企業檔案管理困惑及思考

崔敏

[關鍵詞]企業檔案管理;必要性;問題與對策

檔案管理工作水平的高低決定了檔案服務的質量，因此檔案管理發揮著重要的作用。隨著社會的發展，各行各業的檔案管理工作越來越紛繁復雜，傳統的檔案管理已經滯后，難以適應形勢的發展，企業的檔案管理工作也是如此。對于企業來說，檔案管理作為基礎性工作，客觀、真實地記錄了企業的生產、經營、管理等活動，對企業的可持續發展意義重大。因此，探究企業檔案管理，對其中出現的問題采取有效的措施，對提升企業檔案管理的水平，促進企業的發展起到了關鍵性作用。

一、企業檔案的概述

企業檔案具有一定的保存價值，通過文字、視頻、音頻等載體將企業在改革與發展的過程中各個方面的活動客觀、真實地記錄下來，主要包括生產、經營、管理等環節，是企業的重要的信息資源，對企業的健康發展具有重要的意義。如果沒有企業檔案，企業的生產、經營、管理都會受影響。因此，企業將檔案管理納入日常工作體系，使之成為企業管理中一項基礎性的工作。

二、加強企業檔案管理的必要性

企業檔案為企業持續、健康的發展提供了保證，為企業重大戰略決策的制定與實施提供了可靠的參考依據，同時它還是企業文化厚重的積淀.做好檔案工作，對于企業的發展有著重要的作用。首先，能夠使企業的整體管理水平得到提升。檔案直接記錄的是企業開展的各項工作、各種活動，通過檔案可以對各項活動進行有效的監督，經過分析利弊更利于為企業的管理，從而提升企業的整體管理水平。其次，加強企業檔案的管理既是白身發展的需要，也是時代發展的需要。隨著時代的進步，先進技術得以廣泛應用，尤其是信息技術，更是在各行各業發揮著重要的作用，檔案管理信息化已成為必然趨勢。企業原有的檔案管理模式，已經滯后于企業發展的步伐，使檔案的價值得不到充分的體現，主要體現在檔案信息資源利用率不高，企業檔案管理涉及的范圍比較廣，繁瑣復雜，利用信息化手段進行管理，可以使工作更加規范、嚴格，還有效實現了資源共享，使之積極主動地為企業開展的各項工作提供服務，不僅利于工作的開展，還促進了企業的發展。

三、企業檔案管理工作存在的主要問題

1.重視程度不夠，缺乏先進的檔案管理意識。企業為了在競爭中獲得優勢，對企業的生產、經營投入的資金比較充足，而忽視了檔案管理工作，檔案意識認識比較淺薄，導致檔案工作重保管輕利用，在企業中沒有充分發揮檔案資料的作用，結果造成大量信息資源處于閑置狀態。其次，重形式輕內容現象突出，多數情況主要是為了應付上級檢查，忽略了對于信息、文件的收集、歸檔工作，冉加上人員流動性大，檔案管理交接工作不到位，造成很多文件資料、技術資料丟失、流失現象，不利于工作。

2.檔案管理的方式方法有待于改進。隨著企業的不斷發展，檔案工作內容不斷細化，數量急劇增長，傳統的檔案管理已經滯后，如果企業一味停留在老路上，不僅提高不了工作效率，甚至給管理部門增加了負擔，不利于檔案價值最大化的實現。很多企業檔案的整理、歸檔r作，仍以手工方式為主，面對大量的工作，只能望檔案而興嘆，勞動強度增加了，工作效率得不到提升，在使用時檢索慢、查準率低，雖然有些企業配置了現代化管理設備，但由于人員素質、系統單一等問題，缺乏綜合處理技術能力。

3.檔案管理制度不完善，工作不規范。在很多企業，對于檔案管理缺乏明確的制度，致使檔案工作不夠規范。主要表現在職責不夠明確，在工作中做事推諉，使很多有價值的資料不能及時歸檔、或使檔案破損嚴重，喪失了其價值與功能，這對企業來說造成的損失較大。

4.企業檔案管理人員專業素質不夠高。缺少專業的管理人員也是目前企業檔案管理水平低的一個重要原兇。一方面從事檔案管理的工作人員年齡比較大，接受新鮮事物慢，知識老化嚴重，對計算機技術掌握不熟練，不能為檔案管理的實際工作帶來有益的幫助。其次，檔案人員身兼多職的，精力和時間上難以保證，達不到新形勢下企業對檔案工作的需要。

四、提高企業檔案管理水平的對策

1.提高認識，強化檔案管理意識。企業上下應該達成共識，達成一致意見，充分認識到檔案管理對企業發展的重要性，雖然檔案管理不會直接產生經濟效益的，但檔案管理可以為企業的其他工作提供便利，促進其創造效益，具有明顯的幫助作用，所以企業要通過多種形式加強宣傳，為提高檔案管理水平奠定堅實的思想基礎，把檔案管理工作作為企業的一項基礎性工作來抓，使檔案管理工作高效、實效、有效，做好企業檔案管理工作，推動企業發展。另外，鼓勵企業在做出重大決策前多參考相關歷史檔案材料，制定合理正確的發展策略。

2.深化檔案改革，升級管理方式。將信息技術引入檔案管理中，實現檔案管理的信息化，已經成為發展的必然趨勢。企業也應該與時俱進，大力引進先進設備和技術，支持檔案管理工作。不斷更新管理系統，讓檔案管理工作更加實用、更加人性化。存儲和快速檢索有機結合，不僅信息檢索的流程更簡便了，提高了準確性，還能夠提高檔案的利用率，實現資源共享。簡便的操作，既省力又快捷，給工作提供便利的同時，工作效率大大提高。企業應該盡快實現企業信息化與檔案現代化的同步發展，使企業檔案管理工作不再是一個口號，而且真正做到為企業做事，為企業著想，讓企業享受到更多的權益。

3.加強檔案人員素質的提高。隨著檔案現代化管理逐步的深入，對檔案工作人員提出了較高的要求，人才是提高檔案管理工作效率的主要因素，高素質、復合型人才才能適應檔案現代化管理的需求。不僅熟悉檔案專業知識，還要努力掌握計算機技術、網絡技術等，以適應檔案管理工作的新要求。企業要加強業務培訓，提高人員的業務能力，從而提高工作人員的整體素質，其次，通過培訓，讓檔案工作人員深入了解形勢，使檔案管理工作適應形勢發展的需要，促進檔案資源的開發和利用。另外，提升檔案管理人員的責任感，提高工作自覺性，工作中遇到的困難及時想辦法解決，在實際行動中做好檔案工作。

4.健全檔案管理制度。企業應積極完善、健全檔案管理制度，在工作中做到有章可循，有法可依，使檔案管理更加規范、更加科學，進一步加大應用力度。結合企業自身的實際情況，通過制定獎懲制度等，調動工作人員的積極性，激發每個人的工作能力，最大限度地發揮個人潛力，使檔案工作充滿活力和創新，進一步提高檔案的服務功能和利用率。