基層行政事業單位電算化會計檔案管理工作淺析

楊萍

【摘要】本文通過分析目前基層行政事業單位電算化會計檔案管理中存在的相關問題，提出了相應的解決對策。

【關鍵詞】行政事業單位 電算化會計檔案 問題 對策

二十世紀九十年代初，隨著計算機技術的發展與普及，會計電算化應用軟件的開發與運用得到迅猛發展，會計的核算方式也發生了根本性改變，基層行政事業單位會計電算化替代了手工記賬，大大減輕了財務人員的工作負擔，提高了工作效率，而在會計電算化過程中也產生了大量的電算化會計檔案。但是，由于國家關于電算化會計檔案管理的政策及規范出臺的滯后，再加上對電算化會計檔案缺乏足夠的重視，目前基層行政事業單位電算化會計檔案管理依然存在一定問題，如何科學有序地管理電算化會計檔案是我們必須認真解決的重要課題。

一、我國會計電算化的發展進程

1987年11月，中國會計學院成立了會計電算化的研究組，為會計電算化理論研究提供了組織準備。從二十世紀九十年代初開始，我國會計電算化開始有序發展。1994年5月4日，財政部下發了《關于大力發展我國會計電算化事業的意見》，制定了會計電算化的總目標;1995年12月15日，財政部又發布了《會計改革與發展綱要》，要求逐步普及會計電算化;1996年4月，在北京召開了“會計電算化研究會”，入會者一致同意，在進一步提高“核算型”會計軟件水平的基礎上，大力發展“管理型”會計軟件。以此為契機，我國會計電算化工作實現了質的飛躍，逐步實現了從單機版向網絡發展;從手工帳和機帳并行，到甩掉手工帳，財務工作由會計核算到財務管理的發展，同時，一系列會計軟件的研制開發以及會計信息化工作的開展，有效支撐了會計電算化的發展。

二、電算化會計檔案的特點

電算化會計檔案的內容包括三個部分一是從會計電算化系統打印輸出的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等紙介質檔案;二是以計算機硬盤、軟盤等磁性介質或光盤等其他介質存儲的、以電子數據狀態保存的包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等數據和會計數據庫;三是會計電算化軟件系統名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務卡以及用戶手冊等全套文檔資料等。與傳統的財務檔案相比，電算化會計檔案具有以下特點：

（1）電算化會計檔案歸檔的范圍擴大了。不僅保管了傳統意義上的由計算機財務軟件輸出的紙質的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料，還保管了脫離計算機系統存儲在光盤、磁盤等介質上的電子會計檔案，以及會計數據庫、計算機操作系統及網絡操作系統型號、會計電算化軟件系統名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務卡以及用戶手冊等全套文檔資料等，擴大了會計檔案的管理范圍。

（2）電算化會計檔案的利用更方便、快捷、準確。財務人員在存儲和調閱電算化會計檔案信息時，在對以往幾年的財務數據進行分析處理時，就可利用計算機財務軟件，或部門局域網平臺進行查閱、運用財務數據，就可以在短時間內準確、快捷的提供相關信息，為領導決策、業務部門項目管理等方面提供財務依據，從而更有效的提供會計檔案的利用。節約了人力物力，提高了工作效率。

（3）電算化會計檔案保存的條件提高了。電算化會計檔案改變了傳統會計檔案的存儲介質，其存儲在磁盤、光盤等介質上，對存儲的環境和條件有更高的要求：一是歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放，做到防塵、防變形。二是環境溫度選定范圍：14℃-24℃;相對濕度選定范圍：45%-60%。三是存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣本隔離。因電算化會計檔案具有系統依賴性，只能在特定的軟硬件環境支持下才能打開，還具有已毀損，難查痕跡的特點，所以對電算化會計檔案的安全性、完整性要求更高。

三、基層行政事業單位電算化會計檔案管理存在的問題

行政事業單位會計檔案是記錄單位經濟業務的重要經濟檔案，是單位檔案的重要組成部分。會計檔案在單位的財務管理，單位內部控制制度的制定，績效評價以及責任審計等方面有不可替代的作用。目前，我國基層行政事業單位會計電算化已基本普及，會計電算化已成為會計工作的主流，對電算化會計檔案的管理已是個不能回避的問題，但由于一些客觀和主觀因素的影響，行政事業單位的電算化會計檔案的管理仍然存在一些問題亟待解決。

（一）電算化會計檔案管理制度不健全，領導重視不夠

目前大部分基層行政事業單位對財務工作普遍存在重核算輕管理的現象，會計電算化雖得到普及，但電算化會計檔案管理的相關規章制度還不夠健全。以中華人民共和國財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》為例，修訂前的《會計檔案管理辦法》規定當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。由此我們可以理解為，財務檔案的保管是財務工作的最后一環，而財務檔案的管理制度，是單位財務管理制度的一部分;而2015年12月11日，中華人民共和國財政部、國家檔案局第79號令發布修訂的、自2016年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規定當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意。單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。由此可以看出，國家關于會計檔案管理的法規已明確規定會計檔案管理不僅是財務管理的一部分，也是單位管理制度的一部分，管理的力度和重視程度都得到了很大提高。但是，由于基層事業單位單位領導對此重視程度不夠，各單位沒有針對電算化會計檔案的特點及要求及時修訂或完善單位的會計檔案的管理制度，使電算化會計檔案的管理存在無序狀態，分工不明、責任界限不清的現象。

（二）財務人員對電算化會計檔案重視不夠，經驗不足，制約了電算化會計檔案管理水平的提高

受傳統會計檔案的影響，財務人員只將從計算機輸出的會計憑證、會計賬簿、會計報表等紙質載體的會計資料作為會計檔案管理的重點，而對電算化會計核算所形成的電子會計檔案的管理不夠重視，對脫機存儲于磁介質、光盤的電子會計檔案歸檔不及時，或者不歸檔，造成信息數據不全或丟失，為以后的檔案利用造成極大的困難，導致只借助輸出的紙質檔案來查詢相關會計數據，有時因財務人員對財務軟件功能不夠了解，輸出的紙質檔案不夠全面，還會導致會計數據的永久丟失，給單位造成極大損失。同時，由于電子檔案存在易改寫可復制等特性，有些單位因缺乏會計電算化產生的電子檔案需要的保管環境和保障措施，導致保管不慎容易受計算機病毒感染，若數據備份不及時，也會造成電子數據永久丟失。另外，在會計電算化下，要求電算化會計檔案管理人員既要具備專業的會計技能和管理傳統會計檔案的經驗，又要具備計算機信息處理技術和網絡管理的技能，就目前而言，大部分會計檔案管理人員整體素質不夠高，缺少對電子檔案管理的應有的專業知識，也制約了電算化會計檔案管理水平的提高。

（三）財務軟件開發標準不統一，增加電算化會計檔案的收集、保管、利用的難度

我國會計電算化發展時間不長，財務軟件的開發未能使用統一標準，單位購置財務軟件也沒有按照部門、行業規定統一采購，而是按照各自單位的經濟實力、工作特點向軟件開發商購買，導致同行業不同單位使用的財務軟件不同，同系統同職能的單位使用的財務軟件也不相同，同一個單位在不同時期購買的財務軟件也不相同;各家公司為了宣傳自己的產品都強調突出自己的會計軟件開發模式和特點，從而造成大部分會計軟件相互不兼容，使用方法存在很大差異，不同的財務軟件的數據接口不同，導致了報表匯總、數據查詢、數據傳輸不方便。而行業主管部門、單位的檔案管理部門以及財務軟件的使用部門，為了使得會計軟件能相互切換正常使用，而做進一步做軟件轉換接口的開發時，由于不同財務軟件的數據庫不同，并不能保證相互轉換出的賬套數據100%準確。這種狀況，不僅浪費了人力物力，也增加了檔案的收集、保管的難度，更不利于檔案的利用。

四、基層行政事業單位電算化會計檔案存在問題的解決辦法

為了提高電算化會計檔案管理水平，結合本人多年工作經驗，提出以下對策：

（1）進一步建立健全會計電算化檔案管理的法律法規。單位領導應強化檔案意識，大力支持單位電算化會計檔案管理制度的修訂落實。

（2）加大對“復合型”人才培養力度。各單位要加強人員的培訓，使單位財務人員和電算化會計檔案管理人員既掌握計算機信息技術，又熟悉財務管理知識，成為“計算機技術一會計核算一管理”型復合型人才;同時，強化職業道德素質，提升會計檔案管理人員的責任意識和法律意識。

（3）提高財務人員對電算化會計檔案的管理意識，把財務工作的管理職能和會計檔案的有效利用與業務部門的工作進度、資金使用有機結合起來，比如業務部門在項目的申報、實施過程中，可以有效利用相關的會計信息，利用電算化會計檔案，快速制定項目申報的資金預算，資金使用方案，努力構建財務部門、財務檔案管理部門與業務部門相互溝通的管理信息平臺，為業務部門形成支撐和保障作用，從而也能使領導不僅重視會計電算化的核算工作，對電算化會計檔案管理工作也更加重視。

（4）建立統一的財務軟件標準，使得會計電算化系統有一個標準的對內對外接口，減少電算化會計檔案的收集、保管的難度。標準的對內對外接口可以最大限度實現數據共享，行業與部門在使用財務軟件時應制定相應的管理規定，避免購買軟件的盲目性，造成預算資金的浪費，增加財務人員和檔案管理人員的工作量，從而加大電算化會計檔案的利用力度。

（5）加大對電算化會計檔案管理費用的預算，改善電算化會計檔案保管的條件。

（6）加強電算化會計檔案的安全保密工作，強化安全措施。由于電算化會計檔案有易修改難留痕的特性，為了防止非法篡改會計檔案，或者財務人員誤操作而破壞了會計檔案，一是要加強財務管理的內部控制制度，管控好財務人員的各目的權限，防止誤操作或越權操作，造成財務檔案的破壞;二是要對電子檔案設置保密措施，以防止非法用戶接觸到電子檔案進行篡改或破壞;三是要積極做好備份，做到自動備份，定期做到脫機備份，分開保管，以保證電子檔案的安全;四是計算機系統的防護工作，做好防護墻，以防計算機病毒的侵入，破壞電子檔案。

參考文獻：

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