中職學校文書檔案管理工作的現狀及應對策略研究

文/廣西北部灣職業技術學校 勞寒梅

隨著社會的發展和進步，教育界對文書檔案管理工作越來越重視，在管理中出現的問題也層出不窮，讓管理人員面臨著日益嚴峻的形勢，尤其是在管理中出現的各種問題，更是讓管理人員措手不及，采取相應的策略成為當務之急。文書檔案管理工作，對于中職學校來說十分重要和關鍵，因為文書和檔案之間存在著千絲萬縷的關聯，也是每一個科室必須完成的工作之一，在此過程中，學校通過各個部門的文書檔案管理工作，對每一份文件進行整理和處理，采用有效的管理策略，妥善地處理管理工作中出現的種種實際問題，為中職學校提供寶貴的教學資源，徹底改變陳舊滯后的管理模式，針對管理制度、體系不完善、不健全的現象，作出相應的調整和規范，讓管理工作按部就班地進行。

一、深刻地剖析中職學校文書檔案管理中出現的各種現狀

（一）對管理工作認識膚淺、僅僅停留在表面認識上。當前的文書檔案管理工作受經濟、社會發展趨勢的影響，呈現出多樣化的發展模式，是一個漫長的積累過程，所以導致文書檔案管理工作生命周期相對比較緩慢，成績也不明顯，一般情況下，由于各科室的工作配合不密切，協調不到位，導致招生辦的學生錄取表整理不全面，校企聯合的實踐性資料不科學、殘缺不全，久而久之，就會停留在表面上，僅僅是簡單地對文書檔案進行整理，對相應的材料也只是進行簡單的抄寫或規整，缺乏目的性、針對性，有的時候造成檔案資料丟失，最終使得文書檔案管理工作停滯不前，沒有實質性的進展和突破。

（二）許多資料和信息不容易存檔，整理方法不科學。在新的社會發展背景下，中職學校的各個方面呈現多極化的發展態勢，各個科室需要整理、歸檔的資料越來越多，相應的文書檔案管理工作面臨的問題也在與日俱增。受傳統的文書檔案管理工作的約束，工作人員在保存資料和信息的過程中，存在很多的缺陷，尤其是惡劣的保存環境，致使紙質的文案不容易保存，像教務科的教學錄像、專家講座內容不完整，總認為與學校的長遠發展沒有直接的關系，造成在管理中出現許多的錯誤思想和做法，面對大量的文書檔案，在整理過程中，方法不科學、不到位，整理的效果差強人意，難以確保案卷保存的質量。

二、針對中職學校文書檔案管理工作中的問題所采取的對應策略

（一）面對傳統的文書檔案管理中存在的弊端和缺失，中職學校積極地結合現實的狀況，進行調整和變革，以滿足當前中職學校發展的需求。在改革中，首先要做到的就是對管理工作進行創新，構建科學的文書檔案管理體系和制度，對原來呆板、單一的文書檔案管理工作，及時進行轉變，改變傳統的管理模式，融入多樣化的管理措施和手段，更換為靈活性相對比較強的管理模式，創新多種形式的管理方案和方式，讓文書檔案管理體系和制度與社會發展的步伐相一致、相協調，以促使管理人員更好地適應文書檔案整理，充分發揮文書檔案的積極作用，從而更有效地保證中職學校各項工作的順利開展和進行。

（二）勇于開拓創新，變革陳舊落后的文書檔案整理方式。在傳統的文書檔案管理中，工作人員主要采用人工立卷的整理方式，這種紙質檔案整理的方法，不僅繁瑣而且復雜多變，在整理過程中不僅消耗人力更耽誤時間，對于不同類型的文件整理起來更是沉重和艱難。面對這些問題，作為新時代的文書檔案管理的工作人員，必須具有先進的管理思維和觀念，融入科學、嚴密的管理手段，利用現代化的技術設備，運用OA系統進行科學的管理，對文檔進行分類、分層管理，讓文檔內容保存于計算機系統中，發揮OA系統對文檔的整理、歸納作用，同時也可借助OA系統的高科技，檢索文檔出現的問題，防止錯誤文件的出現，為管理工作帶來許多的便利條件，省時更省力，而且方便快捷，同時又能有效地預防人為因素對文書檔案分類管理所造成的負面影響，更有效地提高管理的效率，最終達到事半功倍的管理效果。

三、總結

總而言之，以上論述已經深刻地闡明中職學校文書檔案管理工作中出現的各種狀況，同時針對這些問題的存在，提出相應的對策，在檔案開發、搜集和整理過程中發揮著重大的優勢，引導管理人員積極主動地學習和借鑒管理經驗，利用以網絡技術為主的現代化信息系統，構建文書檔案管理的嚴密體系，讓管理工作的各項制度更加健全和完善，提升管理人員的工作水平和素養，促使文書檔案管理工作朝著更健康、更規范的方向發展，最終適應當前中職學校文書檔案管理工作的發展需要。