高校OA系統與文書檔案管理的無縫對接

文/寧夏工商職業技術學院 汪紅燕

網絡時代的到來為OA系統的更新帶來了新的機遇，推動了高校檔案整理的改革進程，高校檔案整理在整個系統運作過程中是極為重要的，能實現OA系統與檔案管理系統之間的完美對接，減少管理中間程序，同時也提高工作時效。

一、大學檔案管理與檔案處理現有狀態分析

現在大多數高校已經建立了辦公自動化管理系統，基本實現了辦公和檔案信息、網絡管理的自動化，同時也建立了大量的高校檔案管理信息系統。管理內容中的兩個系統都是文件、文檔、辦公自動化系統，主要涉及文件管理和操作的過程，文件管理系統是記錄文檔信息管理的結果和綜合服務的使用，兩者都是緊密結合的。目前在大學中，OA系統與檔案管理系統的關系存在以下兩種不同的形式：

一是兩種系統還沒有成立一個統一的接入口和管理要求，呈現出獨立、分散的狀態。OA系統中的電子數據需要通過出口、進口進一步處理后再重新輸入到大學的文檔整理系統當中去，關鍵它還不是個別現象，這種工作狀態不僅僅會造成人力和各種消息、材料來源的浪費，而且還大大增加了管理過程中的工作任務，降低了工作效率。

二是在OA系統中，這種文件管理現狀對于主觀工作來說，它有著很大的漏洞和桎梏。還不能達到文檔和其他文件的統一管理和利用。

二、檔案管理系統和OA系統的聯系

高校現有的文檔整理有兩種設計方法：一種是將文檔整理功能鑲入到OA系統中，在OA系統中進行歸檔文件和信息資源等工作流程。二是建立兩個完整的系統，并且實現兩個系統之間的內在聯系，從而實現文案信息和辦公自動化的一體管理。

目前情況下，辦公自動化直接集成文檔管理的情況相對較少，無法真正實現OA系統鑲嵌式管理方法的原因總結為：系統中嵌入的文件管理功能缺乏實際效用，不能靈活動態地與校園檔案信息資料的發展更新對接；與此同時，自動化的檔案管理只能滿足文件的一般要求，不能對一些特殊的文件進行管理。OA軟件在大學開發的過程中，將重點放在流程進行部分，忽略了文件管理的內容，因此OA系統在功能上是缺乏的，在OA系統文件管理模塊中明顯存在數據失真和不安全等因素。

因此，大多數高校仍然選擇沿用文件管理系統和辦公自動化系統的單獨處理文件的模式。

三、實現OA系統與文件管理系統之間的有效對接

（一）通過接口收集和歸檔數字信息。文件資料到文檔資源的運轉過程，從文件使用周期上看是一個動態的過程，電子文件的質量直接決定了文件資源的質量，客觀來說，這種情況是需要兩個相互關聯卻獨立的系統來操作完成，通過互相配合的組織系統和操作流程達到兩個系統完美對接。因此，迫切需要開發一個能夠方便、準確地將數據從OA系統傳輸到文件系統的接口，從而實現OA系統與文件管理系統之間的有效連接。該接口能將文件數據傳輸到OA系統中。

（二）掌握歸還檔案的時間。在正常情況下，為了OA系統效率的提高，將電子文件存儲到辦公自動化系統中是實用的，但是需要保證電子文件不失真、內容完整和不失效，減少電子文件在系統還處于登錄狀態時存在的風險，應該將文件歸檔的時間進行具體合理的安排。在辦公自動化系統中，所有的文件都只是在邏輯上被存檔，單純地將電子文件存入檔案，但是它們仍然在原始服務器上存在。如果不能安排理想的檔案回歸時間，將會給管理工作帶來很大的麻煩。如果辦公自動化系統和文件系統的服務器不在同一個網段的話，在進行檔案歸入的過程中很容易導致系統崩潰，嚴重的話會嚴重影響辦公自動化系統服務器的運行速度，遇到這種事情時，解決方法只能是請辦公自動化系統開發公司的技術人員定期對系統進行申請集中檔案歸入。所以要說制定好檔案歸入的時間，將電子文件有效完整地轉成檔案資源，只有這樣才能確保文檔信息的真實有效和文件的保密。

（三）跟蹤文件歸檔。文檔管理工作人員必須做好電子文檔的研究、公布、備案和焚毀工作，監控和跟蹤電子文件的流動。做好檔案整個生產過程的文件信息監督，以保障電子公文安全、規范歸檔，保證電子文件在辦公系統的順利轉移，實現學校辦公自動化和文件管理的集成。

四、結束語

現在，OA系統正處于過渡階段，即將完全用系統的電子形式來取代紙質文件的流通模式。現階段，在學校的主流管理模式下，通常是將OA系統和文件系統結合起來，在兩者之間建立有效聯系，最終實現高校管理的整合。