基于項目管理模式的企業ERP系統數據質量管理探討與實踐

段珂

[摘 要]隨著企業信息化建設的不斷深入，信息系統應用中的數據質量問題逐步顯現，不利于充分發揮信息系統的支撐作用。為了解決基于項目管理模式的企業ERP系統數據質量問題，本文提出了包含合同錄入規范率等9個指標的數據質量評價考核指標體系，建設了數據質量評價考核管理系統，有效提升了企業ERP系統中的數據質量，充分發揮了信息系統的支撐作用和數據價值，在企業ERP系統數據質量管理方面具有一定的借鑒意義。

[關鍵詞]項目管理；ERP系統；質量管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.18.026

[中圖分類號]F270.7；TP315 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）18-00-04

0 引 言

眾所周知，數據是企業至關重要的資產，數據構成了系統運行的血液，數據的質量決定了系統應用的質量，并關系到系統價值的體現。隨著企業信息化建設的不斷深入，信息系統應用問題逐步顯現，其中一個重要的現象就是系統數據質量不高，數據管理存在數據錄入無監督、錄入數據不準確、最終數據不敢用等問題，特別是在近期各企業日漸加強運營監控，數據的質量問題直接影響了統計分析的準確性，不利于充分發揮信息系統的支撐作用。

針對數據質量問題，業界一般是開展數據治理工作。數據治理是將數據視為一項企業資產，它涉及以企業資產的形式對數據進行優化、保護和利用的決策權利，并對組織內的人員、流程、技術和策略進行編排，以期從企業數據中獲取最優的價值。數據治理已成為業務應用集中建設、大數據應用、智能分析決策應用的重要基石。

通常認為，數據治理至少應涵蓋以下功能域：數據質量管理、元數據管理、數據標準管理、數據安全管理和主數據管理。本文主要探討了數據質量管理在項目管理模式企業中的實踐應用。

1 項目管理模式中數據質量存在的主要問題

項目是為完成某一獨特的產品或服務所做的一次性努力，項目管理是在一定資源約束下，為達到項目目標對項目執行所涉及的所有工作的管理。對于產品是定制化生產的企業，一般都采用項目管理的模式組織日常經營生產活動。企業項目管理的過程一般分為以下幾個階段，如圖1所示。

造成數據質量問題的原因是多維度的，但究其根本，人為差錯是導致數據質量問題的主要根源。如何有效的遏制和控制人為差錯，是數據質量管理的關鍵。針對項目管理中的這些過程，數據一般存在以下幾個方面的質量問題。

（1）合同管理方面的問題。合同中上傳合同附件、交貨日期錄入、付款方式等信息維護不準確。上傳合同附件錯誤導致無法跟蹤實際合同，交貨日期錄入不準確會影響項目計劃的安排，付款方式錯誤會影響應收賬款跟催。

（2）建項管理方面的問題。項目建項不及時，合同簽訂后未在規定時間內創建項目。及時創建項目是保證后續項目設計、采購和生產順利開展的前提，會直接影響項目的按期履約交付。

（3）生產管理方面的問題。物料需求下達后未及時響應并將其轉換為采購申請或者生產訂單，將會壓縮后續生產和采購周期，從而對合同交付造成影響。BOM更新及生產訂單材料變更或替代后維護不及時導致的生產訂單冗余材料需求較多，會影響項目計劃成本和銷售成本結轉的準確性。

（4）采購管理方面的問題。采購需求日期提報不準確，需求部門與采購部門缺乏有效的溝通，采購訂單計劃交期與實際情況差異較大，導致采購需求和采購訂單無法有效指導采購工作。

（5）回款管理方面的問題。認款不及時、不準確，導致回款數據不準確，影響企業日常催款工作。在催款數據中，催款責任人信息未維護、采購訂單編號等信息維護不準確，導致催款時無法進行有效催款。

（6）項目關閉方面的問題。項目關閉不及時、項目狀態維護不準確，將導致項目成本串項，影響項目成本的準確歸集，同時影響項目執行進度的分析和監控。

2 數據質量評價考核指標體系

數據質量管理是指對支持業務需求的數據進行全面質量管理，通過制定數據質量相關管理辦法、組織、流程、評價考核規則，及時發現并解決數據質量問題，提升數據的完整性、及時性、準確性及一致性，進一步提升業務價值。其中，如何建立一套行之有效的數據質量評價考核指標體系，通過考核指標去推動和加強數據質量問題中人為差錯管理，是數據質量管理的核心和難點。針對項目管理中存在的數據質量問題，設計了以下考核指標，如圖2所示。

2.1 合同管理方面

指標1：合同錄入規范率。

目的：主要監測銷售合同簽訂后，在ERP系統中合同錄入的及時性和準確性。完整、準確的銷售合同數據是ERP系統后續業務順利開展的基礎。

考核內容：包含及時率和準確率。及時率一是考核錄入是否及時，是指系統中合同創建日期-合同文本簽約日期<規定天數，二是考核上傳附件是否及時，是指系統中合同創建日期-合同文本上傳日期<規定天數。準確率一是考核合同錄入的各個字段是否按照錄入標準，二是考核錄入的信息是否與上傳文本附件中的信息保持一致。

檢查方式：系統計算和人工檢查相結合。

2.2 建項管理方面

指標2：合同建項規范率。

目的：主要監測系統內創建銷售合同后，各產業單位創建項目的及時性和準確性。按照規范創建項目可以保證產品線維度收入、成本的準確性，及時創建項目可以確保及時啟動項目后續工程設計和物資采購/生產。

考核內容：包含及時率和準確率。及時率是指銷售訂單創建日期-項目創建日期<規定天數。準確率是考核銷售訂單如涉及多個下屬單位、跨多個產品線等情況，是否按照《銷售項目拆分管理規范》拆分創建項目。

檢查方式：系統計算。

2.3 生產管理方面

指標3：需求轉換及時率。

目的：主要監測物料需求在ERP系統上提報后，轉化為采購申請或生產訂單的及時性。及時轉化物料需求，是合理配置生產資源、及時開展后續物資采購和生產制造的先決條件。

考核內容：及時率是指物料需求下達日期-后續轉換成生產訂單/采購申請單據日期<規定天數。

檢查方式：系統計算。

指標4：生產訂單物料需求準確率。

目的：主要監測各單位生產訂單計劃材料需求與實際材料消耗之間的差異，反映生產訂單物料需求的準確度。通過對包括生產訂單物料需求等影響MRP運算結果的主要業務數據進行考核，提高MRP運算結果的準確率，改善MRP應用效果，提高生產物料供應保障水平和庫存周轉效率。

考核內容：準確率是指生產訂單最終實際材料消耗中參照計劃材料需求發料總條目數/生產訂單計劃材料需求總條目數×100%。

檢查方式：系統計算。

2.4 采購管理方面

指標5：采購需求與入庫一致率。

目的：主要監測采購需求對物資采購的指導程度。采購需求準確性是生產加工順利實施的前提，是庫存控制的關鍵環節，提高采購需求的準確性可以防止生產斷料，避免庫存過多積壓資金，保證產銷鏈順利達成。

考核內容：一致率是指及時到貨采購需求總個數/應到貨的采購需求總個數×100%。及時到貨采購需求個數是指已完全到貨且到貨日期在對應的采購申請需求日期范圍內的采購訂單行項目數之和。

檢查方式：系統計算。

指標6：采購訂單按時完成率。

目的：主要監測采購訂單交期與實際入庫時間的匹配度，兩者的匹配是確保生產必需的原材料在最低成本要求下達到齊套以及合同按時履約交付的重要保障。

考核內容：按時完成率是指按時完成入庫的采購訂單數/應完成入庫的采購訂單數×100%。按時完成入庫的采購訂單數是指采購訂單行項目實際入庫時間在計劃交期范圍內且已完全入庫的采購訂單行項目數之和。

檢查方式：系統計算。

2.5 回款管理方面

指標7：單位認款及時率。

目的：主要監測合同回款后，各單位在認款平臺上認款的及時性。及時認款是保證合同關閉和合同催款信息準確的關鍵。

考核內容：分別計算及時認款金額比例=及時認款金額/當期總認款金額×100%和及時認款數量比例=及時認款筆數/當期總認款筆數×100%，取百分比較低的值作為指標結果。認款周期=財務人員審核認款通過的日期-財務人員在認款平臺上發布此認款的日期，認款周期在規定日期內的為及時認款。

檢查方式：系統計算。

指標8：催款數據維護規范率。

目的：主要監測目前可催款金額與催款責任人等ERP催款平臺必填字段維護的規范性，催款數據維護的準確性可以有效指導催款工作的進行。

考核內容：檢查催款平臺中已開票未回款合同中目前可催款金額、催款責任人等規范要求必填字段的維護情況，如果未維護或者維護不規范，計為“不規范”。

檢查方式：系統計算和人工檢查相結合。

2.6 項目關閉方面

指標9：項目關閉及時率。

目的：主要監測項目業務完工和成本結算完成后項目關閉的及時性。項目及時關閉，可以有效防止項目成本串項，是項目成本準確核算的保證。

考核內容：項目投運完成后，業務人員應在規定時間內對項目做技術性關閉；技術性關閉后，財務人員應在規定時間內完成項目成本結算，并對項目做最終關閉。項目關閉及時率同時考察技術性關閉和最終關閉的及時性，對于技術性關閉，及時性是指項目投運完成日期減去技術性關閉日期的結果在規定時間內；對于最終關閉，及時性是指項目技術性關閉日期-最終關閉日期的結果在規定時間內

檢查方式：系統計算。

上述9個指標基本覆蓋了項目管理全過程中6個業務管理節點數據日常存在的基本問題，通過這些指標的監測和考核，可以提升日常業務中業務人員和財務人員操作系統的規范性和及時性，解決數據質量中人為差錯引起的問題。

3 數據質量評價考核管理系統

上述9個指標的日常檢查，除了指標1和指標8的部分檢查內容需要人工檢查外，其他指標都可以通過系統直接計算，因此建設了數據質量評價考核管理系統，用于指標結果的計算、核查、發布和查詢。數據質量評價考核管理系統整體功能框圖如圖3所示。

由于數據質量是針對ERP系統中的數據，同時考慮系統的易用性和靈活性，因此將系統主要分為兩大部分：一是ERP系統開發部分，主要實現ERP系統中相關數據質量考核指標的計算邏輯、相關考核數據的自動檢查等功能；二是Java系統開發部分，主要實現相關考核數據的人工檢查、考核指標結果的計算和匯總、考核指標結果的展示、發布和查詢等功能。具體功能介紹如下。

3.1 ERP系統開發部分

①考核指標自動計算邏輯：將每個指標的考核自動計算邏輯進行固化。②明細數據自動檢查：定期對可以自動計算的新錄入的明細數據逐條判斷是否符合要求，并對每條有問題的明細數據標注原因。③明細數據及檢查結果傳輸接口：定期將檢查后的明細數據及結果傳輸到Java開發部分。

3.2 Java開發部分

①明細數據人工檢查：檢查人員定期對需要人工檢查的明細數據逐條判斷是否符合要求，并對每條有問題的明細數據標注原因。②單個考核指標計算得分：匯總明細數據檢查結果，計算單個指標的得分。③考核指標結果匯總計算：一是單個考核指標結果按照單位進行匯總，得到此指標在所有單位的平均分；二是單個單位所有考核指標的匯總平均，得到此單位本期的數據質量考核得分。④考核指標結果發布、展示：通過圖形化、列表等展示方式，列出數據質量總得分、環比情況、各個指標的得分情況、每家單位的得分情況等數據。⑤考核指標結果查詢、導出：可查詢每個明細數據的規范與否、存在問題及扣分原因，方便各家單位進行問題分析和整改。

通過建設該系統，數據質量評價考核指標可以定期進行計算、有效進行展現，每家單位各級管理人員可以實時查看本單位各個指標的得分情況、趨勢和與兄弟單位的對標，各業務人員和系統操作人員可以及時查詢有問題的數據和發生問題的原因，指導數據質量問題的整改和后續防范。

4 企業ERP系統的應用成效

通過建立數據質量評價考核指標體系和建設數據質量評價考核管理系統，同時輔以完善的數據治理工作組織體系和常態化的數據質量檢查、通報和問責機制，數據治理工作取得了一定的成效。

4.1 數據質量得到有效提升

各級領導更加重視ERP系統的數據質量和系統應用，各業務人員和系統操作人員更加規范了自己的業務操作和系統操作。經過近1年的數據治理，各單位ERP系統的數據質量評價得分從首次通報的73%提升至98%，并且逐漸趨于平穩，近3個月持續保持在96%以上。

4.2 系統數據得到了充分應用

在深入開展數據治理工作的同時，建設了運營監控大數據分析平臺，充分利用系統中的數據對各單位日常經營決策進行信息化支撐。另外，部分部門在月度例會等重要會議上直接演示系統、利用系統數據進行工作匯報，ERP系統中的數據已基本上真實反映了企業業務的實際現狀。

5 結 語

本文針對基于項目管理模式的企業ERP系統應用過程中的數據質量，分析其在項目管理過程中的合同管理、建項管理、生產管理、采購管理、回款管理和項目關閉6個核心環節中存在的問題和影響，提出了包含合同錄入規范率等9個指標的數據質量評價考核指標體系，建設了數據質量評價考核管理系統，在強有力的組織保障下，持續開展檢查和通報，有效提升了各單位ERP系統中的數據質量，并進一步推動了系統中的數據在企業運營監控、大數據分析以及日常工作中的應用，充分發揮了信息系統的支撐作用和數據價值。

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