簡談建立財務共享服務中心的信息系統支撐

李軍

摘要：建立財務共享服務中心，可以整合下屬企業重復性、專業分工性強的業務并集中處理，為集團內部各業務單位提供標準化的共享服務。信息技術推動財務管理進步，財務共享服務中心的系統搭建最高境界即為財務信息系統與各業務子系統真正融為一體，使業務流程、管理流程和信息流程實現有機融合。財務處于信息系統的關鍵環節，各業務子系統在處理自身業務的同時，向財務信息系統提供數據，所有與業務活動相關的數據都集中在業務事件數據庫中，各層次、各部門經過授權后都可直接調用同一數據庫，真正實現物流、資金流和信息流的統一和財務業務的協同。

關鍵詞：財務共享 信息系統 服務中心

信息系統在財務共享服務中心發揮的最重要作用在于它建立了一個IT平臺，將財務共享服務中心制定的一切財務政策、制度、流程固化于統一的系統中。在該系統中財務信息是各項信息的匯集點，處于核心地位，所有業務信息系統都將傳遞信息至財務信息系統。財務共享服務的定位主要是進行基礎交易業務的處理，并對財務基礎數據信息進行統一管理。

因此，財務共享服務核心系統平臺所涉及的信息系統主要包括：財務核算系統、網絡報銷系統、資金管理系統、影像管理系統、電子檔案系統等，以及各系統之間的接口關系。各系統的特點及內容如下：

一、財務核算系統

這是財務共享服務的基本管理系統，是財務人員進行記賬憑證編制、自動生成財務信息、月末自動記賬、過賬、生成報表的系統平臺，目前部分企業集團已經開發或升級了ERP系統，它將物流、供應鏈、人力資源、工程等事務和資金流有機結合起來，形成了先進、全面的財務管理信息系統，是一個大規模、高級的集成模塊。其主要包括以下功能模塊組：

1.總賬管理模塊：提供一個完整的財務管理核算和分析流程，是公司業務活動的最終財務反映，并生成財務報表和管理報表，提供會計信息。各下屬公司的工程管理系統、人力資源管理系統、客戶關系管理系統、供應鏈系統都可以通過總賬管理模塊實現信息共享。總賬管理系統的工作都由報表驅動，能夠處理服務范圍內的報表合并、數據處理等業務。

2.應付管理模塊：提供應付購貨款、員工報銷等賬務處理，基本功能包括供應商管理、發票管理（輸入發票、審核發票）、付款管理（選擇并支付審核過的發票）、銀行對賬（將支付與銀行對賬單進行核對）等，目前ERP系統已完全可以實現供應鏈系統、網上報系銷統、工程管理模塊的集成。

3.應收管理模塊：有效管理客戶、發票和收款過程，主要功能包括客戶管理、發票管理（自動開票程序、發票生成、電子發票管理）、收款管理（執行收款任務、接受付款）、會計處理等。應收管理可與訂單管理系統、項目管理系統或合同管理系統進行對接和集成。

4.資產管理模塊：該模塊與應付賬款模塊、項目管理模塊、總賬模塊相聯系，以提供完整的資產管理信息，自動生成資產日記賬。

5.現金管理模塊：用來幫助企業管理和控制現金周轉。主要功能包括：銀行調節、現金預測和報表編制，該模塊使用總賬管理、應付款管理和應收管理系統中的信息用于銀行對賬單調節，同時可使用總賬管理系統、供應鏈管理系統、應付賬款管理系統、人力資源系統以及應收賬款管理系統中的信息用于現金預測。

財務核算系統帶給財務共享服務中心最大的功能即：為財務人員進行記賬憑證編制、自動生成財務信息、月末自動記賬、過賬、生成報表提供了完整的系統平臺，替代了原始的電腦中手工做賬。這是財務共享中心實現自動化、標準化以及節約高效的最主要體現，大量的人工操作將交由機器自動完成，極大提高了工作效率，并最大限度減少錯賬，成為標準化管理的重要環節。

二、網絡報銷系統

目前ERP系統中已可以實現網絡報銷系統的配置，它將會計信息系統從編制記賬憑證提前到了業務流程中，將會計信息的關注點從記賬憑證轉移到了原始憑證，降低財務基礎工作量，使財務共享服務得以大幅提升效率。企業財務系統通過互聯網或專線連接的方式，與銀行綜合業務系統實現對接，實現通過財務系統自主完成對其銀行賬戶的查詢、轉賬、資金歸集、信息下載等功能。

網絡報銷系統支持在紙質信息傳遞與審核的補充方式下，通過在線審批。提高信息傳遞的時效性、安全性和規范性，從而大大降低了財務基礎工作量。

三、資金管理系統

資金管理系統是基于下屬公司獨立管理資金預算及收支、集團統籌現金池的前提下，由財務共享服務中心負責下屬公司的大量資金支付、銀企對賬等業務，為服務對象提供資金結算服務。資金管理系統涵蓋了賬戶管理功能、資金計劃管理功能、銀企直聯功能、票證管理功能、資金監控功能、現金流預測功能以及對賬功能等，將企業的ERP系統、業務系統和銀行系統進行對接，實現資金管理的完善匹配，為服務對象的資金管理和運行起到強大支撐作用。

1.賬戶管理：共享服務中心協助相關成員企業做好賬戶管理工作。各成員企業發生支付時提交付款申請，財務共享服務中心通過銀企直聯系統完成支付，支付完畢后自動進行核算并生成會計憑證。通過對成員企業資金存量和流量的監控，也可有效提高資金在可控范圍內的使用效率，提高資金流動產生的經濟效益。

2.資金計算管理：共享中心網上報銷系統和ERP系統關聯，獲取資金計劃實際執行數，完成對企業每一筆業務、每一筆資金的填報、控制、發生、分類、記錄等全過程跟蹤，實現“事中控制”，通過資金計劃的分析和預警，完成以資金來源與使用情況的多角度分析，幫助企業提升決策力。

3.銀企直聯系統：目前ERP系統中已實現與銀行系統的直聯，通過將網上銀行系統與企業的財務軟件相聯接，從而在封閉通道中進行支付數據交互。

4.票據管理：通過系統建立集團票據池，統一對所有成員企業票據的收取、掛失、轉讓、貼現、到期承兌和背書等業務處理。其核心是對票據收支信息進行集中管理，以票據管理為依托對成員企業的票據收支情況進行統一監督管理，成員企業通過票據管理功能進行票據處理業務，查詢本公司持票統計和其他票據業務情況，共享中心財務通過票據管理功能查詢及提供決策信息。

財務共享服務中心從資金管理系統獲得極大的資金管理效益，該系統與財務核算系統、業務系統、銀行系統貫穿，實現資金管理的無縫對接，涵蓋賬戶管理、資金計劃管理、銀企直聯、票證管理、資金監控、現金流預測等功能，通過強大的資金管理能力，從而為節約高效的財務管理提供保障。

四、影像管理系統

影像管理系統可為財務共享服務提供強有力的支撐，充分解決票據實物流轉、原始憑證調閱、異地處理、業務處理分工和效率的問題。

1.影像采集模塊：主要包括影像掃描、條碼識別和文件分組三個功能，它將紙質票據按頁掃描傳入系統，并通過條碼將其區別為單份單據。

2.影像傳輸模塊：可通過即時上傳或定時上傳方式，將影像上傳至服務器。

3.業務處理模塊：對影像系統中的業務處理進行輔助支持，主要包括任務分配和業務處理兩個主要部分。

4.信息調用模塊：主要包括經授權的影像調用與數據調用。

信息技術和網絡條件的發展使得圖片信息的采集與傳輸不再成為問題，影像管理系統將成為財務共享服務中心的核心技術工具。

五、電子檔案系統

電子檔案系統以影像技術為支撐，以ERP系統為基礎，進一步與網絡報銷系統、人力資源系統、工程管理系統、供應鏈管理系統等其他信息系統進行集成，解決企業內部會計數據系統之間信息孤立的問題，提升了企業會計數據加工的自動化水平，電子檔案系統的應用很大程度上提升了企業會計信息同外部環境的集成水平。

電子檔案系統可完成電子資料和實物資料的自動匹配，實現與會計憑證匹配的電子資料和實物會計檔案的統一管理、會計檔案調閱、審計的無紙化、實物檔案的庫房精確管理等，以利于全面信息化的推動。

綜上所述，變革現有的財務管理模式，采用創新的信息系統來推動財務共享模式以滿足公司對財務管理精細化的要求，已成為大勢所趨。