分析文書檔案的現(xiàn)代化管理策略

楊海燕

【摘要】文書檔案管理是機關(guān)單位日常工作的重要內(nèi)容，在機關(guān)單位的發(fā)展中具有不可替代的作用，隨著近些年信息技術(shù)的發(fā)展，人們的工作方式和生活方式發(fā)生了很大的改變，機關(guān)單位的文書檔案管理工作轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理成為必然的趨勢。本文對文書檔案采用現(xiàn)代化管理策略的優(yōu)勢進行了分析，對如何實現(xiàn)文書檔案現(xiàn)代化管理提出了一些意見和看法，希望對機關(guān)單位的文書檔案管理工作水平的提高有所幫助。

【關(guān)鍵詞】文書檔案 現(xiàn)代化管理 管理優(yōu)勢

文書檔案是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂，包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。文書檔案在各機關(guān)單位的日常活動中起著重要的作用，但隨著文書檔案數(shù)量的逐漸增加，利用傳統(tǒng)的檔案管理方式會影響文書檔案的管理和使用效率，而采用現(xiàn)代化的管理技術(shù)和管理方式，則可以提高文書檔案的管理水平，實現(xiàn)文書檔案的有效利用。

一、文書檔案管理工作存在的問題

（一）管理工作不規(guī)范

一直以來，各機關(guān)單位的文書檔案管理工作不規(guī)范是一個普遍存在的問題，很多機關(guān)單位只是將文書檔案管理作為普通的檔案保管工作來進行，對日常的文書檔案管理工作和建設(shè)工作沒有給予足夠的重視，導(dǎo)致文書檔案管理工作不夠規(guī)范，工作效率低下，查詢和使用功能落實難度較大。在日常的文書檔案管理工作中，很多機關(guān)單位的文書檔案保存時分類不明確，各種不同種類的文書檔案被存放一起，再加上編寫文書檔案目錄時比較簡單，不夠科學(xué)和詳細，導(dǎo)致檢索難度較大，在檢索和使用時就無法方便快捷地找出所需的文書檔案。

（二）現(xiàn)代化建設(shè)水平低

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，人們的工作和生活方式發(fā)生了很大的改變，科學(xué)合理地利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能搞極大地提高文書檔案管理工作的效率。但在一些機關(guān)單位，由于受工作體制和傳統(tǒng)觀念等因素的影響，仍在使用傳統(tǒng)的管理制度和方法，導(dǎo)致現(xiàn)代化建設(shè)水平比較差。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，如果不能用先進的技術(shù)和管理方法加強文書檔案的現(xiàn)代化建設(shè)，就難以滿足單位持續(xù)發(fā)展的需要，限制了機關(guān)單位服務(wù)工作水平的提高和進步。

二、文書檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢

（一）提高文書檔案管理人員的工作效率

改變傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，實現(xiàn)文書檔案現(xiàn)代化管理，運用計算機信息機技術(shù)對文書檔案進行科學(xué)的管理和歸檔，能夠加快檔案資料的收集、分類、存放進度，使管理工作更加快捷和方便，提高了文書檔案管理工作的效率，還能減輕管理人員的工作量，使文書檔案管理工作更加規(guī)范、高效。

（二）提高文書檔案的查閱和利用效率

利用現(xiàn)代化技術(shù)進行文書檔案管理，可以很快捷、科學(xué)地設(shè)置文件目錄，進行有效的分類，查詢和管理都比較方便，檢索速度快，能夠提高檔案查詢和管理的速度。而且通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)打破了時空限制，檔案管理者通過計算機和智能手機隨時隨地都可以進行檔案查詢，能夠提高文書檔案的利用率。

（三）提高文書檔案的安全性

文書檔案在日常的管理工作中，在使用和傳遞過程中很容易發(fā)生損壞或丟失的狀況，造成信息遺失。而通過現(xiàn)代信息技術(shù)，文書檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)進行傳遞，既提高了傳遞速度，文件信息又不易損壞或遺失，提高了文書檔案的安全性。而且通過計算機檔案管理系統(tǒng)可以對檔案進行加密，設(shè)置不同層級的操作權(quán)限，保證了文書檔案信息的安全和有效利用。

三、加強文書檔案現(xiàn)代化管理的策略

（一）建立健全文書檔案現(xiàn)代化管理制度

要想加強機關(guān)單位的文書檔案現(xiàn)代化管理，必須建立健全文書檔案現(xiàn)代化管理的制度，才有可能提高文書檔案管理工作的效率。在建立健全文書檔案現(xiàn)代化管理制度時，應(yīng)摒棄落后、過時的傳統(tǒng)的管理制度和管理理念，以文書檔案管理的基本原則為指導(dǎo)，以現(xiàn)代化信息技術(shù)為手段，結(jié)合機關(guān)單位的實際情況，建立科學(xué)、合理的管理制度。制度的制定不是一成不變的，而是根據(jù)時代發(fā)展的趨勢和需要不斷做出調(diào)整，使得文書檔案管理工作能夠與時俱進，促進機關(guān)單位服務(wù)工作不斷進步和發(fā)展。用現(xiàn)代化的技術(shù)去管理文書檔案并不是完全摒棄了紙質(zhì)檔案，而是將紙質(zhì)檔案和電子檔案共存，提高檔案的安全性和使用效率，所以建立現(xiàn)代化的管理制度還應(yīng)當(dāng)重視文書檔案編修制度的健全，確保文書檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）加強文書檔案管理隊伍的建設(shè)

加強文書檔案的現(xiàn)代化管理，還需要專業(yè)的管理人員，不但要有扎實的檔案管理工作經(jīng)驗和理論知識，有與時俱進的管理理念，還要對現(xiàn)代信息技術(shù)有一定的了解，能熟練使用計算機辦公軟件，但當(dāng)前很多的文書檔案管理人員還存在各種缺陷，所以機關(guān)單位必須加強文書檔案管理隊伍的建設(shè)。單位一方面可以引進專業(yè)的技術(shù)人員，年輕的工作人員思想和理念比較先進，對計算機辦公軟件的使用也比較熟練，因此能夠擔(dān)負起檔案現(xiàn)代化管理的責(zé)任。另一方面，單位還應(yīng)對現(xiàn)有的文書檔案管理人員進行培訓(xùn)，包括對管理理念、管理技能各方面的培訓(xùn)，使得他們認識到現(xiàn)代化管理的重要性，能夠不斷地學(xué)習(xí)和進步，提高文書檔案管理的工作水平。

（三）利用先進的現(xiàn)代化手段提高文書檔案管理工作效率和利用率

當(dāng)前社會，辦公自動化已經(jīng)得到普及，文書檔案管理也是如此，有很多類型的辦公軟件都可以進行文書檔案管理，單位應(yīng)根據(jù)自身實際狀況，選擇合適的辦公軟件進行文書檔案管理。文書檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變管理理念，合理利用現(xiàn)代化管理軟件，通過計算機對文書檔案進行收集、整理、儲存和查詢使用，同時還要將辦公軟件和檔案管理系統(tǒng)進行對接，使得檔案的電子文件信息能夠通過辦公軟件進入管理系統(tǒng)，完成及時歸檔，還能夠保證電子文檔和紙質(zhì)檔案的一致性。在通過計算機技術(shù)對文書檔案進行管理時，應(yīng)按照制度和標(biāo)準(zhǔn)對文件檔案進行命名，能夠突出主題，還能夠方便快捷的查詢和檢索，這樣才能夠使文書檔案使用者以最快的速度查找到自己需要的信息和資料，提高文書檔案的利用率，實現(xiàn)其價值。

四、結(jié)束語

機關(guān)單位的文書檔案管理水平能夠反映單位整體的管理水平，所以在新時代背景下，機關(guān)單位應(yīng)重視現(xiàn)代化管理的重要性，加強本單位文書檔案的現(xiàn)代化管理，制定完善的制度、采用先進的信息技術(shù)、加強管理隊伍的建設(shè)，促進本單位的文書檔案工作實現(xiàn)現(xiàn)代化和規(guī)范，化，提高工作效率，為本單位的持續(xù)發(fā)展提供有力保障。