信息化背景下文書檔案管理工作探討

肖彥瓊

摘 要：伴隨著我國科學技術水平的快速發展，信息化已經成為現階段主要的發展趨勢之一，加強信息化建設已經涵蓋我國各行各業。可以說新時期下信息化是一個重要標志，這對于文書檔案管理工作既是機遇也是挑戰。在信息技術背景環境下，文書檔案管理工作應該朝著信息化方向發展，才能夠實現資源共享的成果。但文書檔案管理工作還存在一定的問題，如何優化文書檔案管理工作的效率，是我們當前面臨的現實問題。本文主要闡述了對信息化背景下文書檔案管理的概述與優勢分析，信息化背景下文書檔案管理工作中存在的問題以及如何加強信息化背景下文書檔案管理工作的措施探討。

關鍵詞：信息化 文書檔案 管理工作 效率 探討

一、對信息化背景下文書檔案管理的概述與優勢分析

隨著信息化時代的到來，計算機網絡技術已被廣泛地應用到了文書檔案管理工作中，因此對文書檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理信息化是我國信息化戰略在檔案領域的具體體現，將現代化信息技術和文書檔案管理相融合，才能夠實現文書檔案管理的現代化進程，通過整合資源提升文書檔案管理工作的效率。在信息化時代企業的各種文書檔案管理工作呈現出多元化的趨勢，由紙質文書檔案轉向為電子檔案。檔案管理工作人員應充分認識到電子信息對文書檔案管理工作的重要性，進而也要認識到文書檔案管理團隊信息化素質，有利于提升文書檔案管理工作的準確性。

在信息化快速傳播的社會環境下，人們越來越重視信息化技術在文書檔案管理工作中的應用，與傳統的文書檔案管理工作相比較，在信息化背景下文書檔案管理有以下幾點優勢：

（1）信息化使文書檔案管理實現了共享。傳統的文書檔案管理工作由于受到管理形式的局限，導致各種資料在應用的時候無法實現共享，所以文書檔案資料利用效率較低。然而在信息化背景下，我們建立了檔案綜合管理系統，可以運用VPN技術對電腦進行遠程操控，它具有輕松便捷和高速的特點，提高了文書檔案管理資料的利用程度。

（2）信息化使文書檔案管理質量得到了提升。傳統的文書檔案管理工作都是工作人員手工完成的，花費大量的時間和精力，工作效率、質量都不盡如人意。然而在信息化背景下，實現了文書檔案管理工作的組合和整理一系列工作，也加快了文書檔案管理工作收集和整理的速度。

二、信息化背景下文書檔案管理工作現狀及存在的問題

1.文書檔案管理信息化工作認識函待提高。文書檔案管理在單位辦公室工作中占據了重要位置，所以采取信息化手段來管理文書檔案是非常有必要的。但是很多單位對信息化文書檔案管理認識不高，加之管理者對信息化管理工作認識不足，導致管理者的管理理念相對落后，嚴重阻礙了信息化文書檔案管理的發展。

2.文書檔案管理工作信息化程度較低。文書檔案管理工作信息化程度較低是由于受到傳統的文書檔案管理理念的影響較深，很多文書檔案管理部門引進了計算機信息化的設備，但只懂得簡單的工作程序，特別是將大量的紙質檔案資料轉化為電子檔案時，很難將紙質檔案的收集、整理和利用過程信息化，文書檔案管理工作效率低下。

3.文書檔案工作者素質有待進一步提高。目前有些單位的文書檔案管理部門雖然設有計算機設備，但由于相當比例的檔案工作者對信息設備了解不足，配備信息化設備純屬擺設，導致檔案工作信息化管理流于形式。

三、加強信息化背景下文書檔案管理工作的措施

1.要提高檔案管理信息化理念。

單位的管理者是開展文書檔案管理工作的重要核心，起著重要的作用。單位的管理者要接受最新的信息技術和管理理念，充分認識到信息技術給檔案工作帶來的便利，不斷強化創新意識，改變傳統的管理理念，高度認識到檔案管理信息化的重要性和前瞻性，配備檔案意識強、業務熟練的檔案工作者從事檔案工作，保證文書檔案管理工作的水平。

2.建立高素質的檔案管理隊伍。加強對現有檔案管理人員的專業素養和計算機應用能力的培訓，同時吸納高素質的人員加入檔案管理隊伍。檔案管理人員也要加強自身學習，積極參與各類檔案繼續教育和培訓，完善知識結構，不斷提高業務能力和業務水平，爭取成為一名優秀的文書檔案工作者，滿足信息化時代對文書檔案管理工作的要求。

3.完善檔案管理信息化設備。

基于信息化時代，以往的人工管理方式逐漸被信息化管理技術和設備取代，而要進一步簡化文書檔案管理的工作環節，降低工作的難度和強度，要求單位要結合實際情況適當加大人力、物力和財力的投入，積極引進先進的信息化設施、技術，將現代化的信息設備和技術廣泛應用于文書檔案管理的各個環節之中，為實現檔案管理信息化創造有利的硬件條件以及工作環境。

四、結束語

綜上所述，信息化背景下的文書檔案管理工作具有一定的優勢，不僅可以提升檔案管理工作的效率和質量，還會進一步提高管理者的工作能力。因此，單位應該加強信息化計算機技術在檔案管理工作中的廣泛應用，才能不斷加快對檔案管理資料的研究，推動檔案管理工作深入信息化的

發展。

參考文獻：

[1] 王麗巖.郭紅顏.淺析企業信息化背景下的書檔案管理工作存在的問題及對策[J].科學與財富，2015，（07）：143-122.

[2] 李國蘭.嚴紅利.淺談信息化背景下文書檔案管理員工作探討[J].科技展望，2016，（06）：226-179.