管理心理學與檔案管理

張琛

摘要：檔案管理，對每個單位、個人來說，都是不可或缺的，在單位的發展、個人的晉升及選調中發揮重要作用。但由于檔案管理本身未能直接產生經濟效益，不一定能切實得到單位的重視，管理過程又比較繁瑣、枯燥乏味，久而久之，可能會讓工作人員產生倦怠心理，從而導致檔案管理工作不夠細致，甚至出現檔案缺失、錄入錯誤等可能。因此，如何激發檔案管理人員的工作積極性、主動性，提高工作人員的管理效率，是每個單位都必須要重視的問題。本文從檔案管理人員的心理特征表現開始談起，分析出現這些心理問題的原因，并從心理學的角度探討該如何有效發揮檔案管理人員在工作中的積極作用。

關鍵詞：管理；心理學；檔案管理

管理心理學，是將心理學的相關理論運用于檔案管理中，觀察人們在管理工作中的心理特征，分析產生這些心理問題的原因，從心理學中尋找可供解決的辦法，從而調動人們的積極性，以更大的熱情投入到檔案管理工作中。檔案，是每個人、每個單位各項較重要的實踐活動的真實記錄，對于單位、個人來說，都是一筆重要的歷史財富。但就檔案的收集、整理、入庫等工作來說，日復一日，是非常枯燥乏味的。基于檔案管理在每個單位的重要性，對檔案管理工作人員應用管理心理學，是十分有必要的。

1檔案管理人員的心理情況分析

檔案管理人員可能會較普遍存在的職業心理問題，又稱為“職業枯竭癥”，是工作人員們在長時間處于繁復、重復性較強的工作中而產生的身心疲憊感，在這一過程中，沒有因直接出明顯的工作成績而產生的喜悅，也沒有任何有效的激勵機制而激發的積極性，是一種主要源自心理上的疲乏感。

1.1心理問題表現

1.1.1缺乏職業幸福感

職業幸福感同生活上的幸福感一樣，主要是衡量人們對自身所從事職業的滿意程度，通過職業帶給自己的成就感與滿足感。檔案管理是一項精細而又反復的工作，需要工作人員們日復一日的整理檔案，發現其中缺失的部分，向相關人員收集并編入原檔案，對原有的檔案需要做好保存，對新入檔案需要做好記錄及編目。有工作人員需要用到檔案時，或者涉及到某工作人員的升遷、選調時，需要幫助檢索、尋找、核對檔案。每一階段還需要做好檔案的統計工作。工作過程重復性強，很難出現什么新鮮的內容。所以，在長久循環往復的工作中，人們較易出現厭煩的消極情緒。

1.1.2缺乏工作自主性

由于工作內容過于枯燥、重復，工作人員往往缺乏主動性、積極性，缺乏對工作的熱情。可能會導致工作中出現失誤，檔案管理不嚴格，出現檔案缺失、檔案泄露等不良行為，在面對前來借調檔案的職員態度不佳，或者進行檔案整理、收集等工作時拖拖拉拉，工作效率低下等。在工作中就更不會有積極主動的干勁，導致整個檔案管理部門如一潭死水，沒有任何活力與激情。

1.1.3缺乏職業認同感

由于檔案管理并不能直接出成績，產生經濟效益，或者科研成果等，提高單位、院校的知名度，所以許多單位往往把主要關注點放在能直接產生效益的工作上，對檔案管理工作卻缺乏應有的重視，投入不多，資金不足。許多單位檔案室設備陳舊，管理方式落后，仍主要為手工操作，給管理人員帶來極大的負擔。而且由于資金方面投入不足，多數管理人員沒有接受定期專業培訓的機會，接觸不到國內外較前沿的管理系統、管理技術。再加上沒有有效的激勵機制，管理人員普遍待遇不高。所以，就檔案室內部人員來說，往往會因為缺乏單位對自己的職業認同感而認為這項工作做好做壞一個樣，也就從心理的源頭上對該項工作喪失的應有的職業熱情。

1.2心理問題產生原因

檔案管理人員出現上述心理問題，究其原因，主要考慮有客觀及主觀兩方面，即工作性質、內容，與工作人員本身素質、心理調節能力及價值取向等問題導致。經深入分析，主要歸納為如下幾點。

1.2.1檔案工作性質、內容

一項有挑戰性、時刻迸發新思維新內容的工作，會充分激發人們的工作熱情，激發工作活力；反之，一項缺乏挑戰性，工作內容又總是雷同或類似，每天進行的工作環節也都是相同，日復一日的重復性工作，很難會給人帶來新意，再加上每日的工作任務繁重，就好像在高速上駕車，長時間的高速、勻速駕駛易使人產生倦意一樣，長時間從事這樣的工作也會讓人出現厭倦心理。檔案管理就是這樣一種工作，不管是內容還是工作過程，重復性強，整體面對白紙黑字的檔案，永遠是重復的收集、整理、保管工作，沒有任何能讓工作人員受到激勵的機制，操作過程還要受到條例規章的嚴格限制，時間一長，會讓人們失去熱情與動力。

1.2.2缺乏有效的激勵機制

建立有效的激勵機制，是任何單位管理的核心，除了一些物質、經濟上的獎勵，還有個人發展的激勵。有效的激勵機制，能極大促進員工的工作積極性，提高工作效率，并發揮員工在工作上的創造力。但由于許多單位對檔案管理缺乏重視，專項經費不足，對檔案管理人員缺乏必要的定期培訓，導致工作人員的業務知識長時間得不到更新，自己也缺乏主動學習的熱情，在工作上得過且過；績效考核上未能建立科學合理的標準，就更加難以激發工作人員在檔案管理上的積極性。而且，長期處于封閉的工作環境中，人與人之間缺乏交流，會明顯影響工作人員的情緒，給心理上帶來一定壓力，使得工作人員喪失認同感與歸屬感。

1.2.3對新的工作職能難以適應

隨著社會信息化的發展，許多單位的檔案管理建立起相應的信息平臺，需要檔案管理者門在對本身業務知識精通的情況下，還有熟悉計算機操作，熟練使用網絡，以達到現代化社會對檔案信息化的要求。同時，檔案管理工作也逐漸向“服務型”轉變，逐漸走向開放的工作模式，對檔案服務的要求越來越高，檔案工作者的工作職能也逐漸發生了轉變，需要兼顧導航信息、提供檔案、幫助查詢服務、建立信息化檔案庫等多種職能，這些轉變都對工作人員的業務素質、綜合能力、心理適應能力等提出了較高要求。若工作者們適應不了這些要求與工作職能上的變化，也可能會因此引發各種工作相關的心理問題，直接影響工作效率。

2管理心理學在檔案管理中的重要性

2.1有利于加強思想教育，調動工作積極性

檔案部門負責人應加強對管理心理學的學習，幫助其掌握下屬工作人員的心理變化規律，分析他們的心理現狀及產生原因，從心理學的角度尋找解決辦法，分析他們的思想、行為轉變的特點，讓思想教育工作開展得更有針對性，獲得更好的效果。重視工作人員在物質與精神上的需求，在可能的合理的范圍內，對其需求盡量滿足，讓工作人員感到自己能得到上級的重視，感到自己的工作與在工作中的付出是有意義的，是被單位所需要的，從而找到認同感。在這種被充分認同的感覺影響下，會讓工作人員在工作中更有活力，更有激情，甚至會想到積極主動的開展工作，主動去發現工作中存在的問題，主動尋找更好的解決方法，不僅極大提高工作效率，而且會讓整個部門脫離以往的倦怠、拖沓的工作作風，面貌一新。

2.2有利于整合人力資源，加強人才隊伍建設

在充分而深入的學習管理心理學后，部門負責人可以運用心理學的理論與方法，對下屬工作人員不同的心理需求、工作特長、性格特點、行為動機等進行分析，在具體工作分配上能選擇更加適合的人去做，盡可能做到物盡其責，人盡其用，有助于人力資源的充分整合。同時，經過對管理心理學各種理論方法的掌握，負責人可以通過對工作人員的特點分析，對其優缺點了解的更為充分、深入，對他們適合什么、不適合什么了解的更全面，在開展專業技能培訓時，能更有針對性的安排人員參加，讓人員在自己欠缺的項目上加強培訓，從而讓下屬工作人員得到更全面的個人發展，綜合素質得以明顯提高，整個檔案管理部門的人才隊伍建設更為有力。

3管理心理學在檔案管理中的應用策略

3.1突出人本主義的管理理念

檔案管理工作，需要由人去展開并落實，所以，加強檔案管理，尤其從管理心里學的角度去加強檔案管理工作，說到底，即是需要加強對管理人員的管理工作。每名工作人員都有自己獨特的個性，有不同的心理需求和物質需要，對自己的個人發展要求也不同。管理，是建立在人的基礎之上的，部門負責人應仔細分析下屬每一名工作人員的特點，因勢利導，因地制宜的開展管理。只有當工作人員們感覺到自己被重視了、被關心了，才會以更大的熱情回報單位。所以，單位需要建立科學、合理的激勵機制，根據檔案工作的特點制定相應的績效考核標準，及合理的獎懲措施，以最大化激發人員的工作積極性。

部門負責人需不斷更新工作方法，也可以考慮開展針對檔案管理方面的各項活動，如知識競賽、技能競賽等，一方面設立相應獎項，調動人員的參與積極性，為枯燥的工作注入活力，另一方面，借著競賽之名，可以加強工作人員對本專業知識技能的鉆研力度。單位需要加大對檔案管理部門的經費投入，定期開展相關人員知識、技能培訓，以及計算機網絡知識、應用的培訓，讓工作人員不斷接受新的管理理念，獲得個人素質的提高，并在晉升、調職等個人發展上設立有效機制，進一步提高人員積極向上的工作斗志。

3.2培養團隊精神

團隊精神，在每一個單位、每一個部門都不可缺少的，是將部門或單位內部所有人員凝聚在一起的“粘合劑”，能讓整個單位或部門的人員心往一處想，勁往一處使，齊心協力干好工作，為達到單位或部門不同階段的目標而奮斗。因此，部門管理人員在平時工作中，需多強化組織意識，培養團隊精神，促進下屬工作人員之間的彼此信任、彼此依賴、互幫互助的關系，培養他們擁有共同的價值觀，以及為本部門發展而奮勇前進的精神。在具體管理中，可適當創造寬松的工作氛圍，多鼓勵，少責罵，幫助人員正確認識自我，突出情感化的管理特色。

4小結

總之，管理心理學能有利于加強思想教育，調動人員工作積極性，整合人力資源，加強人才隊伍建設，在檔案管理上發揮極為重要的作用。單位及部門負責人需要充分運用管理心理學知識、方法，認真分析下屬工作人員的心理問題與原因，有針對性的提出解決辦法，提高整個部門的凝聚力，以及提高檔案管理工作效率。

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