疾控中心檔案工作發(fā)展思路探析

文/福建省南平市疾病預(yù)防控制中心 吳琳娟

疾控中心在我國疾病預(yù)防控制以及創(chuàng)造健康的環(huán)境等方面起著重要的作用。而各個地區(qū)的疾病控制中心所保管的檔案資料是疾病控制中心工作的基本保障。這些檔案資料數(shù)量非常龐大，但也非常的珍貴。隨著現(xiàn)如今公共衛(wèi)生事件越來越多，疾控中心檔案發(fā)展工作越來越受到政府的重視。如果檔案管理模式不合理，檔案資料保存不完善，將影響中心工作的正常開展。由于我們國家的檔案管理工作開始得比較晚，有些本身不夠發(fā)達的地區(qū)在設(shè)備、人才等方面都不夠完善，所以在管理檔案的時候往往存在著一些漏洞和問題。這些漏洞和問題如果不及時解決，就會阻礙檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化進程。

一、疾控中心檔案工作信息化的意義

首先，檔案工作信息化之后就可以達到一次性輸入，多次性輸出的目的。可以大大減少再次取出檔案時信息加工的時間，增強了檔案信息的時效性。疾控中心傳統(tǒng)的檔案管理方式大都是檔案實體文件的管理，這就需要檔案管理人員親手收集、整理、管理再提供給單位使用。這種純手工的工作方式往往工作量巨大，效率低下，必然費時費力。在檔案管理實現(xiàn)信息化之后，檔案管理的自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化也更多地被體現(xiàn)出來。最方便的一點就是：檔案數(shù)據(jù)在錄入一次之后，就可以隨時反復(fù)地利用，實時性很強。此外，由于信息化文件的特點，這些檔案數(shù)據(jù)還能方便地在檔案管理部門之間實現(xiàn)快速共享。其次，檔案的使用頻率是非常高的，在工作過程中，相關(guān)人員的檔案信息會經(jīng)常被查詢并使用。如果采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔來記載檔案，紙質(zhì)載體將不堪重負。但如果將檔案信息化以后，相關(guān)人員的信息可以通過計算機從數(shù)據(jù)庫中直接獲取，如此一來，就不會對原始檔案造成磨損，對保護檔案有好處。

二、疾控中心檔案管理存在的問題

盡管檔案管理信息化之后會對疾控中心工作人員的工作效率帶來極大的方便，但檔案管理過程中所面臨的問題我們也必須要面對。這些問題主要包括以下幾個方面：

（一）檔案管理的意識比較薄弱。檔案管理工作不僅非常復(fù)雜，而且非常繁瑣。這就要求工作人員能夠靜下心來，心無旁騖，默默付出，專心致志地做好每一項基礎(chǔ)工作，做到每天必須完成當天的任務(wù)。畢竟疾控中心在是為廣大人民群眾提供衛(wèi)生防疫服務(wù)，是一個大公無私的機構(gòu)，更是公益性機構(gòu)。換句話說，就算其檔案管理工作做得再好再優(yōu)秀，也無法創(chuàng)造太大的社會效益和經(jīng)濟效益。沒有了利益的驅(qū)使，工作人員的工作積極性自然就不會太高。相關(guān)部門也就不夠重視這一項工作，不會設(shè)置專門的檔案管理部門，忽略了檔案管理專業(yè)人才的重要性。容易導(dǎo)致檔案管理的不合理，進而導(dǎo)致檔案破損甚至遺失。

（二）檔案管理機制不完善。疾控中心的檔案管理中一直都存在著管理機制不完善的情況。比如檔案歸檔不及時，業(yè)務(wù)檔案存放在業(yè)務(wù)科室，沒有歸檔到中心檔案室。也沒有按照科室細化檔案分類，籠統(tǒng)地將所有業(yè)務(wù)檔案歸結(jié)為綜合類。這就導(dǎo)致了檔案不能被充分利用，降低了檔案使用的時效性。每次使用檔案之前都要花大量的時間和人力去尋找檔案。大大降低了檔案管理發(fā)揮的作用。當使用信息技術(shù)管理電子檔案時，因為信息化技術(shù)還不夠成熟，很多電子檔案容易出現(xiàn)損壞，導(dǎo)致無法被利用。

（三）信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后。檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)之一就是數(shù)據(jù)庫建設(shè)。然而在錄入檔案的時候，有些工作人員為了加快錄入速度而僅僅錄入了基本信息。如此一來，就會導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)庫不完善，在之后對檔案進行篩選和管理的時候，會由于部分信息不存在而導(dǎo)致無法篩選和管理檔案。

（四）管理模式落后。由于對檔案的操作都是人工進行的，不僅效率低下，而且還很容易發(fā)生錄錯的情況；檔案流動和傳遞起來相對而言比較麻煩，部門內(nèi)部和部門之間的檔案流通機制不夠便捷；檔案更新不夠及時，很多人的檔案資料仍舊停留在好幾年前的狀態(tài)。這給工作帶來了極大的不便。

（五）檔案信息安全工作不足。由于檔案涉及人員的隱私和各項個人資料，因此對檔案管理的安全性會比較高。然而目前我國疾控中心的檔案安全工作還不夠完善，對于檔案數(shù)據(jù)的備份也不夠及時，信息化系統(tǒng)也存在安全漏洞。檔案系統(tǒng)如果被黑客攻擊導(dǎo)致檔案外泄，其造成的影響將是難以想象的。

三、疾控中心檔案工作問題的應(yīng)對措施

（一）增強對檔案管理的重視程度。這一工作的首要任務(wù)是要對領(lǐng)導(dǎo)部門的人員灌輸“檔案管理工作很重要”這一思想，讓他們充分了解到檔案管理對疾控中心工作起著重要作用。此外，政府還應(yīng)該為檔案管理部門提供適當?shù)呢斄腿肆Y源，多在集體會議上強調(diào)檔案管理工作的重要作用。使檔案管理部門在各部門之中樹立自己的威信。

（二）改進疾控中心檔案工作的管理模式。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的管理檔案方法已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在檔案管理的需求了。因為隨著社會的不斷發(fā)展，需要管理的檔案數(shù)據(jù)越來越多。所以，信息化檔案管理工作是非常必要的。若想要實現(xiàn)檔案管理工作的信息化，務(wù)必要尋找到一套新的管理模式來適應(yīng)信息化。應(yīng)該在檔案管理工作中引進優(yōu)秀的管理設(shè)備和先進的管理思維，進而建立起一套以信息技術(shù)為中心的智能管理模式。

（三）培養(yǎng)相關(guān)工作人員的素質(zhì)。上文介紹了檔案管理工作的重要性，那么為檔案管理部門培養(yǎng)合適的管理人員是非常必要的。多安排檔案管理人員進行相關(guān)的管理經(jīng)驗的學習，并全面提高他們的素質(zhì)和管理能力，還可以適當?shù)貜纳鐣险衅腹芾砣瞬?。上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該結(jié)合實際情況，適當改善檔案管理人才的待遇和福利，為他們提供升職加薪的機會，令他們感受到自己工作的重大意義。只有這樣，才能提升他們工作的積極性。

（四）強化檔案管理的法律法規(guī)。檔案管理部門需要制定出檔案信息化的規(guī)章制度。然后建立檔案信息化標準。包括檔案錄入時應(yīng)具體包含哪些信息，規(guī)定內(nèi)的信息一條都不能少錄。還要規(guī)定信息多久更新錄用一次等等，各方面的標準都應(yīng)落到實處。

四、小結(jié)

本文首先介紹了疾控中心檔案工作信息化的意義，介紹了信息化對疾控中心檔案工作的重要作用。然后，描述了疾控中心檔案管理中存在的問題，我們需要探討相關(guān)的措施來解決或減緩這些問題。最后，針對疾控中心檔案管理中存在的問題提出了一些具有針對性的應(yīng)對措施，提供了一些解決這類問題的方向。疾控中心是國家行政機關(guān)中非常重要的一部分，它通過預(yù)防和控制疾病、殘疾等傷害，來達到創(chuàng)造健康環(huán)境、加強社會穩(wěn)定、保證國家安全的目的?？傊?，疾控中心的檔案管理工作是非常有意義的，也是非常必要的。