纖檢機構檔案數字化存在的問題及對策

文/李歡

纖檢檔案主要指纖檢機構從事黨務管理、行政管理、纖維檢驗、科研項目、執法打假、實驗室管理、基礎設施建設等活動中所形成的具有保存價值的文件材料；纖檢機構檔案數字化是指將纖檢工作中所形成的具有保存價值的文件材料通過計算機技術轉化為數字化的檔案信息，可通過計算機系統進行檢索、共享，實現檔案資源多部門利用。

1 傳統檔案管理的弊端

由于紙是最為常見、使用頻率最高的記錄書寫材料，纖檢機構傳統的檔案管理是以紙質文件資料為主要工作對象，對其進行收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用。

1.1 傳統檔案在保存上的弊端十分明顯

傳統檔案易受環境因素影響，在遭遇洪水、火災、地震等自然災害或戰爭等突發事件時，易丟失損毀；占用纖檢機構庫房面積大，對防火、防盜、防蟲、溫濕度等保存條件要求高；傳統檔案在征集、接收、整理過程中投入人力多，工作量大且效率低下。

1.2 傳統檔案利用受到局限

隨著利用次數的不斷增加，紙質載體上的信息會有所損毀，字跡淡化模糊，紙張變脆破損；同一時間地點傳統檔案利用受到局限，特別是紙質檔案往往只能一人使用，不能在纖檢機構部門之間進行信息資源共享。

2 檔案數字化的特點

電子檔案與以紙張為主體的傳統檔案比較，既有共同之處，又有很大差異，如兩者都是纖檢機構從事黨務、行政、科研、執法、實驗室管理等業務活動直接形成的對國家和社會有保存價值的歷史記錄，都應遵循收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等檔案管理基本準則，但電子檔案又有其獨特性。

2.1 信息內容的非直讀性

傳統的檔案由人們可直接閱讀的記錄符號組成，電子檔案的信息形態是數字化了的，是由數字電子計算機處理形成的。在計算機內部，電子文件以數字編碼的形式被識讀、傳輸、存儲、檢索等。電子檔案信息內容是人工不可直接識讀的數字式代碼，只有借助計算機，通過解碼才能轉換為人們可識讀的記錄。人們只有通過計算機屏幕顯示或打印到紙上，才能看到文字、圖表等組成的電子文件形態。

2.2 系統依賴性

電子檔案從其前身電子文件的制作與處理，到整理歸檔的全部工作均需借助計算機管理系統實現，所以文件處理、檔案管理的工作質量和工作效率都受到計算機軟硬件性能的直接影響。隨著科學技術的日新月異，原有電子檔案的讀取設備被更新替代，未來很可能出現纖檢機構保管完好的電子檔案因找不到讀取設備而無法被識別和利用，這也給電子檔案的管理和利用帶來問題。

3 檔案數字化的優越性

3.1 檔案數字化利于檔案原件的保護

纖檢檔案數字化就是利用計算機、掃描儀等先進設備，將傳統檔案以數字化信息的形式提供給檔案利用者。由于數字化檔案復制、傳輸都不會使檔案本身內容受損，所以并不存在著重復利用會使電子文件損耗、老化的現象，可見電子檔案的利用有利于纖檢檔案原件的保護。

3.2 檔案數字化便于檔案的隨時歸檔及查找和利用

數字化檔案管理使文件能第一時間歸檔，便于查找利用。纖檢機構檔案數字化管理可為企業及社會提供詳細、即時的數據信息。與此同時，數字化檔案管理使資料查找通過計算機檢索實現，通過設置使用權限，有利于機密文件的保護。由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫房也由原來的實體文檔的儲存基地轉變為方便各部門查找利用的信息控制中心。

3.3 提高工作效率

以前纖檢機構使用粗放型模式，通過增加辦公人員、庫房面積、辦公費用來解決纖檢檔案日益增多的實際，致使管理成本高昂，工作效率較低。而檔案數字化使管理工作從傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，在節省庫房面積、降低檔案工作支出的同時便于檔案工作人員檢索查找，提高工作效率。

4 檔案數字化應克服的問題

4.1 提高檔案數字化工作的重視程度

纖檢機構想開展好檔案數字化工作，領導必須首先提高認識，重視檔案數字化工作，在全單位宣傳普及檔案數字化的重要性；其次檔案管理人員要有嚴謹認真的工作態度，加強對檔案數字化重要性的認識，增強工作的積極性與主動性，并根據本單位的實際情況，建立適應時代要求、符合國家標準的現代纖檢機構數字檔案管理體系。

4.2 解決人才短缺問題。

纖檢檔案數字化涉及圖像處理、計算機檢索等多種技術，檔案工作者需擁有復合型知識體系，既要掌握檔案學，又要擁有計算機、網絡安全、設備維護、行政管理等多方面知識，所以培養高素質高復合型的專業技術人員是檔案數字化過程順利開展的關鍵性因素。纖檢機構應重視檔案人才隊伍建設，提高檔案工作人員政治理論水平，加強專業技術培訓，拓寬檔案工作人員的知識結構，使檔案管理人員在繼承傳統檔案工作觀念的同時，發揮主觀能動性，探索解決檔案工作中遇到的新問題，不斷豐富和發展檔案工作的理論與實踐。

4.3 加大基礎設備投入力度

工欲善其事，必先利其器，纖檢檔案數字化是實現檔案管理現代化的必然要求，是纖檢機構檔案管理的必然趨勢，是提高工作效率的重要手段。所以纖檢機構要加大資金投入，加強軟硬件設施建設，通過購置計算機、掃描儀、存儲硬盤、檔案系統管理軟件等先進設備，不斷改進和完善檔案基礎設施建設，以適應檔案數字化建設的要求，更好地為企業及社會公眾服務。

4.4 加強信息安全建設

計算機網絡技術的迅速發展給檔案信息安全問題帶來嚴峻挑戰，纖檢機構需要建立防范病毒攻擊和黑客入侵的安全措施，加強計算機病毒的預防、檢測和反病毒工作，有效地保護計算機系統的軟硬件安全。由于電子檔案有易于修改、容易損壞、不留痕跡的特點，可通過源程序與數據加密保護、數字簽名、信息認證、身份驗證、查詢操作記錄等技術，全過程監控文件的傳輸、處理過程，從而確保電子文件的準確性、原始性和真實性。完善、科學的電子檔案管理制度是做好檔案數字化工作的關鍵，嚴格遵守國家的規范標準，根據纖檢工作實際制定檔案數字化管理制度可有效防止電子檔案的信息丟失與泄露，為檔案數字化工作提供制度保障。

綜上，檔案數字化是纖檢機構檔案管理的必然趨勢，纖檢機構必須加強檔案數字化建設，積極探索，總結經驗，為纖檢機構在新形勢下穩步發展提供有力保障。

參考文獻：

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