從新時(shí)期人員聘用角度淺談高校干部人事檔案管理

文/廣州美術(shù)學(xué)院 于澤東

隨著全國人事制度改革的逐步深入，人事管理制度在汲取了新時(shí)期自由、平等、守信的契約精神內(nèi)涵后，不斷進(jìn)行著調(diào)整和變化，以合同管理、崗位聘用等形式進(jìn)一步明晰了勞動(dòng)人事關(guān)系主體的權(quán)責(zé)，以績效工資、社保并軌等方式進(jìn)一步打破“鐵飯碗”，以期提升組織活力，對(duì)個(gè)人實(shí)現(xiàn)獎(jiǎng)勤罰懶、優(yōu)勝劣汰，營造出“能進(jìn)能出，能上能下”的用人氛圍。作為人事管理的重要前置環(huán)節(jié)，人員聘用是保證組織人員架構(gòu)合理配置的重要前提，通過有效的人員聘用，可以實(shí)現(xiàn)人員和崗位的高匹配度和高耦合度，確保聘用人員“在其位、謀其職、盡其責(zé)”。作為高校人事管理的重要基礎(chǔ)和保障，高校干部人事檔案為人員聘用提供了決策依據(jù)，人員聘用為干部人事檔案管理提供了材料來源和信息基礎(chǔ)，如勞動(dòng)合同、社保明細(xì)等勞動(dòng)用工材料構(gòu)成了干部人事檔案工作經(jīng)歷類檔案的基礎(chǔ)材料。同時(shí)，高校干部人事檔案在人員晉升提拔中起到了重要的支撐作用，也是判定選育留轉(zhuǎn)人才的前提和依據(jù)。由此可見，高校干部人事檔案管理為新時(shí)期構(gòu)建和諧的勞動(dòng)、人事關(guān)系發(fā)揮著“壓艙石”和“指向標(biāo)”的作用。

一般而言，通過研究一個(gè)人的干部人事檔案可以較為全面地了解其關(guān)鍵信息和整體狀況。人員聘用材料的形成過程也是干部人事檔案建檔歸檔的過程，在人員聘用過程中需要審核勞動(dòng)者的個(gè)人身份、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、職稱資格、政治審查等工作檔案材料，這些材料均屬于干部人事檔案材料范疇。根據(jù)干部人事檔案管理有關(guān)規(guī)定，共有履歷材料、自傳材料、考察考核材料等十大類材料須歸入高校干部人事檔案中，這就需要檔案工作人員能夠準(zhǔn)確及時(shí)地對(duì)人員聘用的工作檔案進(jìn)行分類，對(duì)提煉出來的干部人事檔案進(jìn)行細(xì)致的整理和歸檔，同時(shí)在工作檔案歸檔中逐步完整人事工作檔案。整理干部人事檔案的重點(diǎn)是對(duì)“三齡兩歷一身份”等檔案材料的記錄、審核和認(rèn)定，真正做到去偽存真，切實(shí)夯實(shí)信息基礎(chǔ)，為人員聘用等工作奠定提供準(zhǔn)確的信息渠道。尤其需要注意的是：1.對(duì)于年齡：要嚴(yán)格遵循“最先最早”和防止重復(fù)得利的原則進(jìn)行認(rèn)定。2.對(duì)于黨齡：要在嚴(yán)格核查入黨志愿書等關(guān)鍵材料完整性基礎(chǔ)上予以甄別認(rèn)定。3.對(duì)于工齡：要收集完整的工作經(jīng)歷材料及佐證材料（包含但不限于勞動(dòng)合同、社保明細(xì)、報(bào)到證、調(diào)令、轉(zhuǎn)正定級(jí)等材料）進(jìn)行工齡認(rèn)定。4.對(duì)于學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷類材料要實(shí)事求是注意鑒別。5.對(duì)于身份材料要認(rèn)真把關(guān)做好佐證材料歸檔。

在人員聘用過程中需要把握住做好干部人事檔案管理工作的要點(diǎn)：1.對(duì)標(biāo)上級(jí)部門的要求和規(guī)范對(duì)關(guān)鍵檔案材料和佐證材料進(jìn)行重點(diǎn)收集和整理，如組織人事管理部門、社保管理部門、編制管理部門等。2.在辦理人員調(diào)動(dòng)過程中需及時(shí)對(duì)原有干部人事檔案進(jìn)行整理、歸類、編目，做好接續(xù)留轉(zhuǎn)，在向上級(jí)主管部門報(bào)批新聘用人員前，須及時(shí)向其出具人事工作檔案補(bǔ)充明細(xì)表，對(duì)關(guān)鍵干部人事檔案材料收集整理進(jìn)行前端控制，做到不留首尾。3.對(duì)涉及“三齡兩歷一身份”等關(guān)鍵信息須仔細(xì)查驗(yàn)佐證材料，要保證關(guān)鍵信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，明確填寫標(biāo)準(zhǔn)，確保規(guī)范完整填寫，做到入口出口一致，輸入輸出內(nèi)容一致等。

在新時(shí)期加強(qiáng)高校干部人事檔案管理須注意以下幾個(gè)方面：1.凝聚思想意識(shí)，達(dá)成共識(shí)、整合資源、形成合力。可成立由人事檔案管理部門牽頭，組織、紀(jì)監(jiān)等部門參與組成檔案專項(xiàng)管理工作小組，確定各方分工責(zé)任，落實(shí)具體崗位職責(zé)，形成長效協(xié)作管理體系。2.加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，做好繼續(xù)教育，提升專職、兼職檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)素能。3.優(yōu)化管控程序，確定流程標(biāo)準(zhǔn)，形成嚴(yán)實(shí)高效的干部人事檔案管理流程體系。4.優(yōu)化材料分類，及時(shí)整理檔案，做到重點(diǎn)檔案材料及時(shí)歸檔，一般性材料按時(shí)段控制定人、定時(shí)、定點(diǎn)分類歸檔。5.確立聯(lián)動(dòng)機(jī)制，定期向?qū)诓块T和個(gè)人收集審驗(yàn)人事檔案材料，建立工作檔案移交對(duì)接手冊(cè)，經(jīng)手工作人員每人一冊(cè)，做到移交及時(shí)完整記錄。6.做好前置控制、節(jié)點(diǎn)控制和跟蹤控制。著重運(yùn)用現(xiàn)代管理理論如美國PDCA理論、日本5S管理理念等做好動(dòng)態(tài)管理。7.統(tǒng)籌工作考核，注重激勵(lì)懲戒，按年度或?qū)ｍ?xiàng)工作評(píng)選先進(jìn)檔案管理工作者等，進(jìn)一步提高檔案工作人員積極性。

隨著人事制度改革的持續(xù)深入，人員聘用等人事管理工作日益科學(xué)化、專業(yè)化、精細(xì)化，人事管理工作正由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代注重人事關(guān)系管理向市場經(jīng)濟(jì)時(shí)代注重勞動(dòng)關(guān)系管理轉(zhuǎn)變。在全國推進(jìn)“放管服”改革的新形勢(shì)下，高校干部人事檔案管理需要遵循檔案事業(yè)發(fā)展的新要求和新規(guī)律，持續(xù)提升管理規(guī)范化、制度化和信息化水平，大膽創(chuàng)新，朝著為高校提供高效、快捷、準(zhǔn)確的服務(wù)方向邁進(jìn)，持續(xù)將高校干部人事檔案管理工作推向新層次。