現代人事檔案管理存在的問題及對策探討

文/哈爾濱市兒童福利院 蔡玲玲

一、 現代人事檔案管理工作的價值

在現代企業的經營中，針對工作人員的能力以及興趣的不同安排合適的崗位是提升企業經營質量、提高員工工作積極性的有效措施。在經營中，人事檔案管理工作的主要作用包括如下的兩個方面：第一，人事檔案是工作人員信息的可靠載體，在招聘以及管理過程中，企業可以通過完善的人事檔案對于工作人員的工作經歷以及實際能力等有充分的了解，幫助招聘人員和管理人員更高質量地完成對員工的了解。在管理中合理使用人事檔案可以幫助企業管理人員完成對人才的選擇，可以根據員工能力選擇更合適的崗位，提升企業對優秀員工的發掘力度，提升企業的管理質量。第二，人事檔案也是企業在經營管理中保證員工利益的法律性文件，工作人員在就職、離職以及退休過程中都需要依據人事檔案的記錄來進行，其作為工作過程的原始性憑證，在實際使用過程中具備一定的法律效力。

二、現代人事檔案管理工作中存在的主要問題

（一）人事檔案管理工作中的不規范現象。當前企業在建設過程中對于人事檔案管理工作缺乏重視。高質量的人事檔案管理工作離不開硬件的支持，網絡、計算機等管理工具可以幫助管理人員更為高效且快速完成人事檔案的搜索以及查閱，是現代人事檔案管理工作進行的重要手段。但是，在當前一些用人企業的硬件設施不完善，檔案管理人員只能通過傳統的文件查閱和儲存手段完成對人事檔案的尋找，且在檔案儲存環境的建設過程中，部分企業為了降低建設費用，檔案管理環境中存在潮濕、狹窄以及缺乏防火防水設施，影響了人事檔案的儲存完整性。假如出現意外事故就可能造成檔案的損壞缺失，影響管理工作的進行。在儲藏環境之外，當前存在于人事檔案管理工作中的一個問題是企業管理人員沒有使用科學的分類和管理方式對檔案進行存儲，導致檔案的查閱和使用效率極低，給檔案管理工作帶來了多方面的問題。

（二）人事檔案管理人員能力不足。當前很大一部分的企業缺乏對人事檔案管理工作的重視性，其對于人事檔案管理工作的價值沒有正確認識，導致其檔案管理人員配置不佳。在部分企業中，人事檔案管理人員數量不足，檔案管理工作量的巨大使得管理質量無法得到提升。部分企業使用臨時工或是沒有工作經驗的工作人員進行檔案管理，其管理知識的缺乏和管理技術的不足使得檔案管理工作人員對自身職責的認識不足，管理責任感不足，嚴重影響了檔案管理工作的高質量進行。部分企業為了降低員工工作支出，將檔案管理工作交由部分管理人員兼任，管理人員專業能力的不足嚴重降低了檔案管理工作的價值和質量，影響了企業的發展和管理質量。

（三）人事檔案管理工作的信息化水平不高。網絡技術當前在各個領域之中進行使用，將網絡和計算機應用在人事檔案管理工作之中可以更為高效地完成對檔案的分類管理和查閱，提升了管理工作的效率。當前的部分企業對于信息技術在人事檔案管理工作中的價值認識不足，影響了管理工作的信息化發展。除此之外，企業管理人員的技術素質不足也影響了企業管理的信息化發展，操作人員的技術水平較低使得現代信息化管理設備無法發揮其應有的作用，使得信息化程度無法得到提升。目前部門企業使用傳統的紙質材料和手工分類管理的手段來完成檔案管理工作，計算機在管理中的應用較少，造成了資源浪費的同時也降低了人事檔案管理工作的效率，使得企業的建設投入價值降低，影響了人事檔案管理工作的效率。

三、現代人事檔案管理工作的優化措施

（一）推行責任管理制度。想要規范人事檔案管理工作，首先應該全面推行并落實責任追究制，將人事檔案管理的責任落實到具體的部門和個人，同時用人單位一定要設立專門的檔案室，并且要確保檔案室的大小、環境能夠符合使用要求，還應該合理設置防盜、防火等設備，保證人事檔案的安全和完整。

（二）推進管理工作的信息化進程。用人單位應該大力推廣信息化建設，努力實現人事檔案管理工作的信息化，在配備計算機等信息化設備的基礎上，還應該加強操作人員的計算機操作能力培訓，盡可能避免使用手工操作的方式來開展檔案管理工作，促使工作人員能夠及時掌握新設備的使用技巧，這樣就可以大大提高人事檔案管理工作的效率和水平。

四、結語

隨著社會的進步和企業的發展，管理人員對于人事檔案管理工作的價值有了更為科學的認識，固守傳統管理手段對于管理質量的提升和企業發展都有著不利影響。企業應當在對其有科學認識的同時強化管理工作的人員和設施建設，使其更為有效地推動企業發展。