金模塊即可跳轉至公積金系統，填寫相關信息后即可進入業務辦理；需要婚姻關系查詢，點擊婚姻登記模塊立即跳轉至婚姻登記系統，當事人的所有婚姻狀況一覽無遺；需要公證查詢，點擊公證處模塊即可調閱當事人的公證信息；當事人所有查閱內容存在于某個基層綜合檔案館的情況下，直接點擊該檔案館模塊進入其系統便可查詢。諸如此類，此系統集群綜合平臺可以設置多個模塊，模塊與模塊之間存在交叉但不重復，下設多級鏈接，通過多次跳轉之后最終幫助群眾解決查檔需求。這就是大數據時代所要實現的“數據多跑路，百姓少跑腿！”同時，通過分析已有數據對事物的發展作出準確預判，使檔案工作的社會地位得到大大提升！

大數據時代是信息化時代，檔案部門必將順應發展趨勢，積極應對，主動作為，密切跟蹤云計算、大數據、物聯網等信息技術的發展，積極探索前沿技術在檔案領域的運用，尋求多方面的合作，逐漸引入大數據技術，加強對檔案數據的分析和利用，加快推進信息技術與檔案工作的融合進程，為最終實現全國檔案大數據格局打下堅實的基礎！

注：本文為研究課題《大數據環境下基層檔案數字化工作的探索與實踐》結題論文

（作者單位：青龍滿族自治縣國家檔案館）