淺析信息化建設項目中的檔案管理系統建設

孫錫銘

[摘 要]在信息技術快速發展的時代，信息化建設出現在了各個領域中，而加強信息化建設不但可以提高工作效率，而且還能提高工作質量。目前，在檔案管理工作中，檔案管理的信息化建設是一大趨勢。對于檔案管理部門而言，加強檔案管理系統建設，采取先進的管理技術來提升檔案管理工作的效率和水平，是檔案管理部門現階段的重點工作。檔案的信息化建設和檔案管理之間有著緊密的聯系，本文將對檔案信息化建設和檔案管理工作進行簡單分析，在闡述檔案信息化建設內容和特征的基礎上，結合檔案管理信息化建設的必要性和建設現狀，就如何加強檔案管理系統建設提出了幾點看法。

[關鍵詞]信息化建設；檔案管理；系統建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.18.084

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）18-0-02

在檔案管理信息化系統建設中首先必須要清楚地認識到信息化的概念，也就是使用信息化技術手段，并借助計算機信息網絡，按照相關政策規定，對信息資源進行全面綜合分析與管理。從目前情況來看，我國檔案信息化管理方式因為相關管理理論基礎欠缺，所以檔案的信息化管理水平還有一定的提高空間，尤其是要認識到檔案管理的信息化并不等于檔案資料的數字化。筆者將根據多年工作經驗，對檔案管理信息化建設與管理中的問題進行全面分析，并針對這些問題提出相應策略。

1 檔案信息化建設的內容和特征

1.1 檔案信息化建設的內容

檔案管理信息化系統建設指的是在傳統檔案管理的基礎上，為提高檔案信息搜集、存儲、管理和使用的效率，利用信息技術，在遵循相關規定的基礎上所采取的一種檔案信息化管理方式。檔案信息化建設的內容包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案信息管理標準化建設、檔案信息應用系統建設以及檔案管理人員建設。其中檔案管理基礎設施建設，也就是檔案管理系統建設是整個檔案信息建設的關鍵，只有做好信息網絡基礎建設工作，才能做好檔案信息的收集、存儲和管理。隨著社會的快速發展，檔案管理水平也在不斷提高，相關檔案管理部門引進了先進的檔案信息管理技術，不但提高了檔案信息的管理效率，也為檔案信息在傳輸共享過程中提供了保障。

1.2 檔案信息化建設的特征

檔案管理信息化系統建設和傳統檔案管理相比，最突出的特征是時效性、創新性和價值性。也就是在信息技術的基礎上，檔案管理系統實現了更新升級，從而可保證檔案信息化系統在對檔案信息進行收集、存儲和管理時更加及時、有效。利用信息技術進行檔案管理改變了傳統檔案管理的方式，拓寬和豐富了檔案信息的收集、存儲和管理使用范圍。此外，通過檔案管理系統建設，可以使所有檔案信息數據進行深度整合，然后挖掘出檔案的深層使用價值，檔案信息在共享的過程中，其利用效率也得到了有效提高。

2 檔案管理信息化建設的必要性

檔案管理信息化建設，一方面是為了將檔案信息在社會中進行傳播，另一方面是為了充分發揮檔案自身的作用，通過運用現代化的信息技術建立檔案信息系統，然后在該系統中完成信息檔案資料的建立、處理和檢索等工作，充分發揮檔案信息的作用，提高資源的利用率。

2.1 開發檔案管理的價值

對于檔案管理部門而言，想要發揮檔案信息的價值，就必須要通過合理的檔案信息資源收集、整合開發、管理和應用來實現。作為信息服務機構，只有在工作中利用計算機網絡對檔案信息進行收集、整理和處理，才能充分發揮檔案信息的作用。

2.2 提高檔案信息的時效性，降低管理成本

檔案信息化建設的關鍵是利用現代信息技術，借助計算機網絡技術建立檔案管理信息系統，在該系統中可以實現檔案信息的搜集、匯總、調閱、處理和檢索等。建設檔案管理系統首先可以提高檔案信息的時效性，檔案管理人員可以直接利用管理系統自帶的程序，自動完成檔案信息的編輯處理，從而生成所需要的檔案信息，從而不但可以減少大量的人力物力，而且也提高了檔案信息的時效性。此外，建設檔案管理系統，可以有效降低管理成本，使檔案編研成果進行有效轉化，從而就緩解了由于經費不足而制約檔案管理發展的問題，同時也提高了檔案人員的工作積極性。

2.3 有利于開展檔案維護工作

檔案管理信息系統建設，是國家推動信息化建設的一項重要內容，通過合理的信息化建設方案使檔案管理工作可以適應時代發展的要求，也使檔案信息能與最新的技術接軌，從而為未來的信息高速發展奠定了基礎。此外，在信息化的條件下，可以充分發揮管理系統自動歸檔整理的優勢，有利于開展檔案維護工作，同時也緩解了檔案文件堆積的問題。

2.4 保證檔案的保密性

在紙質檔案和紙質化檔案管理中，當需要查閱某份檔案文件時，雖然只需要利用其中的一份或幾份文件，但是卻需要提供整卷內容，從而查閱者可以看到整卷檔案的內容，無法保證檔案信息的保密性。但是在電子檔案和電子化檔案管理時代，只需提供單份電子文件就可以了，這樣查閱者就無法看到其他不相關的文件，從而在一定程度上保證了檔案信息的保密性。

3 檔案管理信息化建設的現狀

3.1 檔案信息管理人員存在的問題

目前，檔案管理部門普遍存在管理人員數量不足、文化素質較低等問題，尤其是在信息化技術人才方面，既具備信息化知識，又具備檔案管理知識的人才非常少，從而導致部分先進的計算機設備無法發揮應有的價值，檔案信息化管理工作開展成效不佳。比如，在對電子文件和檔案信息的收集、保存和維護利用上，由于檔案管理人員無法熟練使用信息技術進行檔案管理，從而導致檔案信息化程度較低，無法充分利用檔案資源中的豐富信息，更無法滿足經濟發展和社會發展的需要。

3.2 基礎設施存在的問題

隨著經濟和科學技術的發展，國家雖然增加了信息化建設項目的資金投入，有效緩解了檔案信息化建設的資金問題，但是由于檔案管理工作的特殊性，在檔案信息化建設的基礎設施方面還存在一些問題。由于檔案管理需要大容量的服務器，需要開發和研制檔案管理的專用軟件，需要加強網絡的日常管理和維護，這就意味著檔案信息化管理的資金投入不僅需要硬件設施上的投入，還需要更多其他方面的資金，但是目前檔案管理機構的投入顯然還無法完全滿足檔案管理信息化發展的需求。

3.3 紙質文件歸檔和電子文件歸檔并存

電子檔案已經被逐漸應用在檔案管理工作中，但是現階段電子文件歸檔和紙質文件歸檔依然同時存在，在發送檔案文件時會形成兩套檔案，實行的是雙軌制，也就是在發送和接受電子文件時也要將紙質文件進行存檔。有的單位由于受計算機容量的限制，甚至會在接收新電子文件之后會清除原有的電子文件，從而就破壞了電子檔案信息的完整性，導致電子文檔失去了原有價值。將紙質文件和電子文件同時歸檔，不但增加了檔案管理的工作量，也增加了檔案管理規范化的難度。

4 加強檔案管理系統建設的建議

4.1 加強檔案數字化資源建設

檔案管理部門必須加大技術設備方面的資金投入，比如計算機、服務器、路由器和掃描儀等硬件設備要滿足信息化建設的需要，并不斷完善和應用系統軟件。同時，檔案管理部門應根據檔案資料類型使用針對性的多媒體信息技術和3D技術，使傳統的紙質檔案內容通過音頻的形式表達出來，可利用視頻和網絡查詢等方式加強檔案管理信息化建設，使人們能夠充分了解檔案管理的重要意義。

4.2 建立多功能閱覽室，進行適當的機構改革

為了加強檔案管理系統建設，檔案部門應建立多功能閱覽室，為閱覽人員提供快捷的閱覽環境，使檔案信息資源實現共享，同時還可以提供檔案檢索和網絡查詢等服務，從而不但可以滿足人們的需要，而且能加快檔案信息化管理。此外，檔案管理信息系統的建設發展，需要進行檔案館中電子化和網絡化方面的創新，因此，檔案管理部門可以在檔案館中成立檔案制作部、閱覽部和查詢部，從而能夠為管理人員提供良好的環境，使其更好地為檔案管理信息化建設服務。

4.3 提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員是檔案管理信息系統順利建設的前提，一方面檔案工作人員必須在思想上重視檔案管理系統建設，增強檔案信息化意識，認識到信息化建設的意義，從而才能做好信息化建設中的各項工作，使檔案信息化建設和其他信息化建設事業聯系起來。另一方面，檔案管理部門必須不斷提高檔案管理工作人員的專業素質水平，通過定期培訓使他們不斷掌握專業知識，做好檔案信息的整理、保管和維護工作。

4.4 改革電子文件歸檔和紙質文件歸檔的雙軌制

在電子檔案存儲技術條件成熟后，我國可對現階段所實行的雙軌制進行改革，一方面不可能完全放棄紙質文件歸檔，另一方面可以將高價值的檔案文件進行電子文件歸檔，而對于其他檔案可實行紙質文件歸檔。對于憑證價值高的檔案首先采取的是紙質文件歸檔，然后輔以電子文件歸檔。這樣不但可以提高檔案管理的效率，而且可以逐步提高檔案管理人員的業務水平，使其適應檔案管理信息化發展的需求。

5 結 語

在信息化建設項目中，檔案信息化管理系統建設是一項重要工程。對于檔案館工作人員而言，必須不斷增強檔案信息化建設的意識，然后在相關規范和制度的基礎上，實行檔案信息化建設創新改革，構建檔案信息化管理平臺，從而能夠提高檔案管理工作效率和服務質量。

主要參考文獻

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