高中學校檔案管理與工作效率的提升對策

文/山東省菏澤第一中學 李桂蓮

學校檔案是記錄學生在校期間各方面的相關記錄資料，是學校管理工作的重要內容，是學校教學實踐活動的重要推手。時代在發展，傳統的高中檔案管理已經暴露出許多的問題。在信息時代，高中檔案管理在提高教學質量與教學效率、增強校園運行水平及管理等方面起著重要作用，更好地推動學校辦學的發展。但是目前我國高中檔案管理工作中也出現了一系列的問題，具體表現為：

（一）檔案管理人員專業水平有待提升。現今很多高中學校對檔案管理工作不重視，他們的檔案管理工作人員基本上為兼職該工作，既有校內的任課教師，也有校外大學生，這些人的檔案管理專業知識不夠系統、完善，但是卻要肩負著檔案的管理與整合工作，無法對檔案精細分類，也不會全身心投入檔案管理工作中，所以才會導致高中檔案管理工作效果不理想。

（二）對檔案重要性認識有待提升。一些高中學校更多的關注本校升學率，而忽視了學生的全面發展，并且未對檔案管理工作給予高度的重視。高中檔案內容主要是對學生的信息進行記錄，如學生學業情況的信息、學生思想道德品質方面信息、學生能力素質方面信息等，他們對學校管理和教學活動的開展起到了至關重要的作用。但是部分高中院校，并未對檔案管理工作給予高度的重視，從而導致管理工作比較滯后，人力、物力和財力的投入力度有限，這些都會對高中檔案管理工作的開展產生不利影響。

（三）檔案管理方法陳舊，信息化管理系統、制度有待完善。目前，大部分高中學校檔案管理工作，缺乏對管理防范的創新，仍然在沿用比較陳舊的管理方法，無法在檔案管理工作的各個環節中更好地發揮現代信息化技術的作用。同時，大部分檔案管理工作人員在日常工作過程中，對工作敷衍了事，從而導致檔案收集工作錯亂，使得檔案管理工作效果和質量不高，甚至還有可能出現檔案信息資料變質或丟失的現象。學校資金主要運用于教學管理，檔案室由于資金不足，硬件設施與時代脫節，嚴重影響工作效率和質量。

（四）各部門配合度較低。很多學校的領導將檔案管理工作全權交由檔案室進行，所以很多應當配合的部門認為事不關己，對檔案管理工作不上心。事實上，檔案管理工作具有較強的系統性，其一般要求學校各個部門之間的有效配合，換句話說，只有形成一股合力，學校的檔案管理工作才能長久穩定。

如今，隨著管理體系的不斷補充和完善，以及管理力度的加大，高中學校檔案管理工作的整體水平和質量得到了有效的提升，現對提高高中學校檔案管理工作效率的對策進行介紹：

（一）強化領導意識，促進高中檔案工作的有效實施。高中學校的管理者要對檔案管理工作給予重視，以確保其能夠順利地實施。學校領導要從發展的角度去思考問題，發現高中學校檔案管理的重要性，端正對檔案的態度，投入相應的資金，并制定相應制度來對檔案工作人員進行管理，以更好地提高檔案管理工作的效率。

（二）提升檔案管理人員綜合素質水平。要想確保學校檔案管理工作的順利開展，有關部門應當注重檔案管理人才的引進，因為檔案管理人員綜合素質水平的高低，將會對檔案管理工作的開展產生一定的影響。定期組織檔案管理工作人員進行培訓，努力培養檔案工作人員的責任心，促使其認真仔細地完成工作。另外要培養其職業技能，擺脫落后的傳統工作方式，跟上時代腳步，保證工作效率。

（三）信息化管理，提高工作效率。運用計算機系統，發揮大數字時代網絡優勢，進一步建立高中學校信息化檔案管理平臺。通過有效的數字系統處理信息，做到資源共享最大化，依托自動化的檔案管理平臺，推進高中檔案管理工作高效實施。

（四）增強各部門聯系，積極開發及利用檔案資料。高中學校要充分做好檔案材料收集、分類、裝訂、管理等各項工作，鑒于各部門之間檔案管理平臺的統一，各工作人員就必須加大檔案審核把關力度，嚴禁不合格檔案入網。各部門聯系的增強亦有利于檔案材料的收集，使其工作效率大大提升。

（五）加強制度建設。檔案工作為教育、教學服務，為學校的整體工作服務。要重視檔案管理工作的制度建設，在保管好紙質文檔的前提下，還要根據實際情況進行現代化信息輸入工作。要安排專人負責不同的管理項目，要分工明確，以確保高中檔案管理工作有條不紊地進行。

總之，教學檔案是教學研究與改革的根本依據，不但可以借鑒過去的教學經驗，適當地改變教學策略，還可以根據學生的考試成績，掌握學生的學習效率。高中檔案管理工作對促進高中教育教學，促進學校更好地發展都有著不可替代的作用。學校領導人應提高認識，端正態度，完善學校檔案管理體系，實現檔案管理工作的科學化、現代化管理，促進學校學生更好地發展。