郵件合并在批量制作準(zhǔn)考證中的應(yīng)用

王虹

摘要：在日常辦公生活中我們有時(shí)需要批量處理一些具有固定格式的文檔，Word中有一項(xiàng)功能叫做“郵件合并”，可以幫助我們完成所需要的工作。本文以Word 2007為例，介紹了如何利用Word和Excel批量制作帶照片的準(zhǔn)考證。

關(guān)鍵詞：郵件合并 Word Excel

在辦公應(yīng)用軟件中，Word和Excel應(yīng)用的頻率較高，給我們的工作和生活帶來了極大的方便。有時(shí)我們需要處理大量的模板化的文檔，例如工資條、準(zhǔn)考證、入取通知書、畢業(yè)證書等。這就可以利用Word中的郵件合并功能，利用它可以批量處理信函、電子郵件、標(biāo)簽等具有固定格式或模板的文檔。

“郵件合并”這個名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時(shí)提出的。具體地說就是在郵件文檔的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料，從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率，“郵件合并”因此得名。使用“郵件合并”功能完成相關(guān)文檔處理的步驟如下：

一、創(chuàng)建主文檔

主文檔指具有相同模板的文檔，在Word 2007中根據(jù)用戶不同的用途，提供了不同的主文檔模板，比如：信函、電子郵件、傳真、信封、目錄等。本文的主文檔是用Word制作的準(zhǔn)考證。

二、創(chuàng)建數(shù)據(jù)源文檔

數(shù)據(jù)源文檔是一個具有規(guī)范格式的文件，在Word 2007中，用于進(jìn)行郵件合并的數(shù)據(jù)文檔可以是下述任何一種類型的文檔：

●Microsoft Outlook聯(lián)系人列表；

●Microsoft Office地址列表：

●Microsoft Excel工作表或Microsoft Access數(shù)據(jù)庫；

●其它數(shù)據(jù)庫文件：

●只包含一個表格的HTML文件；

●不同類型的電子通訊簿；

●Microsoft Word數(shù)據(jù)源或域名源；

●文本文件數(shù)據(jù)列表。

本文用的數(shù)據(jù)源文檔是Excel文件，其中包括姓名、部別、考號、座號、照片等信息，分別對應(yīng)著主文檔中的字段。

三、進(jìn)行郵件合并

（一）選擇文檔類型。打開主文檔（“準(zhǔn)考證模板”）后，點(diǎn)擊“郵件”選項(xiàng)卡中的“開始郵件合并”按鈕下的“郵件合并分步向?qū)А保诔霈F(xiàn)的“郵件合并”任務(wù)窗格中，提供了信函、電子郵件、信封、標(biāo)簽、目錄五種文檔類型，準(zhǔn)考證屬于“信函”，點(diǎn)擊“下一步：正在啟動文檔”。

（二）選擇開始文檔。在此選項(xiàng)中提供了“使用當(dāng)前文檔”、“從模板開始”、“從現(xiàn)有文檔開始”三個選項(xiàng)，因?yàn)楝F(xiàn)在我們已經(jīng)在“準(zhǔn)考證模板”這個文檔中，所以選擇“使用當(dāng)前文檔”，點(diǎn)擊“下一步：選取收件人”。

（三）選擇收件人。在“選擇收件人”這一步里有“使用現(xiàn)有列表”、“從Outlook聯(lián)系人中選擇”、“鍵入新列表”三個選項(xiàng)。事先準(zhǔn)備好的數(shù)據(jù)源文檔屬于“現(xiàn)有列表”，所以在這一步中選擇“使用現(xiàn)有列表”。接下來要指定數(shù)據(jù)源的位置，點(diǎn)擊下方的“瀏覽…”按鈕。在彈出的對話框中選擇數(shù)據(jù)源文檔，在這里我們選擇之前做好的Excel文檔——“考生信息”。然后點(diǎn)擊“下一步：撰寫信函”。

（四）撰寫信函。這一步也叫做“插入合并域”，是將主文檔和數(shù)據(jù)源文檔聯(lián)系在一起的重要步驟。在這一步中提供的選項(xiàng)有：地址塊、問候語、電子郵政、其他項(xiàng)目。將鼠標(biāo)定位到主文檔中各字段的位置，選擇“其它項(xiàng)目”，在彈出的“插入合并域”對話框中，選擇相應(yīng)的字段名。或者點(diǎn)擊“郵件”選項(xiàng)卡中“插入合并域”下的相應(yīng)字段，其中“照片”域的插入方法有所不同。

首先注意的是，在數(shù)據(jù)源文檔中，寫照片路徑時(shí)一定要用雙斜杠，然后在主文檔中，點(diǎn)擊“插入”選項(xiàng)卡下的“文檔部件”下的“域”，在彈出的對話框中選擇IncludePicture，文件名暫定為“photo”。接下來，選擇主文檔中剛剛插入的IncludePicture域，按shift+F9將其切換為域代碼，選擇“photo”，然后在“其它項(xiàng)目”中選擇“照片”，這樣就將照片鏈接到數(shù)據(jù)源文檔了。

（五）預(yù)覽信函。這時(shí)考生信息已經(jīng)鏈接到主文檔了，通過“預(yù)覽信函”選項(xiàng)區(qū)域中“收件人”左、右兩側(cè)的按鈕可以對每個考生的信息進(jìn)行預(yù)覽，但此時(shí)照片還沒有顯示出來，需要按一下F9，照片就可以顯示在文檔中了。

（六）完成合并。在這一步中有兩個選項(xiàng)“打印…”和“編輯單個信函…”，可以將合并的文檔直接打印出來，也可以單個進(jìn)行編輯。選擇“編輯單個信函…”，在彈出的對話框中可以輸出全部記錄，當(dāng)前記錄或指定記錄。此時(shí)，自動生成了名為“信函1”的文檔，里面包括了所有考生的信息，但所有考生的照片都是同一個人的，需要將整個文檔刷新一下，按Ctrl+A全選文檔后按F9鍵，這時(shí)所有考生的照片就刷新出來了。

四、結(jié)語

郵件合并功能不僅可以幫助我們批量制作準(zhǔn)考證，也可以制作工資條、工作卡、獎狀、畢業(yè)證書等，可以將類似繁瑣的工作簡單化，減少人工制作出現(xiàn)的錯誤，更能快速的提高工作效率。