信息技術在疾病預防控制機構檔案管理中的應用分析

文/廣州市花都區疾病預防控制中心 湯麗芳

一、疾病預防控制機構檔案管理的重要性

現階段，疾病預防控制機構檔案管理工作仍然存在著諸多問題，許多內部檔案管理人員不能認清自己崗位的重要性，而疾病預防控制機構相關領導亦是忽視檔案管理的發展，導致檔案管理工作仍不能取得突破性進展，嚴重影響疾病預防控制機構檔案管理的有效落實。檔案管理工作任重而道遠，它需要整個疾病預防控制機構各系統間的相互配合，更需要各部門間的相互支持和協作，只有具備完善的硬件設備，才能做好日后對檔案資料的有效利用，并真正將檔案管理工作落到實處，進而實現現代化檔案管理。如若疾病預防控制機構不能較好地對檔案實施科學合理的管理手段，檔案就只能成為疾病預防控制機構發展的附屬品，其也無法將疾病預防控制工作做到最好。因此，加強對疾病預防控制機構中檔案管理工作的重視，才能有效地實現疾病預防控制機構檔案的現代信息化管理。

二、疾病預防控制機構檔案管理工作現狀

（一）檔案管理觀念較為落后。目前來看，在我國很多城市的疾病預防控制機構當中，并沒有專門設置檔案管理部門，進而在檔案管理工作上也較為落后。很多疾病預防控制機構領導人員對檔案管理的重視力度不足，只將工作重點放在疾病預防與控制上，而忽略了檔案管理工作的重要性。另外，對于疾病預防控制機構檔案管理工作而言，其是一項系統復雜、繁瑣的工作，同時又需要資金的大力支持，但由于機構對之重視力度的不足，以致在檔案管理上缺少足夠的人力、財力保障，重點表現為檔案管理信息化不足。

（二）檔案管理人員素質有待加強。由于在疾病預防控制機構中相關領導人員對檔案管理工作的不夠重視，以致形成了很多其他部門人員兼職檔案管理工作。然而對檔案管理工作而言，不僅需要一定專業的知識和技能，同時更需具備先進的檔案管理觀念。但是，這種身兼數職的現象嚴重影響了檔案管理工作的有效落實，同時亦會造成機構內掛崗或崗位空缺現象，阻礙疾病預防控制機構的健康穩定運行。

（三）檔案管理信息化不足。信息化檔案管理中，對于強大的資金支持是必不可少的。由于在疾病預防控制機構中，對檔案管理工作的資金支持力度不足，導致檔案管理信息化建設不能有效落實。如缺少機構內部局域網、性能良好的電腦、信息化檔案管理軟件等等。另外，由于人員素質的因素，相關檔案管理人員并不具備一定的信息化檔案管理專業技能，形成了疾病預防控制機構中檔案管理工作發展緩慢、落后的局面。

三、信息技術在疾病預防控制機構檔案管理中的具體應用

（一）財務檔案管理應用。通過信息化的疾病預防控制機構財務管理，實現機構資金的合理配置。對于機構內部財務進出賬進行明確劃分，在電腦上制作財務表格化，形成清晰明了的財務管理系統，大大減輕了財會人員的工作強度，降低人工成本，同時提升工作效率。隨著疾病預防控制機構業務量的不斷增加，信息化的財務檔案管理顯得十分重要，相關財會數據的分析、分類、存儲及整理等過程均可由計算機自動完成，進而節省了大量的人力、財力，提供更精準的財會信息。

（二）疾病預防控制檔案管理應用。信息化的疾病檔案管理在疾病預防控制機構工作中發揮著十分重要的作用。在疾控監測業務檔案管理中應用現代化信息技術，對本地區的疾病控制建立專門業務檔案：傳染性疾病如非典、登革熱、禽流感、埃博拉、諾如、流感等；非傳染性疾病如高血壓、心腦血管疾病、腫瘤、糖尿病等；地方病如血吸蟲病、碘缺乏病、人體寄生蟲病、狂犬病等；還有職業病、公害病、食源性疾病、學生常見病、傷害、中毒等重大疾病。通過計算機進行檔案建立，同時對各類檔案進行歸類、整理、存儲，不僅有效地避免了客觀因素導致的疾病檔案丟失、混亂的問題，又方便了日后工作的查閱，為今后更好地開展疾病預防控制工作提供有力的保障。

（三）聲像檔案管理應用。隨著社會的發展，科技的進步，數碼攝影、攝像等現代化記錄手段已為社會普遍運用，成為當今社會的重要記錄手段。聲像檔案具有直觀性、立體性、形象性的特點，是日常工作中最準確、最形象的寫照。檔案管理也要與時俱進，利用信息化手段對聲像檔案進行整理歸檔。

（四）檔案檢索管理應用。通過電子檔案資源管理專業化平臺，實現對檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索到利用、編研等一系列步驟進行信息化管理。實現標準化、專業化的檔案管理過程。方便了檢索和利用，提高了準確率和工作效率。

四、加強疾病預防控制機構檔案管理相關措施

首先，加強信息化檔案管理硬件投入。提高疾病預防控制機構檔案管理信息化建設，離不開強大的資金支持。相關政府部門應加大對疾病預防控制機構檔案管理信息化的資金支持，以用于購買先進的信息化設備、構建機構內部網絡。其次，加強對檔案管理的重視力度。對疾病預防控制機構相關領導而言，需加強自身對檔案管理工作的認識，建立專門的檔案管理部門，實現合理的人員配置。再次，提升檔案管理人員素質。相關檔案管理人員需認清自身崗位的重要性，同時機構應定期組織人員的檔案管理專業技能培訓。最后，建立健全檔案管理制度。在檔案管理工作中，必須建立嚴格的檔案管理制度，嚴格的管理制度是保證檔案管理有效落實的重要保障。

五、結束語

總而言之，疾病預防控制機構檔案管理是促進疾病預防控制工作不斷進步的核心，是疾病預防控制機構檔案管理工作有效落實的重要保障，同時又可提高疾病預防控制機構在社會中的價值。因此，加強疾病預防控制機構檔案管理工作刻不容緩。雖然我國的科技水平在不斷地創新和提升，但現階段我國疾病預防控制機構檔案管理工作中依然存在諸多問題和弊端，特別是信息化管理程度的不足。因此，應加大對檔案管理工作的重視，不斷完善檔案管理模式，提高檔案管理信息化程度，并對檔案管理進行合理規劃，以提高疾病預防控制機構檔案管理水平的整體工作效率，使檔案資料能夠高效地服務于疾病預防控制工作。