辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性及可行性分析

文/山東省濱州市鄒平縣中醫院 李穎

檔案是醫院重要組成部分之一，不僅記錄了醫院發展進程，還存儲大量醫療技術資源，為醫院科研工作提供科學依據及相關信息，對促進醫院醫療技術發展有重要意義。當前醫療衛生體制不斷改進并呈現信息化管理趨勢，醫院檔案管理也趨于自動化、信息化。改變傳統管理模式，使用現代科學技術對醫院檔案進行管理是現代醫學發展的需求。

一、當前檔案管理辦公自動化出現的問題

（一）缺乏信息化檔案管理體制。目前大部分醫院缺乏成熟的檔案管理信息化技術，軟件、硬件設施配備不齊全，使辦公自動化檔案管理工作難以開展。雖然醫院逐漸意識到自動化檔案管理的重要性，并投入大量人力、物力、財力，但缺乏科學管理體制使檔案管理接不上科學軌道，無法建立檔案自動化管理平臺，大量付出卻得不到相應回報，浪費醫院的人力、財力資源。

（二）缺乏健全的辦公自動化系統。當前辦公自動化系統主要問題有軟硬件設施不全、信息化水平低下等，導致辦公自動化系統水平難以實質性提升，由于辦公自動化系統水平存在差異，大部分軟件無法滿足醫院檔案管理實際需求，并缺少實現電子文檔傳輸與歸檔結合的自動化辦公系統。

（三）缺乏自動化管理專業人員。雖然醫院在設備引進上投入大量財力，但對于檔案管理投入較少，缺少專業人員是阻礙醫院檔案管理辦公自動化的主要原因，檔案管理人員缺乏辦公自動化相關專業知識，綜合素質較低，醫院對于這個問題不夠重視，缺乏對管理人員進行相關技能的補充與培訓，使醫院檔案管理辦公自動化程度低，自動化管理工作無實質性進展。

二、檔案管理辦公自動化的必要性

（一）加強醫院檔案管理的安全性。隨著醫療體制的不斷改進，醫療技術不斷提升，醫院檔案管理工作涉及面廣且內容復雜，實行辦公自動化檔案管理尤為重要且必要。實施辦公自動化可加強醫院檔案管理的安全性。傳統檔案采取紙質檔案形式，其對保存環境要求較高，容易在人為、自然因素影響下造成損壞。如空氣濕度、自然災害、長時間保存等都可導致其受到損壞，破壞檔案完整性。相對傳統紙質檔案而言，電子檔案安全性更高，且保存方式簡便，保存期限更久，并且可在備份情況下進行修改或分享。通過實行電子檔案可有效提升檔案儲存的安全性，采用辦公自動化技術還可實現檔案傳輸、分享，操作簡便，還能防止檔案遺失。

（二）提高醫院檔案管理工作效率。醫院檔案與計算機技術兩者結合，可有效協調檔案管理與文書處理間的關系，實現檔案管理及文書處理一體化進程。檔案整理人員對當天紙質文件進行歸納，并將其整理為電子文檔，可科學、安全地保存檔案，避免丟失，保證檔案的完整性，為臨床檢索資料提供有效支持。特別對于病患病歷，需對其進行長期、完整的保存及記錄，病歷內容能使醫生全面、直觀地了解患者病情，并根據病理資料制定相關治療方案，對臨床治療提供有效支持，對患者生活質量進行充分保障。加強辦公自動化檔案管理可為臨床醫療實踐快速檢索到相關資料，節省時間，操作簡便，有效提高檔案管理工作效率。

三、檔案管理辦公自動化的可行性

隨著辦公自動化科學技術的不斷改進與成熟，檔案管理的安全性得到保障，管理工作效率逐步提升。醫院對檔案管理人員進行定期辦公自動化專業知識與技能補充培訓，提升檔案管理人員綜合素質及計算機技術操作水平，提升檔案管理信息化、自動化整體管理的水平及質量。同時制定健全完善的辦公自動化管理體系，選擇適合醫院的辦公自動化軟件系統，實現檔案管理與自動化技術相結合，逐漸實現醫院檔案管理辦公自動化。

四、結束語

綜上所述，隨著信息化技術逐漸應用于各個領域，加強醫院檔案管理辦公自動化極為必要，且有可行性，是實現醫院現代化檔案管理的重要途徑。醫院應意識到檔案管理辦公自動化的意義及作用，并應結合自身發展需求制定相對完善的辦公自動化管理體系，加強檔案管理人員專業技能與管理水平，實現檔案管理與信息化技術兩者的有效結合，發揮檔案管理辦公自動化實質性作用，才能提高檔案管理工作效率，增強醫院檔案資料安全性及科學性，為臨床醫療實踐提供精準的資料，為患者提供更加優質的信息資料服務，提升醫院醫療水平及整體管理服務質量。