高校圖書館電子資源成本管理的現(xiàn)狀及問題

朱宸沁

【摘要】電子資源作為傳統(tǒng)文獻(xiàn)信息資源的一種補充形式，在圖書館館藏資源發(fā)展中的重要地位日益凸現(xiàn)。南京某高校在進行電子資源建設(shè)的時候投入了很多的物力和財力，但通過對該校電子資源的使用情況進行調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)結(jié)果并不理想。由此，我們不禁思考其中存在的成本管理問題，并對發(fā)現(xiàn)的問題提出解決方案。

【關(guān)鍵詞】電子資源 成本 成本效益原則

一、成本構(gòu)成

電子資源的成本可以分為前期投入和后期運營兩大部分。

（一）前期投入由兩方面的成本構(gòu)成——硬件投入和軟件投入

（1）硬件投入主要是一些為了購置固定資產(chǎn)、基礎(chǔ)設(shè)施等發(fā)生的費用，具體包括計算機、服務(wù)器、辦公家具、辦公自動化設(shè)備、存儲設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)通訊成本等，是電子資源得以運行的基礎(chǔ)設(shè)施的投入。

（2）電子資源的軟件投入不僅包括購置的數(shù)據(jù)庫成本，系統(tǒng)管理、維護的管理軟件、安全軟件、存儲軟件等軟件成本，還包括人員培訓(xùn)成本等。數(shù)據(jù)庫的購置成本是很大的一部分，包括購買電子出版物、數(shù)據(jù)庫使用權(quán)等。人員培訓(xùn)成本包括對員工的培訓(xùn)成本和對用戶的培訓(xùn)成本兩個部分。

（二）后期運營的成本同樣來自兩個方面——固定成本和變動成本

（1）固定成本來自人員成本，網(wǎng)絡(luò)運營成本和固定資產(chǎn)折舊。人員成本包括圖書館內(nèi)電子資源管理和服務(wù)人員的工資、福利和提供專項服務(wù)的額外報酬。網(wǎng)絡(luò)運營成本主要是一些網(wǎng)絡(luò)常規(guī)的維護費用，萬維網(wǎng)網(wǎng)費以及必要的流量費用等等。而折舊費用來自于上述前期投入中的固定資產(chǎn)的折舊，電子設(shè)備的更新?lián)Q代速度是很迅速的。

（2）變動成本是總支出隨業(yè)務(wù)量變化正比例變動的成本。它包括通信成本和信息傳送費，是隨著電子資源和網(wǎng)站點擊量增加而增加的部分。也就是使用電子資源的人越多，變動成本相應(yīng)的就越多。

二、問題分析

針對上述成本問題，我們將從成本效益原則出發(fā)，討論我校圖書館電子資源的成本控制部分。出于高校圖書館電子資源的公益性，效益主要是來自非貨幣收益，分為三部分。一是電子資源利用情況，二是給使用者帶來的效益，三是給學(xué)校帶來的效益。

（1）電子資源利用情況是電子資源效益的主要構(gòu)成部分，它是指用戶通過瀏覽、登錄、檢索、下載、打印、館際文獻(xiàn)傳遞等方式利用電子資源數(shù)量的統(tǒng)計信息。由于我們難以獲得網(wǎng)站具體的每天點擊量與下載量，因而我們通過非隨機抽樣的方式，在校園各處詢問本校學(xué)生相關(guān)的使用情況。最后，統(tǒng)計結(jié)果顯示：在受訪的253名學(xué)生中，知道我校數(shù)字資源系統(tǒng)的有168人，了解率為66.4%；而僅有62名同學(xué)表示曾使用過圖書館官網(wǎng)上的數(shù)字資源，使用率僅為24.5%。

（2）用戶作為電子資源的服務(wù)主體，在考慮電子資源的效益時是不可忽略的重要因素。電子資源的好處肯定是巨大的，不僅能滿足用戶的各方面信息需求，還免去了用戶要親自到圖書館和信息服務(wù)機構(gòu)去查詢的麻煩，節(jié)約了用戶往返圖書館以及查詢圖書的時間，促進和提高用戶的科研水平、學(xué)習(xí)能力。

但是盡管存在著這諸多好處，在上述調(diào)查中使用過學(xué)校數(shù)字資源導(dǎo)航的62名學(xué)生中，滿意或是基本滿意的僅為43人，滿意率大致上為70%，并沒有很高。結(jié)合我們小組自身的使用情況，問題的來源主要有兩點——首先，部分電子資源質(zhì)量差、水平低。我們在使用過程中，發(fā)現(xiàn)了幾篇文獻(xiàn)竟是來自于高中生，這不禁讓人對于資源的質(zhì)量產(chǎn)生了不好的印象與感觀。再者，我們認(rèn)為不同的數(shù)據(jù)庫之間存在很大一部分重復(fù)與交叉。當(dāng)我們在“超星數(shù)字圖書館”和“書生之家”兩個數(shù)據(jù)庫中搜索“傳統(tǒng)文化”關(guān)鍵字，出來的首頁搜索結(jié)果中前12個有2個重復(fù)。這樣的重復(fù)在一定程度上也使得電子資源的效益受損，影響用戶的使用效率。

（3）高校圖書館電子資源的建設(shè)絕不僅僅為學(xué)生帶來便利，對于高校也有好處，比如說有利于提高高校教育的質(zhì)量，從而促進高校競爭力的提升。但是一定程度上，學(xué)校效益等于用戶效益總和。高校致力于這一切的初衷就是為了學(xué)生的發(fā)展和教育，如果用戶的效益差強人意，那么學(xué)校的行為就造成了資源的浪費。那么從上述用戶情況來看，這方面同樣并不完善。

三、解決方案

根據(jù)上述問題我們認(rèn)為，圖書館電子資源的管理主要需要在兩個方面加強，一個是數(shù)據(jù)庫購買過程中的質(zhì)量和成本管理，另一個是購買后在校內(nèi)的宣傳與推廣。針對這兩個方面，我們提出以下解決方案：

（一）數(shù)據(jù)庫購買過程中的成本管理

（1）調(diào)查與分析階段成本管理。調(diào)查與分析階段成本管理的主要措施包括：①參照其他高校購買數(shù)據(jù)庫的情況確定要試用或購買的數(shù)據(jù)庫。②可以與數(shù)據(jù)庫供應(yīng)商協(xié)商，由數(shù)據(jù)庫供應(yīng)商提供調(diào)查費用，圖書館進行實際操作進行用戶調(diào)查。

（2）實施階段的成本管理。實施階段成本管理的目標(biāo)是對數(shù)字圖書館信息資源建設(shè)項目的成本進行動態(tài)的管理，實現(xiàn)數(shù)字圖書館信息資源建設(shè)項目經(jīng)費的最合理利用。主要工作是確定價格。

（3）提供服務(wù)與總結(jié)評價階段的成本管理。提供服務(wù)與總結(jié)評價階段的成本管理的主要目標(biāo)是對項目建設(shè)中的經(jīng)費使用進行統(tǒng)計和控制，保證資金使用的合理性，并為以后的建設(shè)提供借鑒資料。同時運用相應(yīng)的會計方法進行經(jīng)費的控制分析。

（二）校內(nèi)的宣傳與推廣

在固定成本占比較大的情況下，只有用戶使用的檢索次數(shù)越多，資源利用率越高，平均使用成本才會降下來。因此提高資源利用率應(yīng)成為學(xué)校圖書館追求的目標(biāo)，據(jù)此重視電子資源的宣傳與推廣是必不可少的：

（1）用戶培訓(xùn)。即利用講座來介紹圖書館的電子資源以及每種資源的使用方法，比如新生的入館教育、研究生和教師的專場講座。

（2）資料宣傳。將一些資料放到圖書館大廳的報欄中由用戶自由取閱，其中包括各部門撰寫的數(shù)據(jù)庫介紹和使用指南的宣傳單，還有數(shù)據(jù)庫商提供的使用說明：在培訓(xùn)講座中，給參加的用戶發(fā)送相關(guān)的電子資源宣傳單等資料。

（3）培養(yǎng)重點用戶。通過對重要用戶進行走訪，面對面地與他們溝通與交流，有針對性地介紹圖書館現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫，介紹數(shù)據(jù)庫的新功能，掌握用戶在使用數(shù)據(jù)庫過程中的問題和困難，了解他們的需求，征求他們的意見和想法等。